LỄ KHÁNH THÀNH LÀ GÌ? CÁC LOẠI HÌNH LỄ KHÁNH THÀNH PHỔ BIẾN
Lễ khánh thành (hay Inauguration Ceremony) là một sự kiện quan trọng của doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp ngành xây dựng, sự kiện mang ý nghĩa lớn lao đối với các công trình, dự án được thành lập và chuẩn bị đi vào hoạt động. Lễ khánh thành được tổ chức nhằm mang lại sự khởi đầu may mắn, đánh dấu cho sự ra đời và mang lại niềm hi vọng về một tương lai phát triển cho mỗi doanh nghiệp, công trình hay dự án. Bên cạnh đó, lễ thành thành còn là một lời thông báo đến công chúng, các đơn vị tổ chức liên quan, các bên đối tác doanh nghiệp, các đơn vị truyền thông báo báo chí nhằm quảng bá hình ảnh và khẳng định vị thế với các bên liên quan và công chúng mục tiêu.
Các sự kiện khánh thành luôn thu hút sự quan tâm chú ý của rất nhiều bên cùng với đó là sự giám sát sát sao của ban lãnh đạo cấp cao nên mọi công đoạn đều cần chuẩn bị một cách chu đáo và cẩn thận. Với kinh nghiệm gần 15 năm trong ngành sự kiện cùng sự thấu hiểu về nhu cầu của khách hàng, Redevent tự tin sẽ mang tới những dịch vụ hoàn hảo nhất cho lễ khánh thành của bạn.
Lễ khánh thành thường được tổ chức vào thời điểm các công trình xây dựng dự án khi đã được hoàn thành và chuẩn bị đi vào hoạt động. Các loại lễ khánh thành hay được tổ chức nhất có thể kể đến như:
- Lễ khánh thành nhà máy, công ty
- Lễ khánh thành khu du lịch, khu sinh thái
- Lễ khánh thành cầu đường
- Lễ khánh thành chùa, nhà thờ, đền thờ, từ đường,..
- Lễ khánh thành bệnh viện, trường học, các cơ sở công - tư
- Lễ khánh thành nhà thi đấu, sân vận động
QUY TRÌNH TỔ CHỨC TRỌN GÓI MỘT LỄ KHÁNH THÀNH
Mức độ thành công và suôn sẻ của một chương trình thường phản ánh mức độ đầu tư và tập trung vào nó. Các khâu chuẩn bị cần phải được tiến hành cẩn thận khoảng một đến hai tháng trước khi sự kiện diễn ra, để đảm bảo rằng mọi hoạt động được quản lý và điều phối một cách tỉ mỉ.
Khi doanh nghiệp đã hoàn tất các thủ tục liên quan như xin giấy phép, khảo sát địa điểm và chốt được thời gian tổ chức, bước quan trọng tiếp theo là xây dựng quy trình và kế hoạch triển khai cho sự kiện. Sau đây là quy trình tổ chức một buổi lễ khánh thành:
1. Trước sự kiện
- Xây dựng mục tiêu, ý tưởng và chủ đề của chương trình
Một trong những bước đầu tiên trong quy trình tổ chức lễ khánh thành đó là xác định rõ mục tiêu truyền tải, thống nhất được ý tưởng chủ đề, mạch cảm xúc chung của chương trình. Có thể coi bước này là nền móng quyết định đến sự thành công của chương trình bởi có được mục tiêu cụ thể và những ý tưởng hành động sáng tạo sẽ giúp gây ấn tượng mạnh mẽ với khách mời tham dự.
- Lên danh sách, số lượng khách mời tham gia
Số lượng khách mời quyết định đến quy mô của sự kiện sẽ lớn hay nhỏ. Vì vậy, cần lên danh sách và tính toán kỹ càng về yếu tố này để cân đối về mặt diện tích khu vực ngồi, thiết kế sân khấu, nhà giàn, nhà bạt sao cho đủ không gian cho số lượng ấy, tránh tình trạng thừa thiếu không gian không đáp ứng được số lượng.
