Proposal sự kiện là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp lên kế hoạch chi tiết cho chương trình. Tìm hiểu ngay một proposal sự kiện cơ bản gồm những phần nào để đảm bảo sự kiện thành công!

1. Thông tin chung về sự kiện

Một proposal sự kiện chuyên nghiệp cần mở đầu với những thông tin tổng quan về doanh nghiệp và chương trình. Đây là phần giúp khách hàng có cái nhìn toàn diện về sự kiện trước khi đi vào chi tiết nội dung và triển khai. Một bản đề xuất rõ ràng sẽ giúp xác định mục tiêu, định hướng thực hiện và tối ưu hóa quy trình tổ chức.

1.1 Thông tin doanh nghiệp

Trước tiên, proposal cần giới thiệu về doanh nghiệp hoặc đơn vị đứng ra tổ chức sự kiện. Thông tin này bao gồm tên doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động và tầm nhìn sứ mệnh.

Ngoài ra, phần này cũng cần đề cập đến mục tiêu chung của doanh nghiệp đối với sự kiện lần này. Ví dụ, doanh nghiệp có thể tổ chức sự kiện để ra mắt sản phẩm mới, kết nối khách hàng, hoặc nhằm tăng cường nhận diện thương hiệu trên thị trường. Việc xác định rõ mục tiêu ngay từ đầu sẽ giúp toàn bộ quá trình triển khai diễn ra một cách hiệu quả và có định hướng rõ ràng.

1.2 Đề xuất thời gian & địa điểm

Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện là hai yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của chương trình. Proposal sự kiện cần đề xuất ngày tổ chức dự kiến, có thể dựa trên các yếu tố như tính chất sự kiện, mùa cao điểm của ngành hàng, hoặc các yếu tố bên ngoài như thời tiết (đối với sự kiện ngoài trời).

Bên cạnh đó, việc lựa chọn địa điểm phù hợp cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Doanh nghiệp có thể tổ chức sự kiện tại hội trường, khách sạn, trung tâm hội nghị hoặc không gian ngoài trời tùy theo quy mô và tính chất của chương trình. Khi đề xuất địa điểm, cần tính đến các yếu tố như sức chứa, hệ thống âm thanh – ánh sáng, giao thông đi lại, bãi đỗ xe, và cơ sở vật chất hỗ trợ khác để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho khách tham dự.

1.3 Mục tiêu chương trình

Mỗi sự kiện đều cần có mục tiêu rõ ràng để đo lường mức độ thành công và tối ưu hóa nguồn lực triển khai. Một số mục tiêu phổ biến của các sự kiện bao gồm:

• Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới: Đây là hình thức sự kiện phổ biến trong các ngành hàng tiêu dùng, công nghệ, ô tô,… giúp doanh nghiệp ra mắt sản phẩm một cách chuyên nghiệp và tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng.
• Nâng cao nhận diện thương hiệu: Sự kiện có thể được tổ chức nhằm quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, tăng mức độ nhận diện trên thị trường thông qua các hoạt động truyền thông và trải nghiệm thực tế của khách tham dự.
• Tri ân khách hàng, đối tác: Doanh nghiệp có thể tổ chức sự kiện để bày tỏ sự trân trọng đối với khách hàng thân thiết, đối tác chiến lược thông qua các chương trình giao lưu, tặng quà, hoặc chia sẻ những cột mốc quan trọng.
• Xây dựng cộng đồng, kết nối doanh nghiệp: Một số sự kiện hướng đến việc tạo ra một nền tảng để kết nối các cá nhân, tổ chức có cùng mối quan tâm, từ đó thúc đẩy sự hợp tác và phát triển bền vững.

Việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng xây dựng nội dung chương trình và lựa chọn phương thức triển khai hiệu quả. Khi các yếu tố trên được hoạch định cụ thể trong proposal sự kiện, quá trình tổ chức sẽ diễn ra thuận lợi, đảm bảo đạt được hiệu quả cao nhất.

