Trong những năm gần đây, ngành tổ chức sự kiện đang là một trong những nghề phát triển với tốc độ cực kì nhanh. Tuy là một ngành nghề khá mới mẻ tại Việt Nam nhưng tổ chức sự kiện đang trở thành một ngành vô cùng hấp dẫn và thú vị. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp một số kiến thức cơ bản mà bạn cần biết trước khi bước chân vào ngành này nhé.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực đầy thách thức và sáng tạo, thu hút sự quan tâm của nhiều người có niềm đam mê với sự kiện và muốn được trải nghiệm với nghề. 

Tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.

Nguồn: Wikipedia

Các loại hình tổ chức sự kiện?

Càng ngày càng có thêm rất nhiều loại hình tổ chức sự kiện cho các doanh nghiệp, các tổ chức hay các sự kiện cho cá nhân, đoàn thể bởi những lợi ích chúng mang lại. Ngành tổ chức sự kiện bắt nguồn từ các hoạt động xã hội truyền thống và các sự kiện lễ hội, dần dần có thêm các sự kiện hội nghị và hội thảo được tổ chức để trao đổi kiến thức, thảo luận về các vấn đề quan trọng, và thúc đẩy sự phát triển trong nhiều lĩnh vực, sau này những sự kiện càng được tổ chức nhiều hơn và mang mục đích marketing nhiều hơn, Dưới đây là một số loại hình sự kiện đã có từ lâu và vẫn rất phổ biến ở thời điểm hiện tại:

Hội nghị và Hội thảo

Hội nghị và hội thảo là những sự kiện chuyên nghiệp, giúp trao đổi kiến thức, kinh nghiệm và tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch kinh doanh. Các loại hội nghị phổ biến bao gồm: hội nghị công nghiệp, hội nghị khoa học, hội thảo giáo dục và hội thảo doanh nghiệp.

Lễ động thổ, lễ khởi công

Lễ động thổ và lễ khởi công là 2 loại hình sự kiện đánh dấu sự bắt đầu chính thức của dự án xây dựng hoặc công trình mới, hai sự kiện này thường được tổ chức với mục đích kỷ niệm và tạo sự tham gia của cộng đồng và các bên liên quan trong dự án. Lễ động thổ và lễ khởi công có ý nghĩa tượng trưng, đánh dấu sự cam kết và sự bắt đầu chính thức của dự án xây dựng, và thường được quảng bá rộng rãi để thu hút sự quan tâm và hỗ trợ từ phía công chúng và doanh nghiệp.

Sự kiện Thương mại và Marketin

Các sự kiện này tập trung vào quảng cáo, tiếp thị, và promotion, bao gồm các chương trình khuyến mãi, roadshow, sự kiện khai trương và sự kiện ra mắt sản phẩm.

Hội chợ và Triển lãm

Hội chợ và Triển lãm là loại hình sự kiện tập trung vào việc trưng bày sản phẩm và dịch vụ của các doanh nghiệp theo các giai đoạn thời gian, thường có quy mô tổ chức lớn với sự tham gia của nhiều ngành sản phẩm, dịch vụ.

Lễ kỷ niệm

Lễ kỷ niệm là một dịp được tổ chức để tưởng nhớ và kỷ niệm một sự kiện hoặc ngày quan trọng trong quá khứ, có thể là những sự kiện cá nhân, gia đình, hoặc tổ chức, và thường được tổ chức mỗi năm vào cùng một ngày hoặc vào các kỷ niệm quan trọng như 5, 10, 25 năm, v.v….

Sự kiện Giải trí

Sự kiện Giải trí là các chương trình được tổ chức với mục đích tạo sự thư giãn và vui vẻ cho người tham gia. Một số hình thức sự kiện giải trí phổ biến có thể kể đến như: Lễ hội âm nhạc, Concert, Triển lãm nghệ thuật, Lễ hội ẩm thực, Lễ hội ánh sáng, Sự kiện thể thao trực tiếp,…

Sự kiện Xã hội và Lễ hội Văn hóa

Sự kiện Xã hội và Lễ hội Văn hóa là các sự kiện truyền thống và mang tính vùng miền, các hoạt động trong chương trình tổ chức nhằm tạo cơ hội cho cộng đồng hoặc một nhóm người cùng chia sẻ và tận hưởng các khía cạnh của văn hóa, truyền thống, và các giá trị xã hội.

