Lễ khai trương là một sự kiện quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là khi mở cửa hàng mới hoặc ra mắt sản phẩm. Tuy nhiên, để tổ chức một buổi khai trương thành công và để lại ấn tượng mạnh mẽ cho khách mời không phải là điều dễ dàng. Dưới đây là những lưu ý tổ chức khai trương mà nhiều người thường bỏ qua, dẫn đến việc sự kiện không đạt hiệu quả như mong đợi.

1. Lưu ý tổ chức khai trương: Không chuẩn bị kịch bản dự phòng

Trong quá trình tổ chức lễ khai trương, rất nhiều người thường chỉ tập trung vào kịch bản chính mà quên mất việc chuẩn bị cho các tình huống bất ngờ. Ví dụ:

• Thời tiết xấu: Nếu sự kiện diễn ra ngoài trời, việc không dự phòng cho thời tiết mưa hoặc gió lớn có thể làm gián đoạn toàn bộ sự kiện. Bạn cần chuẩn bị các giải pháp thay thế như lều bạt, dù che, hoặc chuyển địa điểm vào trong nhà.
• Sự cố kỹ thuật: Các thiết bị như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu thường dễ gặp sự cố. Do đó, bạn cần có sẵn đội ngũ kỹ thuật trực tiếp tại sự kiện để xử lý ngay lập tức khi xảy ra vấn đề.

2. Lưu ý về lưu lượng khách mời trong lễ khai trương

Lưu ý tổ chức khai trương tiếp theo mà nhiều người thường bỏ qua là không kiểm soát tốt số lượng khách mời. Dưới đây là hai sai lầm phổ biến:

• Không kiểm soát số lượng khách mời: Việc mời quá nhiều người so với không gian sự kiện có thể gây ra sự lộn xộn, khiến khách mời cảm thấy khó chịu. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn tổ chức tại một không gian nhỏ.
• Thiếu khu vực đón tiếp: Một sự kiện khai trương thành công cần có khu vực check-in rõ ràng và đội ngũ đón tiếp chuyên nghiệp để hướng dẫn khách mời. Điều này giúp khách mời không bị lạc lối và cảm thấy thoải mái hơn.

3. Quản lý thời gian hợp lý khi tổ chức lễ khai trương

Nhiều sự kiện khai trương không đạt hiệu quả do không quản lý tốt thời gian. Để tránh vấn đề này, bạn cần lưu ý:

• Chương trình kéo dài quá lâu: Một buổi khai trương quá dài có thể làm mất đi sự hứng thú của khách mời. Hãy đảm bảo chương trình ngắn gọn nhưng đầy đủ điểm nhấn, tránh làm khách mời cảm thấy nhàm chán.
• Chậm trễ trong các hoạt động chính: Việc các phần quan trọng như cắt băng khánh thành hay phát biểu bị trì hoãn sẽ làm mất đi sự chuyên nghiệp của sự kiện.

4. Âm thanh và ánh sáng: Yếu tố quan trọng trong lễ khai trương

Lưu ý tổ chức khai trương mà nhiều người bỏ qua là yếu tố âm thanh và ánh sáng. Đây là hai yếu tố có thể làm sự kiện của bạn thành công hoặc thất bại:

• Âm thanh không phù hợp: Nếu âm thanh quá nhỏ hoặc quá lớn, khách mời sẽ không thể theo dõi được chương trình một cách trọn vẹn. Hãy thử âm thanh trước khi sự kiện diễn ra để điều chỉnh phù hợp.
• Ánh sáng không đồng bộ: Ánh sáng yếu làm mất đi sự trang trọng, trong khi ánh sáng quá chói có thể làm khách mời khó chịu. Đảm bảo hệ thống ánh sáng được sắp xếp hợp lý để tạo bầu không khí thoải mái và chuyên nghiệp.
• 

5. Đừng quên đón tiếp khách VIP

Khách VIP và báo chí đóng vai trò quan trọng trong việc lan tỏa hình ảnh sự kiện. Tuy nhiên, nhiều người lại quên mất việc chăm sóc chu đáo cho nhóm khách này. Một số lưu ý tổ chức khai trương cho nhóm khách VIP bao gồm:

• Khu vực riêng: Khách VIP nên có khu vực ngồi riêng biệt, thoải mái và thuận tiện để họ cảm thấy được tôn trọng.
• Ưu tiên báo chí: Cung cấp thông tin chi tiết về sự kiện cho báo chí và đảm bảo họ có đủ điều kiện tác nghiệp để đưa tin.

