Trong ngành tổ chức sự kiện, báo giá không đơn thuần là việc đưa ra một con số, mà còn là một bước quan trọng quyết định khả năng chốt hợp đồng và đảm bảo lợi nhuận. Một bản báo giá chuyên nghiệp không chỉ phản ánh đầy đủ chi phí dịch vụ mà còn thể hiện sự chuyên môn, uy tín và tính linh hoạt của đơn vị tổ chức sự kiện.

Tuy nhiên, quá trình báo giá không hề đơn giản. Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện thường phải đối mặt với nhiều rủi ro đến từ khách hàng cũng như thị trường. Những yếu tố này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thương lượng, mức lợi nhuận và thậm chí cả sự thành công của sự kiện. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng phân tích những rủi ro phổ biến trong quá trình báo giá và cách để hạn chế chúng. 

CÁC RỦI RO LIÊN QUAN ĐẾN KHÁCH HÀNG TRONG QUÁ TRÌNH BÁO GIÁ SỰ KIỆN

Khách hàng không có ngân sách rõ ràng hoặc ngân sách quá thấp

Một trong những rủi ro phổ biến nhất khi báo giá sự kiện là khách hàng không xác định được ngân sách cụ thể hoặc có ngân sách quá thấp so với quy mô sự kiện mong muốn. Nhiều khách hàng chỉ có ý tưởng sơ bộ về sự kiện nhưng không ước tính được chi phí thực tế, dẫn đến việc kỳ vọng cao nhưng ngân sách lại không đủ để triển khai. Điều này khiến đơn vị tổ chức sự kiện mất nhiều thời gian tư vấn nhưng vẫn khó đi đến thỏa thuận.

Cách xử lý trong trường hợp này là cần làm rõ ngân sách ngay từ đầu để đề xuất các phương án phù hợp, tránh mất thời gian cho cả hai bên. Ngoài ra, có thể cung cấp nhiều gói dịch vụ với mức giá khác nhau để khách hàng dễ dàng lựa chọn và hiểu rõ sự khác biệt giữa các phương án.

Khách hàng thay đổi yêu cầu liên tục

Việc khách hàng liên tục thay đổi yêu cầu trong quá trình làm việc là một vấn đề đau đầu đối với các đơn vị tổ chức sự kiện. Ban đầu, khách hàng có thể đồng ý với một kế hoạch cụ thể, nhưng sau đó lại muốn chỉnh sửa nhiều chi tiết như quy mô, địa điểm, thiết kế sân khấu hay các hạng mục bổ sung. Điều này không chỉ gây mất thời gian mà còn làm tăng chi phí thực hiện, thậm chí ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.

Để tránh tình trạng này, cần yêu cầu khách hàng cung cấp brief chi tiết ngay từ đầu, đồng thời quy định rõ số lần điều chỉnh miễn phí. Khi có thay đổi ngoài phạm vi ban đầu, cần thông báo rõ ràng về khả năng phát sinh chi phí để khách hàng cân nhắc.

Khách hàng không có quyền quyết định, phải chờ cấp trên duyệt

Trong nhiều trường hợp, người liên hệ làm việc trực tiếp với đơn vị tổ chức sự kiện không phải là người có quyền quyết định cuối cùng. Điều này dẫn đến quy trình phê duyệt báo giá bị kéo dài, thậm chí có thể bị thay đổi khi cấp trên đưa ra ý kiến khác. Việc này gây mất thời gian và làm giảm hiệu quả trong quá trình thương lượng.

Để hạn chế rủi ro này, ngay từ đầu, cần xác định rõ ai là người có quyền quyết định và nếu cần thiết, nên đề xuất gặp trực tiếp hoặc hỗ trợ khách hàng trong việc thuyết phục cấp trên. Điều này giúp đẩy nhanh quá trình phê duyệt và giảm thiểu khả năng thay đổi vào phút chót.

Khách hàng muốn nhiều nhưng không muốn tăng ngân sách

Một tình huống phổ biến khác là khách hàng mong muốn bổ sung nhiều hạng mục nhưng lại không muốn tăng thêm chi phí. Điều này khiến đơn vị tổ chức sự kiện gặp khó khăn trong việc đảm bảo chất lượng dịch vụ theo đúng yêu cầu mà không bị lỗ. Nếu không xử lý khéo léo, dễ dẫn đến tình trạng cung cấp dịch vụ kém hiệu quả hoặc mâu thuẫn với khách hàng về giá cả.

Cách tốt nhất để xử lý là ngay từ đầu cần làm rõ phạm vi công việc và điều kiện báo giá. Nếu khách hàng muốn bổ sung dịch vụ, cần có quy định rõ ràng về chi phí phát sinh để tránh tranh cãi về sau.

Khách hàng hứa hẹn hợp tác lâu dài nhưng không có cam kết

Một số khách hàng sử dụng chiến thuật hứa hẹn hợp tác dài hạn để yêu cầu mức giá ưu đãi ngay từ sự kiện đầu tiên. Họ có thể nói rằng nếu sự kiện này thành công, họ sẽ tiếp tục hợp tác trong các dự án tiếp theo, nhưng thực tế lại không có bất kỳ cam kết nào. Điều này dễ khiến đơn vị tổ chức sự kiện bị ép giá và chịu thiệt hại nếu không có sự thỏa thuận rõ ràng.