Lựa chọn khách mời tham dự buổi lễ quan trọng này cũng cần lên kế hoạch và xem xét kỹ càng. Sự hiện diện của các đại biểu quan trọng như quan chức, lãnh đạo cấp cao, và đại diện từ cơ quan nhà nước hoặc chính quyền địa phương có thể nâng cao sự uy tín và tính hiệu quả của buổi lễ khánh thành. Những đối tác, khách hàng tiềm năng hoặc các đơn vị doanh nghiệp có quan hệ mật thiết cũng là những thành phần cần được mời đến tham dự để giúp tăng cường sự hợp tác lâu dài và đánh dấu sự hiện diện trang trọng của các đối tác này.
Một điểm quan trọng là việc chuẩn bị thiệp mời cùng với việc gửi chúng phải được thực hiện một cách tỉ mỉ và lịch sự để tạo ấn tượng tích cực và chuyên nghiệp.
- Lên danh sách các hạng mục cho chương trình
Bước tiếp theo việc lên tất cả các hạng mục cho chương chương trình cần được triển khai ngay sau đó. Lên danh sách và số lượng cụ thể từng hạng mục như: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, nhân sự... để từ đó cân đối ngân sách cũng như phân bổ công việc cho các bộ phận liên quan tiến hành triển khai sự kiện được kịp thời, chu đáo và thuận lợi nhất.
- Lên layout thiết kế, thiết kế 2D, 3D các hạng mục tại địa điểm tổ chức
Sau khi đi khảo sát và đo đạc mặt bằng cũng như lên danh sách và vị trí bố trí các hạng mục từ đó sẽ lên được các thiết kế cần thiết để hình dung toàn bộ khung cảnh của sự kiện trước khi bước vào triển khai chính thức.
Các hạng mục để tổ chức một sự kiện khánh thành có thể kể đến như: cổng chào, sân khấu, nhà giàn, nhà chờ của khách VIP, banner, standee, backdrop,…Các thiết kế này sẽ đi theo đúng bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp bên cạnh đó là sự sáng tạo về phối màu, content và các họa tiết làm sao mang lại sự mãn nhãn nhất cho các khách mời. Sự đầu tư và chỉnh chu về các khía cạnh của sự kiện sẽ đảm bảo cho hiệu quả cao về mặt truyền thông.
- Xây dựng kịch bản nội dung, timeline chương trình
Kịch bản nội dung: Bước này tập trung vào việc xác định nội dung cụ thể của chương trình, từ việc tạo ra kịch bản cho các diễn giả và nghệ sĩ tham gia, đến việc xác định thông điệp và mục tiêu của chương trình. Kịch bản nội dung cần phải phù hợp với tông vị và chủ đề của lễ khánh thành và phải được trình bày một cách hấp dẫn và logic.
Timeline chương trình: Timeline giúp xác định thời gian diễn ra của các phần trong chương trình và đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra đúng theo kế hoạch. Nó cũng cho phép quản lý thời gian và đảm bảo rằng chương trình không kéo dài quá lâu hoặc bị hoàn thành quá sớm. Timeline cũng thường bao gồm thời gian cho việc chuyển đổi giữa các phần khác nhau, như lúc khán giả vào sân khấu, thời gian giữa các phần biểu diễn, và thời gian cho lễ kết thúc.
Tóm lại, việc xây dựng kịch bản nội dung và timeline chương trình là quá trình quan trọng để đảm bảo sự suôn sẻ và thành công của chương trình lễ khánh thành, đồng thời giúp điều phối tất cả các yếu tố trong chương trình một cách hiệu quả.