6. Không gian chụp ảnh và check-in trong lễ khai trương

Một lỗi phổ biến khác là không bố trí khu vực check-in hoặc không gian chụp ảnh đủ đẹp và ấn tượng. Điều này làm giảm hiệu quả truyền thông của sự kiện:

• Backdrop thiếu ấn tượng: Backdrop không nổi bật, thiếu logo hoặc thiết kế không phù hợp với thương hiệu sẽ làm khách mời không có động lực chụp ảnh và chia sẻ lên mạng xã hội.
• Thiếu khu vực check-in: Một sự kiện khai trương thành công cần có khu vực check-in thu hút, nơi khách mời có thể dễ dàng chụp ảnh và đăng tải trên các nền tảng mạng xã hội, giúp tăng tính nhận diện thương hiệu.

7. Lưu ý quản lý ngân sách tổ chức khai trương

Ngân sách là một phần cực kỳ quan trọng khi tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, rất nhiều người gặp phải các sai lầm như:

• Phát sinh chi phí không kiểm soát: Thiếu kế hoạch chi tiết dẫn đến việc phát sinh nhiều chi phí không cần thiết, khiến ngân sách vượt mức dự kiến.
• Cắt giảm chi phí quan trọng: Để tiết kiệm, nhiều doanh nghiệp cắt giảm chi phí cho các yếu tố quan trọng như âm thanh, ánh sáng, hay nhân sự sự kiện, khiến chất lượng tổng thể bị ảnh hưởng.

8. Nội dung chương trình thiếu hấp dẫn

Một chương trình khai trương thành công không chỉ cần nghi thức cắt băng mà còn phải có những hoạt động tương tác và hấp dẫn:

• Chương trình không có điểm nhấn: Nhiều sự kiện chỉ tập trung vào các phần nghi thức mà không có điểm nhấn, làm giảm sức hút đối với khách mời.
• Thiếu hoạt động tương tác: Nên có các hoạt động tương tác như trò chơi, bốc thăm trúng thưởng để khách mời cảm thấy hào hứng và tham gia vào sự kiện một cách tích cực.

9. Nhân sự sự kiện thiếu chuyên nghiệp

Sự kiện thành công đòi hỏi một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nhiều sự kiện không đạt hiệu quả do:

• Thiếu đội ngũ điều phối: Không có người điều phối chương trình chuyên nghiệp khiến sự kiện dễ bị rối loạn, không đúng tiến độ.
• Nhân viên không được đào tạo: Đội ngũ nhân viên phục vụ không được hướng dẫn kỹ lưỡng về quy trình, dẫn đến việc thiếu chăm sóc khách hàng và không tạo được ấn tượng tốt.
• 

10. Đánh giá và khảo sát sau sự kiện

Sau lễ khai trương, rất ít đơn vị tổ chức chú trọng đến việc thu thập phản hồi từ khách mời hoặc theo dõi hiệu quả truyền thông của sự kiện. Đây là một lưu ý tổ chức khai trương quan trọng để rút kinh nghiệm và cải thiện cho các sự kiện sau này:

• Phản hồi từ khách mời: Hãy thu thập ý kiến từ khách mời để biết được điểm mạnh và yếu của sự kiện, từ đó rút kinh nghiệm cho các lần tổ chức sau.
• Theo dõi kết quả truyền thông: Đánh giá hiệu quả truyền thông của sự kiện thông qua mạng xã hội, báo chí, và các kênh khác để xem liệu có đạt được mục tiêu về nhận diện thương hiệu hay không.

Tổ chức lễ khai trương không chỉ đơn giản là cắt băng khánh thành mà cần chuẩn bị và quản lý kỹ lưỡng. Hy vọng với những lưu ý tổ chức khai trương trên đây, bạn sẽ có một buổi lễ thành công, tạo được ấn tượng mạnh mẽ và thúc đẩy thương hiệu phát triển bền vững.

Redevent – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Việt Nam

Redevent tự hào là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam, với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Chúng tôi chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện từ nhỏ đến lớn, từ sự kiện doanh nghiệp đến các buổi lễ khai trương, hội thảo, và tiệc cuối năm. Với đội ngũ chuyên gia sự kiện chuyên nghiệp, Redevent cam kết mang đến cho doanh nghiệp bạn những sự kiện ấn tượng và tiết kiệm chi phí. Chúng tôi luôn lắng nghe nhu cầu của khách hàng, xây dựng kế hoạch chi tiết và sáng tạo nhằm mang lại giá trị cao nhất. Bạn hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như khả năng quản lý ngân sách của Redevent, giúp sự kiện của bạn diễn ra thành công mà không lo về chi phí phát sinh. Hotline: 0943.68.3333