Để tránh rủi ro này, các đơn vị tổ chức sự kiện chỉ nên áp dụng chiết khấu khi có hợp đồng nguyên tắc hoặc kế hoạch sự kiện dài hạn rõ ràng. Việc này giúp đảm bảo tính công bằng và tránh bị lợi dụng.

Khách hàng không trung thực, có ý định “bẻ kèo”

Một rủi ro nghiêm trọng khác là khách hàng không trung thực, cố tình trì hoãn thanh toán, hủy hợp đồng vào phút chót hoặc không thanh toán đủ số tiền theo thỏa thuận. Những trường hợp này không chỉ gây thiệt hại tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín của đơn vị tổ chức sự kiện.

Giải pháp quan trọng để hạn chế tình trạng này là yêu cầu đặt cọc ngay từ đầu và ghi rõ các điều khoản liên quan đến việc hủy hợp đồng cũng như phí phạt trong thỏa thuận. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi của đơn vị tổ chức sự kiện và tránh những tổn thất không đáng có.

CÁC RỦI RO LIÊN QUAN ĐẾN THỊ TRƯỜNG TRONG QUÁ TRÌNH BÁO GIÁ SỰ KIỆN

Cạnh tranh khốc liệt, nhiều đơn vị phá giá

Ngành tổ chức sự kiện là một lĩnh vực có mức độ cạnh tranh cao, với sự tham gia của nhiều đơn vị từ lớn đến nhỏ. Đặc biệt, các công ty mới gia nhập thị trường thường sẵn sàng chào giá thấp để thu hút khách hàng và giành thị phần. Điều này tạo ra một môi trường cạnh tranh không lành mạnh, khiến nhiều doanh nghiệp lâu năm gặp khó khăn trong việc duy trì lợi nhuận. Khi khách hàng có quá nhiều lựa chọn với mức giá chênh lệch đáng kể, họ có thể nghiêng về những đơn vị báo giá rẻ mà không quan tâm đến chất lượng dịch vụ.

Để đối phó với tình trạng này, các công ty tổ chức sự kiện cần tập trung vào việc xây dựng thương hiệu mạnh, khẳng định giá trị thông qua chất lượng dịch vụ thay vì chạy đua về giá cả. Ngoài ra, việc cung cấp các gói báo giá linh hoạt, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của từng khách hàng cũng giúp gia tăng khả năng cạnh tranh mà không làm ảnh hưởng đến lợi nhuận.

Ảnh hưởng từ xu hướng kinh tế và chính sách

Tình hình kinh tế luôn có tác động lớn đến ngành tổ chức sự kiện. Khi kinh tế suy thoái, các doanh nghiệp có xu hướng cắt giảm ngân sách dành cho các hoạt động không thiết yếu, trong đó có tổ chức sự kiện. Điều này khiến nhu cầu trên thị trường giảm sút, buộc các đơn vị cung cấp dịch vụ phải điều chỉnh chiến lược báo giá để phù hợp với khả năng chi tiêu của khách hàng. Bên cạnh đó, những thay đổi trong chính sách pháp luật, thuế hoặc quy định về tổ chức sự kiện cũng có thể ảnh hưởng đến chi phí và giá cả dịch vụ.

Trong bối cảnh này, các công ty sự kiện cần cập nhật liên tục về tình hình kinh tế và chính sách để kịp thời điều chỉnh chiến lược kinh doanh. Việc tối ưu hóa chi phí, tìm kiếm các giải pháp sáng tạo để duy trì chất lượng dịch vụ mà vẫn đảm bảo giá cả hợp lý là điều cần thiết để thích nghi với thị trường biến động.

KẾT LUẬN

Báo giá sự kiện không chỉ đơn thuần là đưa ra một con số, mà còn là một quá trình đòi hỏi sự tính toán kỹ lưỡng và chiến lược hợp lý. Những rủi ro liên quan đến khách hàng, như ngân sách không rõ ràng, thay đổi yêu cầu liên tục hay thiếu cam kết, có thể gây khó khăn cho các doanh nghiệp tổ chức sự kiện trong việc chốt hợp đồng và đảm bảo lợi nhuận. Bên cạnh đó, các yếu tố thị trường như cạnh tranh khốc liệt và sự biến động của nền kinh tế cũng ảnh hưởng đáng kể đến khả năng báo giá và duy trì hoạt động kinh doanh.

Để hạn chế rủi ro và tối ưu lợi nhuận, các công ty tổ chức sự kiện cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, linh hoạt trong chiến lược báo giá và tập trung vào chất lượng dịch vụ để tạo dựng lợi thế cạnh tranh bền vững. Việc nắm bắt xu hướng thị trường và xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, tránh lãng phí thời gian và nâng cao hiệu quả kinh doanh.