Tuỳ thuộc vào loại hình và mục đích cũng như thông điệp truyền tải sẽ có các nội dung cho các sự kiện khác nhau. Với chương trình lễ khánh thành thông thường sẽ có kịch bản với các nội dung chính như sau:
- Đón khách: chụp ảnh, check-in, cài hoa, …
- Múa trống hội, lân sư rồng mở màn cùng các tiết mục văn nghệ chào mừng
- MC tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu, khách mời
- Video trình chiếu
- Đại diện phát biểu, khai mạc chương trình
- Nghi thức cắt băng khánh thành, chạm tay màn LED, …
- Văn nghệ biểu diễn nghệ thuật
- Tham quan nhà máy, công trình
- MC tuyên bố kết thúc chương trình
- Kiểm tra, tổng duyệt chương trình lần cuối trước khi bắt đầu chương trình:
Trước khi chương trình lễ khánh thành bắt đầu, quá trình tổng duyệt sau cùng là bước quan trọng không thể bỏ qua. Nó giúp chúng ta thấy được các khả năng rủi ro và phát sinh trước khi chương trình chính thức diễn ra. Tại đây, chúng ta có cơ hội điều chỉnh kế hoạch và xử lý mọi vấn đề nảy sinh để đảm bảo sự suôn sẻ và thành công của chương trình.
Trước khi bắt đầu, cần xem xét kỹ các yếu tố thực hiện để đảm bảo an toàn và sự chuẩn bị tốt nhất. Cần đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ của nhân viên trong các công việc và bố trí nguồn nhân lực phù hợp. Quá trình tổng duyệt chương trình là không thể thiếu, vì nó giúp phát hiện và xử lý các rủi ro cũng như sắp xếp các phương án dự phòng trước khi chương trình chính thức diễn ra.
Trong quá trình tổng duyệt, chúng ta có cơ hội nhận thấy các vấn đề tiềm ẩn và có thể tích hợp các biện pháp dự phòng cũng như thay đổi kế hoạch khi cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi thứ sẽ diễn ra một cách suôn sẻ và an toàn trong ngày chương trình diễn ra.
2. Trong sự kiện
Khi sự kiện chính thức bắt đầu mỗi bộ phận phải thực hiện đúng theo quy trình tổ chức sự kiện đã lên kế hoạch trước đó. Các bộ phận đứng đúng vị trí của mình đã được phân công để linh hoạt xử lý các tình huống có thể xảy ra, hỗ trợ nhau, phối hợp với nhau để không xảy ra sơ xuất, ảnh hưởng đến tiến độ chung. Trưởng bộ phận điều phối và kiểm soát các nhân viên làm việc dựa trên phần việc đã chia trong quy trình tổ chức sự kiện. Mỗi phân đoạn đều phải được theo dõi, kiểm tra dựa trên checklist và timeline của chương trình. Một buổi lễ khánh thành sẽ có những hoạt động như sau:
Đón khách: Đây là khâu đầu tiên bắt đầu một buổi lễ khánh thành, đội ngũ lễ tân với trang phục đồng đều sẽ tiến hành nghi thức đón khách mời bằng việc chỉ dẫn lối đi, cài hoa điểm danh và hướng dẫn vị trí ngồi phù hợp cho từng vị khách.
Văn nghệ mở màn: Để khuấy động không khí trước khi vào những phần lễ chính các phần văn nghệ mở màn sẽ được trình diễn sôi động như múa trống hội, múa lân sư rồng hay các tiết mục văn nghệ thể hiện thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải thường.
MC giới thiệu: Ngay sau đó MC sẽ xuất hiện tuyên bố lý do và giới thiệu các thành phần quan trọng có mặt trong buổi lễ, bên cạnh đó các tư liệu về dự án công trình sẽ được trình chiếu trực tiếp một cách bùng nổ đến toàn thể các quý khách mời.
Phát biểu của lãnh đạo doanh nghiệp: Đây là phần không thể thiếu để tôn vinh công trình và nhấn mạnh tầm quan trọng của nó đối với sự phát triển của doanh nghiệp, tổ chức. Sau đó các khách mời quan trọng khác có thể được mời lên chia sẻ hoặc phát biểu cảm nghĩ về công trình và sự kiện.