Sự kiện trực tuyến

Với sự phát triển của công nghệ, sự kiện trực tuyến và hội nghị ảo đã trở nên phổ biến, cho phép người tham gia tham gia từ xa thông qua máy tính và kết nối internet.

Trên đây là một số loại hình sự kiện khá phổ biến hiện nay, mỗi sự kiện lại có những hình thức tổ chức và hoạt động khác nhau, mang lại những ý nghĩa mục đích riêng. Sau đây hãy cùng tìm hiểu cùng Redevent xem mục đích cốt lõi của ngành tổ tổ chức sự kiện là gì nhé.

Mục đích chung của việc tổ chức sự kiện?

Tạo giá trị truyền thông và tiếp thị

Việc tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong chiến lược marketing tổng thể của doanh nghiệp. Đây là cơ hội để thương hiệu tiếp cận thị trường một cách sống động và thuyết phục hơn so với các hình thức quảng cáo truyền thống. Không gian và bối cảnh sự kiện được thiết kế chuyên biệt nhằm truyền tải thông điệp thương hiệu một cách nhất quán, từ hình ảnh, âm thanh cho đến cách thức tương tác với khách mời.

Sự kiện giúp sản phẩm hoặc dịch vụ được “trình làng” một cách ấn tượng, tạo điểm nhấn trong tâm trí khách hàng. Việc được trải nghiệm thực tế, đặt câu hỏi, thậm chí là dùng thử sản phẩm trong sự kiện sẽ làm tăng mức độ ghi nhớ và khả năng chuyển đổi thành hành vi tiêu dùng. Ngoài ra, sự kiện còn là phương tiện để truyền thông trên đa kênh – từ báo chí, mạng xã hội cho tới các kênh nội bộ – góp phần khuếch đại sức ảnh hưởng của thương hiệu một cách mạnh mẽ.

Tăng cường kết nối và phát triển cộng đồng

Sự kiện là cầu nối giúp doanh nghiệp không chỉ tiếp cận mà còn thấu hiểu và gắn kết sâu hơn với khách hàng, đối tác, nhân viên và cộng đồng xung quanh. Trong một không gian cởi mở và thân thiện, các mối quan hệ được xây dựng, duy trì và phát triển bền vững hơn thông qua sự tương tác thực tế, cảm xúc và trực tiếp – điều mà các công cụ giao tiếp trực tuyến khó có thể thay thế.

Không chỉ vậy, sự kiện còn là nơi thúc đẩy trao đổi tri thức, chia sẻ kinh nghiệm chuyên môn, đặc biệt trong các sự kiện hội thảo, toạ đàm hoặc triển lãm chuyên ngành. Với các tổ chức lớn, đây còn là dịp để ghi nhận đóng góp, tôn vinh cá nhân hoặc tập thể xuất sắc, từ đó khơi dậy tinh thần đoàn kết và động lực nội bộ.

Đặc biệt, nhiều sự kiện còn mang tính chất xã hội cao như lễ hội, đêm nhạc từ thiện, chương trình gây quỹ… giúp doanh nghiệp lan tỏa các giá trị nhân văn, đóng góp thiết thực cho cộng đồng và nâng cao hình ảnh thương hiệu như một tổ chức có trách nhiệm và tử tế.

Các hoạt động tác nghiệp cơ bản trong một sự kiện cần thực hiện là gì?

Để tổ chức một sự kiện thành công, bạn cần thực hiện nhiều công việc như: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng (địa điểm, thời gian, mục đích, loại hình sự kiện…), xây dựng chủ đề và kế hoạch tổng thể, chuẩn bị hậu cần, đón tiếp và khai mạc, điều hành các hoạt động chính, phục vụ ăn uống – lưu trú – vận chuyển, tổ chức hoạt động phụ trợ, kết thúc và xử lý công việc sau sự kiện, quảng bá, làm việc với nhà cung cấp, quản lý tài chính, xử lý sự cố, chăm sóc khách hàng, đảm bảo vệ sinh – an toàn – an ninh.

Những kiến thức cơ bản này sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn khi bước vào lĩnh vực tổ chức sự kiện. Để trở thành chuyên gia, bạn cần không ngừng học hỏi và tích lũy kinh nghiệm từ thực tiễn.

Hi vọng bài viết mang đến cái nhìn tổng quan hữu ích cho những ai đang quan tâm đến ngành sự kiện. Nếu có thắc mắc hay chia sẻ, đừng ngần ngại kết nối với Redevent qua các kênh mạng xã hội. Chúc bạn thành công trên hành trình theo đuổi đam mê!