Có rất nhiều vị trí trong một công ty tổ chức sự kiện mà bạn có thể thử sức. Trong đó Account Event là một vị trí tiềm năng, đầy thử thách và hấp dẫn cho những bạn đam mê ngành sự kiện. Vậy Account Event là ai và làm những công việc cụ thể gì chúng ta hãy cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây cùng Redevent nhé!

Account Event là vị trí gì?

Account Event chính là vị trí Account Executive trong các agency tổ chức sự kiện.  Có thể hiểu cơ bản vị trí này là người có trách nhiệm giao tiếp nhận, giải đáp và triển khai những yêu cầu từ khách hàng (client) trong một công ty tổ chức sự kiện (agency). Account Event được xem là cầu nối quan trọng giữa công ty và khách hàng, có nhiệm vụ quản lý, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến dự án nhằm làm hài lòng và giữ chân khách hàng.

Các đầu mục mà một Account Event cần phụ trách 

– Tìm kiếm, thiết lập, duy trì và phát triển mối quan hệ với đối tác khách hàng tiềm năng, trở thành đầu mối liên lạc với khách hàng được phân công

– Giải quyết kịp thời các thắc mắc và phàn nàn của khách hàng sau đó đưa ra giải pháp hợp lý .

– Lập kế hoạch khai thác khách hàng và thực hiện kế hoạch.

– Lên kịch bản và đề xuất các ý tưởng tổ chức sự kiện cho Công ty và cho khách hàng.

– Xây dựng proposal, gặp gỡ và thuyết trình với khách hàng về các ý tưởng và ngân sách của dự án.

– Lên báo giá chi tiết từng hạng mục cho khách hàng 

– Thực hiện kế hoạch triển khai và kết nối với các team/ bộ phận trong công ty để làm việc với khách hàng.

– Hỗ trợ khách hàng, tư vấn cho khách hàng các vấn đề liên quan đến chuyên môn.

– Làm việc và thương thảo với các đối tác, nhà thầu, nhà cung cấp cho sự kiện.

– Đàm phán và xử lý cũng như ký hợp đồng với khách hàng, xử lý vấn đề liên quan.

– Thực thi công việc sau khi được khách hàng chấp nhận, Account executive sẽ quản lý dự án và khiến kế hoạch thực thi một cách tốt nhất

– Khi dự án kết thúc, Account executive sẽ cần gửi báo cáo tổng kết cho khách hàng, giúp thanh lý hợp đồng và hỗ trợ bộ phận kế toán thu hồi công nợ. 

– Chăm sóc và giữ mối quan hệ tốt với các khách hàng cũng như đối tác của công ty.

Tuy nhiên tùy vào từng sự kiện cũng như mỗi công ty sẽ có những đầu mục công việc khác nhau dành cho vị trí Account Executive. Đối với những công ty chuyên tổ chức sự kiện có quy mô lớn, một Account sẽ không thể phụ trách tất cả các đầu mục công việc trên được mà sẽ được phân chia một số đầu mục nhất định phù hợp với sức làm việc của mình. Khi đó phần ý tưởng và proposal sẽ được Team Idea phụ trách, phần cung ứng sẽ có Team Cung ứng phụ trách. Với các công ty sự kiện chuyên nghiệp mỗi phần công việc nhỏ sẽ có một Team phụ trách riêng, theo một quy trình đề ra nhất định.

Những kỹ năng mà một Account Event cần có 

Có thể thấy số lượng công việc mà một Account ngành Event cần phụ trách là tương đối lớn và cần nhiều kỹ năng cần thiết để có thể hoàn thành tốt các đầu mục ấy. Sau đây là những yếu tố mà một Account Event cần trang bị cho bản thân trên hành trình chinh phục các sự kiện lớn nhỏ của mình.

Nắm chắc kiến thức về các hạng mục sự kiện và nắm bắt tình huống nhanh

Điều đầu tiên một Account Event cần trang bị chính là tất cả những kiến thức cơ bản về ngành sự kiện, hiểu rõ để làm một sự kiện cần những hạng mục gì, quy trình tổ chức sự kiện đó gồm những bước nào và xử lý nó ra sao. Để trụ vững trong ngành thì việc nắm vững chuyên môn, các kiến thức cũng như quy trình công việc là điều quan trọng. Trong quá trình tư vấn và làm việc với khách hàng việc nắm bắt tâm lý cũng như hành vi của khách một cách nhanh chóng sẽ giúp đưa ra những giải pháp tốt nhất cho cả khách hàng lẫn công ty họ. 

