Trong những năm gần đây, ngành tổ chức sự kiện đang là một trong những nghề phát triển với tốc độ cực kì nhanh. Tuy là một ngành nghề khá mới mẻ tại Việt Nam nhưng tổ chức sự kiện đang trở thành một ngành vô cùng hấp dẫn và thú vị. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp một số kiến thức cơ bản mà bạn cần biết trước khi bước chân vào ngành này nhé.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực đầy thách thức và sáng tạo, thu hút sự quan tâm của nhiều người có niềm đam mê với sự kiện và muốn được trải nghiệm với nghề. 

Tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.

Nguồn: Wikipedia

Các loại hình tổ chức sự kiện?

Càng ngày càng có thêm rất nhiều loại hình tổ chức sự kiện cho các doanh nghiệp, các tổ chức hay các sự kiện cho cá nhân, đoàn thể bởi những lợi ích chúng mang lại. Ngành tổ chức sự kiện bắt nguồn từ các hoạt động xã hội truyền thống và các sự kiện lễ hội, dần dần có thêm các sự kiện hội nghị và hội thảo được tổ chức để trao đổi kiến thức, thảo luận về các vấn đề quan trọng, và thúc đẩy sự phát triển trong nhiều lĩnh vực, sau này những sự kiện càng được tổ chức nhiều hơn và mang mục đích marketing nhiều hơn, Dưới đây là một số loại hình sự kiện đã có từ lâu và vẫn rất phổ biến ở thời điểm hiện tại:

Hội nghị và Hội thảo

Hội nghị và hội thảo là những sự kiện chuyên nghiệp, giúp trao đổi kiến thức, kinh nghiệm và tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch kinh doanh. Các loại hội nghị phổ biến bao gồm: hội nghị công nghiệp, hội nghị khoa học, hội thảo giáo dục và hội thảo doanh nghiệp.

Lễ động thổ, lễ khởi công

Lễ động thổ và lễ khởi công là 2 loại hình sự kiện đánh dấu sự bắt đầu chính thức của dự án xây dựng hoặc công trình mới, hai sự kiện này thường được tổ chức với mục đích kỷ niệm và tạo sự tham gia của cộng đồng và các bên liên quan trong dự án. Lễ động thổ và lễ khởi công có ý nghĩa tượng trưng, đánh dấu sự cam kết và sự bắt đầu chính thức của dự án xây dựng, và thường được quảng bá rộng rãi để thu hút sự quan tâm và hỗ trợ từ phía công chúng và doanh nghiệp.

Sự kiện Thương mại và Marketin

Các sự kiện này tập trung vào quảng cáo, tiếp thị, và promotion, bao gồm các chương trình khuyến mãi, roadshow, sự kiện khai trương và sự kiện ra mắt sản phẩm.

Hội chợ và Triển lãm

Hội chợ và Triển lãm là loại hình sự kiện tập trung vào việc trưng bày sản phẩm và dịch vụ của các doanh nghiệp theo các giai đoạn thời gian, thường có quy mô tổ chức lớn với sự tham gia của nhiều ngành sản phẩm, dịch vụ.

Lễ kỷ niệm

Lễ kỷ niệm là một dịp được tổ chức để tưởng nhớ và kỷ niệm một sự kiện hoặc ngày quan trọng trong quá khứ, có thể là những sự kiện cá nhân, gia đình, hoặc tổ chức, và thường được tổ chức mỗi năm vào cùng một ngày hoặc vào các kỷ niệm quan trọng như 5, 10, 25 năm, v.v….

Sự kiện Giải trí

Sự kiện Giải trí là các chương trình được tổ chức với mục đích tạo sự thư giãn và vui vẻ cho người tham gia. Một số hình thức sự kiện giải trí phổ biến có thể kể đến như: Lễ hội âm nhạc, Concert, Triển lãm nghệ thuật, Lễ hội ẩm thực, Lễ hội ánh sáng, Sự kiện thể thao trực tiếp,…

Sự kiện Xã hội và Lễ hội Văn hóa

Sự kiện Xã hội và Lễ hội Văn hóa là các sự kiện truyền thống và mang tính vùng miền, các hoạt động trong chương trình tổ chức nhằm tạo cơ hội cho cộng đồng hoặc một nhóm người cùng chia sẻ và tận hưởng các khía cạnh của văn hóa, truyền thống, và các giá trị xã hội.

