REDEVENT - CÔNG TY CHUYÊN TỔ CHỨC HỘI CHỢ - TRIỂN LÃM TRỌN GÓI
Uy tín - Chất lượng - Tận tâm
Tư Vấn Báo Giá Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp
Hotline: 0943.68.3333
HỘI CHỢ - TRIỂN LÃM LÀ GÌ?
HỘI CHỢ - TRIỂN LÃM LÀ GÌ?
Hội chợ và triển lãm là những sự kiện thương mại hoặc người tiêu dùng có thể tham gia để tìm hiểu về các sản phẩm, dịch vụ hoặc xu hướng mới nhất trong một ngành nghề cụ thể. Đây là cơ hội tốt để gặp gỡ các nhà sản xuất, nhà cung cấp và khách hàng tiềm năng. Thông qua gian hàng trưng bày và các hoạt động liên quan, người tham gia có thể xây dựng mối quan hệ, tìm hiểu về thị trường, và thậm chí ký kết các giao dịch quan trọng.
CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC HỘI CHỢ - TRIỂN LÃM PHỔ BIẾN
Có nhiều loại hình tổ chức hội chợ và triển lãm, dưới đây là một số loại hình phổ biến:
- Hội chợ thương mại: Tập trung vào việc trưng bày và giao dịch sản phẩm và dịch vụ trong một ngành kinh doanh cụ thể.
- Triển lãm nghệ thuật và văn hóa: Trình bày các tác phẩm nghệ thuật, sáng tác và di sản văn hóa.
- Triển lãm công nghiệp: Tập trung vào việc trình bày công nghệ và các sản phẩm công nghiệp.
- Hội chợ tiêu dùng: Tập trung vào việc trình bày và bán hàng cho người tiêu dùng cuối.
- Triển lãm quốc tế: Thu hút sự tham gia và tham quan từ nhiều quốc gia khác nhau.
QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI CHỢ - TRIỂN LÃM
Quy trình tổ chức một hội chợ hoặc triển lãm bao gồm:
- Trước sự kiện
- Xác định địa điểm tổ chức:
Lựa chọn vị trí, không gian tổ chức hội chợ, triển lãm phù hợp để thuê hoặc dựng các gian hàng đảm bảo được sự an toàn và thẩm mỹ.
- Xây dựng mục tiêu, ý tưởng và chủ đề của chương trình
- Lên danh sách các hạng mục cho chương trình:
Bước tiếp theo việc lên tất cả các hạng mục cho chương chương trình cần được triển khai ngay sau đó. Lên danh sách và số lượng cụ thể từng hạng mục như: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, nhân sự... để từ đó cân đối ngân sách cũng như phân bổ công việc cho các bộ phận liên quan tiến hành triển khai sự kiện được kịp thời, chu đáo và thuận lợi nhất.
- Lên layout thiết kế, thiết kế 2D, 3D các hạng mục tại địa điểm tổ chức:
Sau khi đi khảo sát và đo đạc mặt bằng cũng như lên danh sách và vị trí bố trí các hạng mục từ đó sẽ lên được các thiết kế cần thiết để hình dung toàn bộ khung cảnh của sự kiện trước khi bước vào triển khai chính thức.
Các hạng mục để tổ chức một hội chợ - triển lãm có thể kể đến như: cổng chào, sân khấu, nhà giàn, nhà chờ, banner, standee, backdrop,…Các thiết kế này có sự sáng tạo về phối màu và các họa tiết làm sao mang lại sự mãn nhãn nhất cho các khách hàng và đối tác đến thăm gian hàng. Sự đầu tư và chỉnh chu về các khía cạnh của sự kiện sẽ đảm bảo cho hiệu quả cao về mặt truyền thông.
- Xây dựng kịch bản nội dung, timeline chương trình
Kịch bản nội dung: Xây dựng kịch bản cho các chương trình khai mạc và bế mạc của hội chợ, triển lãm.
Timeline chương trình: Timeline giúp xác định thời gian diễn ra của các phần trong chương trình và đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra đúng theo kế hoạch. Nó cũng cho phép quản lý thời gian và đảm bảo rằng chương trình không kéo dài quá lâu hoặc bị hoàn thành quá sớm. Timeline cũng thường bao gồm thời gian cho việc chuyển đổi giữa các phần khác nhau và thời gian khai mạc và bế mạc.
Tóm lại, việc xây dựng kịch bản nội dung và timeline chương trình là quá trình quan trọng để đảm bảo sự suôn sẻ và thành công của chương trình lễ khánh thành, đồng thời giúp điều phối tất cả các yếu tố trong chương trình một cách hiệu quả.
