Dịch vụ tổ chức Hội nghị - Hội thảo - Đại hội

Hội nghị – Hội thảo - Đại hội

REDEVENT - CÔNG TY CHUYÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ - HỘI THẢO TRỌN GÓI

Uy tín - Chất lượng - Tận tâm

Tư Vấn Báo Giá Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

Hotline: 0943.68.3333

TỔ CHỨC HỘI NGHỊ - HỘI THẢO LÀ GÌ?

Hội nghị, hội thảo đều là các sự kiện tổ chức với mục tiêu giao tiếp, chia sẻ thông tin, và tạo cơ hội cho việc học hỏi và kết nối giữa các người tham dự. Các loại hình này đều được tổ chức để tạo môi trường cho việc giao tiếp, thảo luận, học hỏi, kết nối và trao đổi thông tin về một chủ đề, một lĩnh vực nào đó.

CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ - HỘI THẢO PHỔ BIẾN

Hội nghị, hội thảo được chia thành nhiều nhóm, tương ứng với nội dung và mục đích tổ chức. Dưới đây là các lĩnh vực hội nghị hội thảo các doanh nghiệp tổ chức thường niên và rất phổ biến thời điểm hiện tại:

Tổ chức hội thảo khoa học: Hội thảo khoa học là nơi các nhà nghiên cứu và chuyên gia trong lĩnh vực cụ thể tụ họp để trình bày và thảo luận về các nghiên cứu và phát hiện mới, thúc đẩy sự chia sẻ kiến thức và khám phá những tiến bộ trong khoa học và công nghệ.
Tổ chức hội thảo Workshop: Hội thảo Workshop tập trung vào việc học hỏi kỹ năng thực tế và tương tác thông qua các phiên làm việc thực tế. Người tham dự tham gia vào các hoạt động tạo ra trải nghiệm học tập sâu sắc hơn.
Tổ chức hội thảo du lịch: Hội thảo du lịch liên quan đến việc trình bày và thảo luận về lĩnh vực du lịch, khám phá văn hóa và quản lý du lịch. Người tham dự có cơ hội khám phá những địa điểm du lịch độc đáo và thảo luận về phát triển ngành du lịch.
Tổ chức hội thảo du học: Hội thảo du học tập trung vào việc hướng dẫn và tư vấn cho học sinh và phụ huynh về cơ hội du học tại nước ngoài, bao gồm các bước cần thiết và lựa chọn trường học.
Tổ chức hội nghị ra mắt sản phẩm: Hội nghị ra mắt sản phẩm là sự kiện quan trọng trong marketing, nơi sản phẩm mới được giới thiệu cho khách hàng và giới truyền thông.
Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng: Hội nghị tri ân khách hàng là cách doanh nghiệp thể hiện lòng biết ơn và tri ân sự ủng hộ của khách hàng, thường đi kèm với các hoạt động vui chơi và giải trí.
Tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết cuối năm: Hội nghị này thường được tổ chức để đánh giá kết quả kinh doanh và lập kế hoạch cho năm tiếp theo.
Tổ chức hội nghị thượng đỉnh: Hội nghị thượng đỉnh là một cuộc họp cao cấp, thường tập trung vào việc ra quyết định quan trọng hoặc thảo luận về các vấn đề quốc gia hoặc quốc tế.
Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế: Hội nghị, hội thảo quốc tế tập trung vào các chủ đề quốc tế và thu hút người tham dự từ nhiều quốc gia.
Tổ chức hội nghị doanh nghiệp: Hội nghị doanh nghiệp là sự kiện dành riêng cho doanh nghiệp để thảo luận về chiến lược kinh doanh, phát triển sản phẩm và quản lý.

Nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động, doanh nghiệp nên xác định loại hình sự kiện và tiến hành lựa chọn đơn vị hợp tác uy tín.

QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ - HỘI THẢO

Có thể nói quy trình tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo không quá phức tạp, song đòi hỏi người hoặc đơn vị tổ chức cần phải có sự chuẩn bị kỹ càng, cũng như có một kế hoạch chi tiết. Để tổ chức thành công 1 sự kiện mang loại hình hội nghị - hội thảo sẽ cần trải qua quy trình thực hiện 10 bước sau:

Xác định chủ đề của hội thảo

Chủ đề là cơ sở chính để bạn xây dựng nội dung và lên kế hoạch cho các hoạt động trong hội thảo. Điều quan trọng là xác định chủ đề một cách cụ thể, rõ ràng và chính xác để có thể lập kế hoạch tổ chức một cách đầy đủ và chi tiết nhất.

Lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Tạo một kế hoạch tổ chức chi tiết, bao gồm mục tiêu, nội dung, thời gian, địa điểm, danh sách khách mời, và ngân sách. Điều này giúp bạn biết được bạn đang hướng tới điều gì và có cơ hội điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.