Sự kiện trực tuyến

Với sự phát triển của công nghệ, sự kiện trực tuyến và hội nghị ảo đã trở nên phổ biến, cho phép người tham gia tham gia từ xa thông qua máy tính và kết nối internet.

Trên đây là một số loại hình sự kiện khá phổ biến hiện nay, mỗi sự kiện lại có những hình thức tổ chức và hoạt động khác nhau, mang lại những ý nghĩa mục đích riêng. Sau đây hãy cùng tìm hiểu cùng Redevent xem mục đích cốt lõi của ngành tổ tổ chức sự kiện là gì nhé.

Mục đích chung của việc tổ chức sự kiện?

Việc tổ chức sự kiện có mục đích chung là tạo ra một trải nghiệm đáng nhớ và đáp ứng các mục tiêu cụ thể của người tổ chức sự kiện. Mỗi một sự kiện có thể có những mục tiêu khác nhau, nhưng ở thời điểm hiện tại một trong những mục đích quan trọng của sự kiện là quảng bá và marketing. 

Sự kiện có thể tạo cơ hội để giới thiệu một hoạt động, thương hiệu, sản phẩm hay doanh nghiệp hay bất cứ một sự vật sự việc nào đó ra thị trường và thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng. Tận dụng không gian thời gian này để tạo ấn tượng đầu tiên có thể thúc đẩy quan tâm và hỗ trợ từ phía khách hàng và đối tác. Sự kiện còn là cách để giới thiệu sản phẩm hoặc dự án mới, cung cấp cơ hội để khách hàng trải nghiệm sản phẩm hoặc dịch vụ trực tiếp. Nó tạo ra cơ hội để thảo luận, chia sẻ kiến thức, và học hỏi về các chủ đề quan trọng.

Bên cạnh đó, sự kiện cũng là công cụ mạnh để giao tiếp và gắn kết. Nó tạo ra môi trường gắn kết, thúc đẩy giao tiếp hiệu quả và xây dựng mối quan hệ. Nhờ sự kiện, người tổ chức có thể trực tiếp tương tác với đối tượng mục tiêu và tạo sự tin tưởng và tương tác tích cực.

Sự kiện cũng có tính tương tác và xã hội hóa, giúp người tham gia kết nối và xây dựng mạng lưới trong ngành công nghiệp. Đồng thời, nó có thể tôn vinh và tưởng nhớ thành tựu, nhân viên xuất sắc, hoặc sự đóng góp đặc biệt.

Ngoài ra, một số sự kiện còn có mục tiêu từ thiện và gây quỹ để hỗ trợ các hoạt động xã hội và cộng đồng. Sự kiện trở thành cầu nối để kết nối mục tiêu từ thiện với người ủng hộ và tạo nguồn tài trợ quan trọng.

Tóm lại, mục đích của việc tổ chức sự kiện là đa dạng và phụ thuộc vào mục tiêu cụ thể của người tổ chức. Tuy nhiên, chung quy lại, sự kiện thường được sử dụng để tạo giá trị, tương tác, và tương tác xã hội trong một loạt các tình huống và lĩnh vực khác nhau.

Các hoạt động tác nghiệp cơ bản trong một sự kiện cần thực hiện là gì?

Để tổ chức một sự kiện thành công, bạn cần thực hiện một loạt hoạt động tác nghiệp, bao gồm:

• Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện (bao gồm địa điểm, thời gian, không gian, mục đích tổ chức, loại hình sự kiện,…)
• Hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện;
• Chuẩn bị tổ chức sự kiện;
• Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện;
• Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện;
• Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện;
• Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện;
• Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện;
• Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện;
• Xúc tiến và quảng bá sự kiện;
• Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện;
• Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện;
• Dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện;
• Chăm sóc khách hàng;
• Đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện

Những kiến thức cơ bản này sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn trước khi bước vào lĩnh vực tổ chức sự kiện. Để trở thành một chuyên gia trong nghề này, bạn cần liên tục học hỏi và tích luỹ kinh nghiệm từ mỗi sự kiện tham gia. 

Như vậy bài viết trên đã cung cấp một lượng kiến thức tổng quan khá đầy đủ về ngành tổ chức sự kiện. Hi vọng rằng nó sẽ giúp ích cho quý vị và các bạn trong quá trình bước chân vào ngành sự kiện. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc ý kiến nào, xin vui lòng chia sẻ thông qua hệ thống mạng xã hội của Redevent. Chúc tất cả các bạn thành công trong việc theo đuổi đam mê và sự nghiệp ngành tổ chức sự kiện!