2. Ý tưởng & Concept sự kiện

Trong một proposal sự kiện, phần ý tưởng và concept đóng vai trò quan trọng, giúp chương trình có bản sắc riêng, tạo dấu ấn mạnh mẽ với người tham dự. Một concept sáng tạo, được xây dựng phù hợp với mục tiêu và thông điệp của sự kiện, sẽ giúp nâng cao trải nghiệm khách mời, đồng thời gia tăng hiệu quả truyền thông.

2.1 Đề xuất concept chính

Một sự kiện thành công cần có một concept rõ ràng, thể hiện qua chủ đề, phong cách thiết kế, màu sắc và các yếu tố sáng tạo. Concept không chỉ giúp định hình tổng thể chương trình mà còn tác động đến cảm xúc và ấn tượng của khách tham dự.

Chủ đề sự kiện:

Proposal cần đề xuất một chủ đề xuyên suốt, phù hợp với tính chất chương trình và đối tượng khách mời. Chủ đề có thể dựa trên một câu chuyện thương hiệu, một xu hướng nổi bật hoặc một thông điệp ý nghĩa mà doanh nghiệp muốn truyền tải. Ví dụ, một sự kiện tri ân khách hàng có thể mang chủ đề “Hành trình gắn kết – Tương lai bền vững”, trong khi một sự kiện ra mắt sản phẩm có thể lấy chủ đề “Khám phá tương lai”.

Màu sắc chủ đạo, phong cách thiết kế:

Màu sắc và phong cách thiết kế cần nhất quán với hình ảnh thương hiệu để tạo sự chuyên nghiệp và đồng bộ. Tùy vào mục tiêu sự kiện, có thể lựa chọn phong cách sang trọng (đen – vàng), trẻ trung năng động (xanh – cam), hoặc thiên về thiên nhiên, bền vững (xanh lá – trắng). Ngoài ra, các yếu tố đồ họa, sân khấu, banner, thư mời cũng cần được thiết kế đồng bộ theo phong cách chủ đạo.

Ý tưởng sáng tạo để thu hút người tham dự:

Ngoài việc trang trí ấn tượng, sự kiện cần có những điểm nhấn sáng tạo để tạo sự khác biệt và thu hút sự quan tâm. Điều này có thể đến từ cách sắp xếp không gian trải nghiệm, các hoạt động tương tác, công nghệ hỗ trợ như AR/VR, hoặc yếu tố bất ngờ trong kịch bản chương trình. Một ví dụ là thiết kế photobooth theo chủ đề, trình diễn nghệ thuật độc đáo, hoặc khu vực check-in công nghệ cao giúp khách mời có trải nghiệm mới mẻ ngay từ khi bước vào sự kiện.

2.2 Thông điệp truyền tải

Bên cạnh yếu tố sáng tạo, một sự kiện cần đảm bảo tính nhất quán trong thông điệp để khẳng định thương hiệu và giá trị cốt lõi của chương trình.

• Giá trị cốt lõi mà sự kiện hướng tới: Mỗi sự kiện đều có một thông điệp trọng tâm, có thể là sự đổi mới, sự gắn kết, lòng tri ân, hay cam kết phát triển bền vững. Proposal cần thể hiện rõ thông điệp này để định hướng nội dung truyền thông và cách thức triển khai chương trình. Ví dụ, một sự kiện giới thiệu sản phẩm công nghệ có thể tập trung vào thông điệp “Đón đầu xu hướng – Kiến tạo tương lai”, trong khi một lễ kỷ niệm doanh nghiệp có thể truyền tải tinh thần “Hành trình phát triển – Gắn kết vững bền”.
• Tính nhất quán với hình ảnh thương hiệu: Concept và thông điệp của sự kiện cần phù hợp với hình ảnh thương hiệu để tạo sự nhận diện mạnh mẽ. Điều này không chỉ thể hiện qua màu sắc, thiết kế mà còn ở cách truyền thông trước, trong và sau sự kiện. Nếu thương hiệu hướng tới sự sang trọng, tinh tế, thì mọi yếu tố trong chương trình – từ kịch bản, hình ảnh, quà tặng đến trải nghiệm khách hàng – cũng cần phản ánh đúng tinh thần đó.