Ngay sau khi xác định được rõ yêu cầu, mong muốn sẽ đạt được từ buổi hội thảo, bạn sẽ có thể bắt tay vào xây dựng, lập kế hoạch tổ chức hội thảo sơ bộ. Trong đó nội dung kịch bản bạn cần nêu rõ được điểm chính, điểm nổi bật, diễn biến những chương trình sẽ diễn ra trong buổi hội thảo.

Chuẩn bị cho hội thảo

Bước này cũng khá quan trọng, nó sẽ giúp sự kiện của bạn có tạo được ấn tượng nhất định cho khách mời tham dự hay không. Những thứ bạn cần chuẩn bị:

- Chuẩn bị không gian trang trọng và tinh tế phù hợp với chủ đề của buổi hội thảo.

- Trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết tại địa điểm tổ chức.

- Các trang thiết bị âm thanh và ánh sáng sẵn sàng từ trước

- Trang trí khu vực đón tiếp khách mời nổi bật, tinh tế

- Treo banner và backdrop thể hiện chủ đề chính của hội thảo cũng như phù hợp với nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.

- Chuẩn bị tài liệu liên quan đến nội dung hội thảo, băng đĩa ghi hình để giới thiệu và quảng cáo sản phẩm của doanh nghiệp.

- Trưng bày các sản phẩm của mình để tạo cơ hội cho việc giao thương.

- Gửi thư mời đến các khách mời.

Tổ chức hội thảo

Trong bước này, bạn thực hiện sự kiện theo kế hoạch đã lên trước đó bao gồm các hoạt động như:

- Tiến hành tổ chức hội nghị hội thảo

- Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo

- Khai mạc hội thảo và điều phối hội thảo diễn ra theo như kịch bản của sự kiện.

Kết thúc chương trình hội thảo

Sau khi các hoạt động chính trong trong chương trình đã hoàn thành, bạn cần thực hiện các khâu kết thúc chương trình như: bế mạc chương trình, tặng quà lưu niệm, ghi biên bản hội thảo,...

Thông báo kết luận của hội thảo

- Xử lý thông tin hội thảo

- Bạn cần đánh giá nội dung hội thảo

- Kiến nghị các đơn vị, tổ chức dự hội thảo về nội dung đã thảo luận trong hội thảo

Đánh giá kết quả hội thảo

Bạn có thể đánh giá những hiệu quả của buổi hội thảo dựa vào số người đã đến tham dự, ý kiến khách hàng và kết quả của quá trình truyền thông.

Sau khi bạn đã nắm rõ các bước tổ chức hội thảo, ngay lập tức bạn đã có thể bắt tay vào công đoạn chuẩn bị cũng như điều phối tổ chức một cách dễ dàng.

HẠNG MỤC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ - HỘI THẢO - ĐẠI HỘI

Khi tổ chức một hội nghị - hội thảo, có một số hạng mục cần thiết để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và ấn tượng. Dưới đây là các hạng mục quan trọng:

ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC HỘI NGHỊ - HỘI THẢO

Nếu doanh nghiệp không lựa chọn tổ chức trực tiếp tại địa điểm của doanh nghiệp thì cần thuê một số địa điểm phù hợp chuyên cho thuê tổ chức hội nghị hội thảo talk show hay các sự kiện có tính chất tương tự. Lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô và mục tiêu sự kiện, đảm bảo rằng không gian này có đủ các tiện ích như: sân khấu, khu vực ghế ngồi, khu vực teabreak và các hoạt động khác nếu có.

HỆ THỐNG ÂM THANH ÁNH SÁNG TỔ CHỨC HỘI NGHỊ - HỘI THẢO

Nếu hệ thống âm thanh không sẵn có tại địa điểm cho thuê sự kiện thì cần chuẩn bị các thiết bị âm thanh, ánh sáng tiên tiến và chất lượng. Bên cạnh đó cần xác định cấu hình âm thanh và ánh sáng phù hợp với không gian và mục tiêu sự kiện từ đó tận tận dụng các thiết bị thuê một cách tốt nhất.

BÀN GHẾ VÀ PHỤ KIỆN TỔ CHỨC HỘI NGHỊ - HỘI THẢO

Chuẩn bị số lượng bàn ghế và phụ kiện cho khách mời đầy đủ và có chất lượng tốt. Đảm bảo rằng không gian ngồi được thoải mái nhất với các khách mời và trang trí sang trọng theo đúng chủ đề của sự kiện. Các thiết bị nghe nói sử dụng để phục vụ các diễn giả trên sân khấu cũng rất quan trọng trong một buổi hội nghị - hội thảo như: mic, nước, bục phát biểu, bàn ghế trên sân khấu,....