Nghi thức khánh thành: Đây là phần chính của buổi lễ, nơi công trình hoặc dự án mới sẽ được khánh thành lễ tân sẽ đưa đồ cắt băng tiến lên sân khấu, MC mời đại diện doanh nghiệp và khách mời thực hiện nghi thức. Nghi thức cắt băng, làm lễ châm lửa, hoặc một số các hoạt động tương tự để đánh dấu và mở ra sự khởi đầu tốt đẹp trong tương lai. Pháo điện và pháo trang kim nổ ra cùng lúc đó làm cho nghi thức cắt băng thêm phần ấn tượng.
Tham quan nhà máy, công trình: đại diện doanh nghiệp sẽ dẫn khách đi tham quan nhà máy, công trình và sẽ có những nhân viên đi túc trực xung quanh các khu vực để có thể giới thiệu về chức năng của mỗi phân khu.
Văn nghệ và dùng tiệc nhẹ: biểu diễn các tiết mục để tạo không khí cho chương trình và MC sẽ mời khách mời dùng tiệc nhẹ trước khi kết thúc chương trình.
Kết thúc buổi lễ: tiễn khách mời về và trao quà tặng kỷ niệm.
3. Sau sự kiện
Công tác sau sự kiện lễ khánh thành sẽ là truyền thông cho các hoạt động đã diễn ra, thông báo cũng như chúc mừng cho hoạt động được diễn ra. Việc quảng bá hình ảnh là một động tác truyền thông rộng rãi cho nhiều người biết đến dự án hơn từ đó giúp nâng cao độ uy tín của doanh nghiệp.
Chăm sóc khách mời sau sự kiện cũng là việc cần nên làm để giữ chặt mối quan hệ với các khách mời từ đó thúc đẩy sự tin yêu và tin tưởng cho dự án trong tương lai xa.
CÁC HẠNG MỤC CẦN CÓ ĐỂ TỔ TỔ CHỨC TRỌN GÓI LỄ KHÁNH THÀNH
1. HẠNG MỤC THIẾT KẾ TỔ CHỨC LỄ KHÁNH THÀNH
Hạng mục thiết kế của một sự kiện cơ bản sẽ bao gồm thiết kế 2D và thiết kế 3D. Với lễ khánh thành cũng tương tự, bạn sẽ cần đi khảo sát địa điểm, đo đạc kích thước, vẽ layout để lên được 1 bản thiết kế 2D chuẩn chỉnh các khu vực sự kiện. Sau đó dựa vào những thông tin được cung cấp về mục đích, ý nghĩa và phong cách của sự kiện sẽ lên được thiết kế 3D cho sân khấu và các khu vực sự kiện.
Ngoài ra về những hạng mục thiết kế 2D khác như: thiết kế banner, standee, backdrop, photo booth,... sẽ được thực hiện sao cho truyền tải được nội dung, thông điệp mà đơn vị muốn gửi tới quý khách hàng cũng như trang trí không gian sự kiện thêm phần tinh tế, trở thành một công cụ để truyền thông tạo ấn tượng tốt hơn với mọi người. Tùy theo không gian sự kiện mà các hạng mục này sẽ có những phong cách thiết kế với các kích thước, gam màu khác nhau.
Tùy vào quy mô tổ chức mà số lượng các thiết bị sự kiện có thể thay đổi. Tuy nhiên về cơ bản thì một buổi khai trương trọn gói cần các thiết bị sau:
2. ÂM THANH ÁNH SÁNG TỔ CHỨC LỄ KHÁNH THÀNH
Sẽ tùy vào không gian và quy mô để lên cấu hình âm thanh ánh sáng cụ thể để đảm bảo một sự kiện khánh thành được tổ chức. Hệ thống âm thanh ánh sáng tại Redevent nổi bật với những ưu điểm sau:
- Công nghệ âm thanh tiên tiến hiện đại, hệ thống loa mic mang đến chất lượng tuyệt vời cho mọi chương trình
- Thiết bị trong hệ thống âm thanh gồm: Loa Full, loa/Speakers, loa Subwoofer (Subbass), loa Monitor. Ngoài ra bắt buộc có các thiết bị đầu vào và đầu ra của âm thanh, thiết bị hỗ trợ xử lý tín hiệu và các thiết bị chuyên dụng khác.