Kỹ năng giao tiếp tốt trong công việc

Kỹ năng giao tiếp tốt bao gồm cả kỹ năng nghe và nói. Nghề sự kiện đòi hỏi bạn sẽ phải làm việc với rất nhiều người, từ đối tác, đội ngũ nhân sự cùng làm sự kiện, đến các nhà tài trợ, các khách mời… Chính vì vậy, kỹ năng lắng nghe và đối thoại cần được trau dồi và luyện tập hằng ngày. Lắng nghe đúng, đối thoại đủ là yếu tố tuyệt đối không thể thiếu với một Account Event, nhất là những người chuyên triển khai Tổ chức sự kiện. Những Account Executive xuất sắc rất nhanh chóng và nhất quán trong việc chia sẻ luồng thông tin quan trọng bằng cách tận dụng tốt kỹ năng giao tiếp thông minh của mình. 

Kỹ năng trau dồi sự sáng tạo mỗi ngày 

Mỗi sự kiện diễn ra đòi hỏi những ý tưởng sáng tạo mới lạ và độc đáo nhất, tất cả mọi người sẽ được nghe, nhìn, cảm nhận từng khoảnh khắc và hoạt động trong sự kiện đó. Bởi vậy một Account Event – người đóng góp chính yêu cho các ý tưởng được đưa ra luôn cần trau dồi khả năng sáng tạo và tạo sự khác biệt đến mỗi chương trình. Để truyền đạt đúng và đủ nội dung và thông điệp ý nghĩa của các sự kiện, Account phải là người linh hoạt, sáng tạo để định hướng toàn team phát triển những idea đáp ứng được kỳ vọng của đôi bên.

Kỹ năng lên các checklist

Tổ chức một sự kiện yêu cầu rất nhiều những đầu mục công việc khác nhau đòi hỏi Account phụ trách phải có kỹ năng lên checklist thứ tự hạng mục, công việc đầy đủ và chính xác. Để hoàn thành checklist cho sự kiện, Account Event cần tỉ mỉ, chu đáo và cẩn thận trong công việc,  thể hiện được sự chuyên nghiệp và cái nhìn bao quát nhất cho sự kiện. Về kĩ năng này sẽ không ai có thể tự nhiên đã làm tốt mà cần kinh nghiệm và sự trau dồi từ bản thân rất nhiều qua từng sự kiện 

Kỹ năng quản lý về tài chính

Account là người trực tiếp lên báo giá gửi khách hàng. Việc lên báo giá đòi hỏi người làm cần biết cân đối nguồn ngân sách sao cho phù hợp với yêu cầu của khách hàng mà vẫn đúng quy định công ty. Trong một sự kiện có rất nhiều hạng mục cần Account phải cân đối về mặt giá cả với bên cung cấp cũng như với khách hàng. Ngoài ra việc lên phương án dự phòng trong các trường hợp kinh phí hạn chế cũng rất cần thiết và Account phải quản lý bao quát được toàn bộ vấn đề trên.

Khả năng multitasking, chịu được áp lực công việc cao

Áp lực là điều luôn tồn tại trong tất cả các công việc nói chung và với nghề tổ chức sự kiện các nhân sự luôn phải đối mặt và vượt qua điều này.. Đặc thù của nghề là sẽ luôn phải làm việc liên tục không kể ngày nghỉ hay đêm muộn trong suốt quá trình trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra. Chính vì vậy, việc tạo cho mình một kế hoạch làm việc khoa học, sắp xếp công việc hợp lý là điều cần thiết đối với một Account Executive nói chung và một Account Event nói riêng.

Trong bài viết này, chúng ta đã thảo luận về những nhiệm vụ cơ bản của Account Event và những kĩ năng mà họ cần có trong công việc. Hy vọng rằng thông qua bài viết này, quý vị và các bạn đã có cái nhìn tổng quan về công việc của một Account Event và sẽ có thêm nhiều thông tin hữu ích để bắt đầu hoặc phát triển sự nghiệp trong lĩnh vực này. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc ý kiến nào, xin vui lòng chia sẻ thông qua hệ thống mạng xã hội của Redevent. Chúc tất cả các bạn thành công trong việc theo đuổi đam mê và sự nghiệp ngành tổ chức sự kiện!