- Kiểm tra, tổng duyệt chương trình lần cuối trước khi bắt đầu chương trình:
Tổng duyệt để điều chỉnh kế hoạch và xử lý mọi vấn đề nảy sinh để đảm bảo sự suôn sẻ và thành công của chương trình. Trước khi bắt đầu, cần xem xét kỹ các yếu tố thực hiện để đảm bảo các vấn đề an ninh, kĩ thuật để chương trình được diễn ra suôn sẻ nhất. Cần đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ của nhân viên trong các công việc và bố trí nguồn nhân lực phù hợp. Quá trình tổng duyệt chương trình là không thể thiếu, vì nó giúp phát hiện và xử lý các rủi ro cũng như sắp xếp các phương án dự phòng trước khi chương trình chính thức diễn ra. Trong quá trình tổng duyệt, chúng ta có cơ hội nhận thấy các vấn đề tiềm ẩn và có thể tích hợp các biện pháp dự phòng cũng như thay đổi kế hoạch khi cần thiết.
- Trong sự kiện:
- Tổ chức lễ khai mạc: Để khởi đầu cho một sự kiện hội chợ triển lãm thành công tốt đẹp lễ khai mạc sẽ được tổ chức theo đúng quy trình và kịch bản dự kiến. Trong buổi lễ này sẽ có giới thiệu các nhà tài trợ, những doanh nghiệp hợp tác và chủ đề nội dung ý nghĩa của sự kiện. Bên cạnh cạnh đó sẽ có chương trình văn nghệ chào mừng cho sự kiện chuẩn bị bắt đầu.
- Kiểm soát quá trình sự kiện diễn ra:
Thông thường một sự kiện hội chợ triển lãm sẽ diễn ra từ 4 đến 5 ngày có sự kiện kéo dài cả tuần nên việc điều phối sự kiện cần hết sức cẩn trọng để bảo đảm được các vấn đề an ninh trật tự, bảo quản gian hàng, hệ thống kỹ thuật tại hiện trường. Các hoạt động kiểm soát giám sát trong sự kiện cần diễn ra theo đúng lịch trình và kế hoạch đề ra từ việc giám sát an ninh, quản lý hội trường đến giải quyết mọi vấn đề nảy sinh.
- Tổ chức lễ bế mạc: Thời điểm sự kiện kết thúc sẽ tổ chức lễ bế mạc khép lại sự kiện hội chợ triển lãm.
- Sau sự kiện:
- Đánh giá các hoạt hoạt động
- Truyền thông sau sự kiện
- Theo dõi tương tác sau sự kiện
- Tổng kết và báo cáo
Quy trình này giúp bạn tổ chức một lễ ra mắt sản phẩm hiệu quả và đảm bảo rằng sự kiện này đóng góp vào thành công của sản phẩm của bạn.
HẠNG MỤC TỔ CHỨC HỘI CHỢ - TRIỂN LÃM
Hạng mục tổ chức hội chợ - triển lãm sẽ bao gồm:
Thiết kế gian hàng: Dựng các gian hàng chuẩn vị trí kích thước và chất liệu đảm bảo an toàn
Dịch vụ cho người tham gia: Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ như điều hòa không khí, nhà vệ sinh di động, điện, internet, và vệ sinh.
Quảng cáo và tiếp thị: Xây dựng chiến dịch tiếp thị mạnh mẽ để thông báo về sự kiện.
An ninh và quản lý người tham gia: Đảm bảo an ninh cho toàn bộ khu vực triển lãm và quản lý việc đăng ký và tham gia của các gian hàng.
LÝ DO NÊN LỰA CHỌN CÔNG TY CHUYÊN NGHIỆP TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Có thể thấy rằng việc tổ chức hội chợ triển lãm sẽ cần chuẩn bị rất nhiều hạng mục khác nhau và cần một kế hoạch bài bản, chi tiết thực sự không hề đơn giản khi thực hiện với những tổ chức không chuyên. Nếu tự tổ chức những sự kiện lớn như vậy các vấn đề về thời gian, chi phí, quy cách sẽ không được kiểm soát chặt chẽ và gây ra những vấn đề nghiêm trọng hơn.
Vậy nên với những lí do trên việc thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là rất cần thiết. Một công ty chuyên tổ chức sự kiện sẽ:
- Mối quan hệ với nhiều khách sạn nhà hàng sang trọng
- Sở hữu hệ thống âm thanh ánh sáng hiện đại sẽ tối ưu được thời gian; ngân sách dành cho doanh nghiệp.
- Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt huyết luôn đưa ra các ý tưởng sáng tạo.
- Tư vấn tận tình về các khâu, tác phong làm việc nhanh chóng, chuyên nghiệp.
- Nhận được nhiều ưu đãi, giảm giá khi thuê dịch vụ trọn gói.
Redevent - với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện, cùng tinh thần không ngừng sáng tạo, đổi mới và nâng cao chất lượng dịch vụ, kết hợp với đó là đội ngũ ekip dày dặn kinh nghiệm trong quản lý, triển khai, tổ chức sự kiện, chúng tôi sẽ luôn đồng hành và tận tâm với khách hàng trong từng sự kiện từ lớn đến nhỏ.
Liên hệ ngay Hotline 0943 68 3333 của Redevent để nhận được tư vấn sớm và hoàn toàn miễn phí ngay hôm nay!