- Thiết bị trong hệ thống ánh sáng gồm: Ánh sáng để chiếu sáng, ánh sáng để tạo hiệu ứng, ngoài ra còn các các thiết bị phụ trợ như máy tạo khói, máy bắn bong bóng, máy bắn pháo…
- Đội ngũ kỹ thuật âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp, có trình độ cao luôn sẵn sàng xử lý mọi vấn đề đảm bảo sự kiện được hoạt động một cách suôn sẻ nhất
3. SÂN KHẤU TỔ CHỨC LỄ KHÁNH THÀNH
Tùy quy mô từng chương trình sẽ thi công sân khấu theo kích thước và chất liệu khác nhau. Hầu hết các sự kiện yêu cầu sân khấu phải có độ chắc chắn cao nên sân khấu khung xương sắt, mặt ván gỗ là loại phổ biến. Sàn sân khấu có thể cao: 10cm, 20cm, 30cm, 50cm, 60cm,... tùy chọn. Thảm trải sàn sẽ gồm các màu như: đỏ cờ, xám ghi, xanh nước biển, đen và là thảm mới 100%. Bên cạnh đó bậc tam cấp cũng được thi công trọn gói.
4. BÀN GHẾ VÀ PHỤ KIỆN TỔ CHỨC LỄ KHÁNH THÀNH
Các loại thiết bị cần có để tổ chức lễ khánh thành:
- Bàn khách VIP là bàn IBM khăn phủ trắng và váy quây quanh màu theo concept
- Hoa tươi bàn VIP cắm theo tone màu sự kiện
- Bộ ly bàn VIP
- Ly highball
- Bục phát biểu
- Hoa tươi bục phát biểu
- Khăn ướt
- Đĩa kê ly
- Ghế banquete và áo trắng nơ theo màu concept
5. TRANG TRÍ BACKDROP, KHU VỰC CẮT BĂNG TỔ CHỨC KHÁNH THÀNH
Tổ chức lễ khánh thành không thể thiếu khu vực sân khấu để làm nghi lễ cắt băng khánh thành. Ở khu vực này sẽ được dựng backdrop bằng các chất liệu khác nhau và trang trí các chi tiết một cách trang trọng theo yêu cầu. Riêng về backdrop sân khấu sẽ có 4 dạng backdrop như sau:
Dạng 1: Backdrop chữ nhật chất liệu bạt hiflex căng khung sắt
Dạng 2: Backdrop tròn in ấn căng khung và trang trí bóng bay quanh vèn
Dạng 3: In pp đề can bồi formex có ưu điểm đẹp sắc nét chụp ảnh không lóa
Dạng 4: Màn hình led
Làn đường dành cho khách mời VIP lên sân khấu phát biểu sẽ có rào inox bảo vệ
Tại khu vực cắt băng tổ chức khánh thành các thiết bị cần có thể kể đến như: Khay inox, vải đỏ phủ khay, dải lụa đỏ, hoa lụa, kéo khảm rồng, pháo điện tạo điểm nhấn khi thực hiện nghi thức khánh thành... và các dụng cụ khác nếu cần.