TRANG TRÍ BACKDROP, PHOTO BOOTH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ - HỘI THẢO

Tổ chức hội nghị - hội thảo không thể thiếu khu vực sân khấu chính diễn ra buổi diễn thuyết của các diễn giả. Ở khu vực này sẽ được dựng backdrop bằng các chất liệu khác nhau và trang trí các chi tiết một cách trang trọng theo yêu cầu. Riêng về backdrop sân khấu sẽ có 4 dạng backdrop như sau:

Dạng 1: Backdrop chữ nhật chất liệu bạt hiflex căng khung sắt

Dạng 2: Backdrop tròn in ấn căng khung và trang trí bóng bay quanh vèn

Dạng 3: In pp đề can bồi formex có ưu điểm đẹp sắc nét chụp ảnh không lóa

Dạng 4: Màn hình led

Phía bên ngoài khu vực đón khách các loại photo booth để chụp chụp ảnh, banner, standee, khung ảnh để truyền truyền thông cũng được dựng lên giúp sự kiện trở nên sang trọng và trọn vẹn hơn.

THIẾT BỊ TRÌNH CHIẾU TỔ CHỨC HỘI NGHỊ - HỘI THẢO

Sử dụng màn hình led, TV màn hình lớn, hoặc máy chiếu để trình chiếu hình ảnh và thông tin thuyết trình. Đảm bảo rằng các thiết bị này hoạt động tốt và hiển thị rõ ràng.

TIỆC TRÀ TEABREAK, FINGER FOOD, TIỆC MẶN, BUFFET VÀ SET MENU TRONG HỘI NGHỊ - HỘI THẢO

Thông thường các hội thảo hội nghị cũng sẽ có phần tiệc trà để khách mời có thể điểm tâm nhẹ nhàng trong sự kiện. Tiệc trà teabreak sang trọng kết hợp cùng tiệc mặn với những món ăn được lựa chọn kỹ lưỡng từ khách sạn, nhà hàng sang trọng uy tín.

NHÂN SỰ CẦN CÓ TRONG BUỔI TỔ CHỨC HỘI NGHỊ - HỘI THẢO

Đội ngũ nhân sự đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong những sự kiện này. Tuỳ vào quy mô sự kiện mà số lượng nhân sự sự kiện khác nhau. Nhưng cơ bản thì bao gồm những nhóm nhân sự như:

- MC để dẫn dắt chương trình giúp kết nối với khách mời tốt hơn

- Đội ngũ phiên dịch viên với các hội thảo nước ngoài

- PG để tiếp đón khách

- Nhân sự biểu diễn

- Thợ chụp hình, quay phim

- Nhân sự chạy chương chương trình gồm: nhân sự điều phối tổng, nhân sự chạy âm thanh ánh sáng, nhân sự chạy sân khấu và các vị trí khác nếu cần thiết

THIẾT BỊ KHÁC TRONG TỔ CHỨC LỄ KỶ NIỆM THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP

Điều này có thể bao gồm các thiết bị kỹ thuật khác nhau như máy quay, máy chụp ảnh, và các thiết bị khác cần thiết cho việc ghi lại và quay phim sự kiện. Những hạng mục này đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức một hội nghị - hội thảo thành công và đáp ứng mục tiêu của bạn.

LÝ DO NÊN LỰA CHỌN CÔNG TY CHUYÊN NGHIỆP TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Có thể thấy rằng việc tổ chức một sự kiện cho doanh nghiệp cần chuẩn bị rất nhiều hạng mục khác nhau và cần một kế hoạch chi tiết bài bản thực sự không hề đơn giản khi thực hiện với những doanh nghiệp không chuyên. Nếu doanh nghiệp tự tổ chức những sự kiện lớn như vậy có thể các vấn đề về thời gian, chi phí, quy cách sẽ không được kiểm soát chặt chẽ.

Vậy nên với những lí do trên việc thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là rất cần thiết. Một công ty chuyên tổ chức sự kiện sẽ:

Mối quan hệ với nhiều khách sạn nhà hàng sang trọng
Sở hữu hệ thống âm thanh ánh sáng hiện đại sẽ tối ưu được thời gian; ngân sách dành cho doanh nghiệp.
Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt huyết luôn đưa ra các ý tưởng sáng tạo.
Tư vấn tận tình về các khâu, tác phong làm việc nhanh chóng, chuyên nghiệp.
Nhận được nhiều ưu đãi, giảm giá khi thuê dịch vụ trọn gói.

Redevent - với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện, cùng tinh thần không ngừng sáng tạo, đổi mới và nâng cao chất lượng dịch vụ, kết hợp với đó là đội ngũ ekip dày dặn kinh nghiệm trong quản lý, triển khai, tổ chức sự kiện, chúng tôi sẽ luôn đồng hành và tận tâm với khách hàng trong từng sự kiện từ lớn đến nhỏ.

Liên hệ ngay Hotline 0943 68 3333 của Redevent để nhận được tư vấn sớm và hoàn toàn miễn phí ngay hôm nay!