6. THIẾT BỊ TRÌNH CHIẾU TỔ CHỨC KHÁNH THÀNH
- Màn hình led
- Tivi màn hình lớn
- Máy chiếu
7. TIỆC TRÀ TEABREAK, FINGER FOOD, TIỆC MẶN, BUFFET VÀ SET MENU TRONG LỄ KHÁNH THÀNH
Một điểm nhấn luôn ghi dấu ấn khi tổ chức sự kiện khai trương chính là buổi tiệc trà teabreak hoặc buổi buffet mặn để chiêu đãi khách mời và đối tác đến tham dự
Tiệc trà teabreak nhẹ nhàng sang trọng kết hợp cùng tiệc mặn với những món ăn được lựa chọn kỹ lưỡng từ các nhà hàng uy tín tạo nên bữa tiệc khai trương sang trọng và đẳng cấp, bật tung cảm xúc cho một khởi đầu may mắn.
8. NHÂN SỰ CẦN CÓ TRONG BUỔI TỔ CHỨC LỄ KHÁNH THÀNH
Đội ngũ nhân sự đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong ngày lễ khánh thành. Tuỳ vào quy mô buổi lễ mà số lượng nhân sự sự kiện khác nhau. Nhưng cơ bản thì bao gồm những nhóm nhân sự như:
- MC nam /nữ để dẫn dắt chương trình
- Ca sĩ, nhóm nhảy
- PGs, Người mẫu
- Múa lân sư rồng
- Múa trống hội
- Nhân sự chạy chương chương trình
9. THIẾT BỊ KHÁC TRONG TỔ CHỨC LỄ KHÁNH THÀNH
- Quạt công nghiệp, quạt hơi nước, điều hòa , cây sưởi theo mùa,
- Ô lệch tâm
- Nhà giàn, nhà bạt
- Cổng hơi
10. ĐỘI MEDIA CHUYÊN CHỤP ẢNH KHÁNH THÀNH CÔNG TRÌNH, DỰ ÁN
Những bức ảnh những thước phim được dựng lại trong toàn bộ quá trình sự kiện diễn ra là những tư liệu vô cùng quý giá với doanh nghiệp. Đội ngũ quay chụp chuyên nghiệp sẽ ghi lại tất cả những khoảnh khắc ấy giúp doanh nghiệp lưu giữ và truyền thông sự kiện đến với công chúng tốt hơn.
LÝ DO NÊN LỰA CHỌN CÔNG TY CHUYÊN NGHIỆP TỔ CHỨC LỄ KHÁNH THÀNH
Có thể thấy rằng việc tổ chức lễ khánh thành cần chuẩn bị rất nhiều hạng mục khác nhau và cần một kế hoạch chi tiết bài bản và không hề đơn giản khi thực hiện với những doanh nghiệp không chuyên. Nếu doanh tự tổ chức những sự kiện lớn như vậy khả năng cao các vấn đề về thời gian, chi phí, quy cách sẽ không được kiểm soát chặt chẽ.
Vậy nên với những lí do trên việc thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là rất cần thiết. Một công ty chuyên tổ chức sự kiện sẽ:
- Sở hữu hệ thống âm thanh ánh sáng hiện đại sẽ tối ưu được thời gian; ngân sách dành cho doanh nghiệp.
- Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt huyết luôn đưa ra các ý tưởng sáng tạo.
- Tư vấn tận tình về các khâu, tác phong làm việc nhanh chóng, chuyên nghiệp.
- Nhận được nhiều ưu đãi, giảm giá khi thuê dịch vụ trọn gói.
Sự kiện lễ khánh thành là một buổi lễ quan trọng vì thế rất cần sự chỉnh chu và độ chuyên nghiệp nhất định của nhà tổ chức.
Redevent - với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện, cùng tinh thần không ngừng sáng tạo, đổi mới và nâng cao chất lượng dịch vụ, kết hợp với đó là đội ngũ ekip dày dặn kinh nghiệm trong quản lý, triển khai, tổ chức sự kiện, chúng tôi sẽ luôn đồng hành và tận tâm với khách hàng trong từng sự kiện từ lớn đến nhỏ.
Liên hệ ngay Hotline 0943 68 3333 của Redevent để nhận được tư vấn sớm và hoàn toàn miễn phí ngay hôm nay!