Khi concept và thông điệp được xây dựng một cách chặt chẽ và sáng tạo, sự kiện không chỉ gây ấn tượng mạnh mà còn giúp thương hiệu kết nối tốt hơn với khách hàng, đối tác và công chúng mục tiêu.

3. Nội dung Timeline chương trình

Một proposal sự kiện không thể thiếu timeline chi tiết, giúp đảm bảo chương trình diễn ra chuyên nghiệp, khoa học và đúng tiến độ. Dưới đây là một mẫu timeline cơ bản cho một sự kiện:

⏰ Timeline sự kiện mẫu:

• 16:00 – 17:00 | Check-in & Đón khách
• 17:00 – 17:15 | Mở màn sự kiện (Giới thiệu MC, phát biểu khai mạc)
• 17:15 – 17:45 | Chương trình chính (Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, trình diễn đặc biệt, keynote speech)
• 17:45 – 18:15 | Hoạt động tương tác (Minigame, bốc thăm trúng thưởng, trải nghiệm sản phẩm)
• 18:15 – 18:30 | Lời cảm ơn & Chụp ảnh lưu niệm
• 18:30 – 19:30 | Tiệc giao lưu & Kết thúc sự kiện

Timeline có thể thay đổi tùy theo quy mô và mục tiêu chương trình, nhưng cần đảm bảo sự mạch lạc, hợp lý và tối ưu trải nghiệm cho khách tham dự.

4. Đề xuất thiết kế sự kiện

Thiết kế là một trong những yếu tố quan trọng giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp, ấn tượng và đồng bộ với concept chương trình. Một thiết kế chỉn chu không chỉ giúp nâng cao trải nghiệm của khách mời mà còn tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ.

• Sân khấu & Không gian sự kiện: Đề xuất bố trí sân khấu theo chủ đề, đảm bảo tầm nhìn tốt, hệ thống âm thanh – ánh sáng chất lượng. Không gian sự kiện cần được sắp xếp hợp lý, bao gồm khu vực check-in, khu trưng bày (nếu có), khu vực VIP và khu vực dành cho hoạt động tương tác.
• Backdrop & Banner: Thiết kế backdrop sân khấu, standee, banner với màu sắc, hình ảnh phù hợp với chủ đề sự kiện và nhận diện thương hiệu.
• Booth trưng bày & Khu trải nghiệm: Đối với sự kiện ra mắt sản phẩm hoặc triển lãm, cần đề xuất thiết kế booth ấn tượng, thu hút khách tham quan.
• Hệ thống ánh sáng & Âm thanh: Thiết lập hệ thống đèn LED, đèn sân khấu, màn hình LED và âm thanh chất lượng cao để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho khách tham dự.
• Quà tặng & Ấn phẩm sự kiện: Đề xuất thiết kế thiệp mời, bảng tên, brochure, gift set dành cho khách tham dự để tăng tính chuyên nghiệp và đồng bộ.

5. Đề xuất nhân sự sự kiện

Nhân sự biểu diễn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điểm nhấn cho chương trình, giúp sự kiện trở nên sinh động và ấn tượng hơn. Tùy vào tính chất và quy mô sự kiện, proposal có thể đề xuất các nhân sự biểu diễn phù hợp, bao gồm:

• MC & Diễn giả: Lựa chọn MC chuyên nghiệp, phù hợp với phong cách sự kiện để dẫn dắt chương trình. Nếu có diễn giả khách mời, cần xác định chủ đề phát biểu và sắp xếp thời gian hợp lý.
• Ca sĩ & Ban nhạc: Đề xuất danh sách ca sĩ, nhóm nhạc hoặc ban nhạc live để khuấy động không khí và thu hút sự chú ý của khách mời.
• Vũ đoàn & Nhóm nhảy: Cung cấp các tiết mục múa, nhảy hiện đại, flashmob hoặc biểu diễn theo chủ đề sự kiện để tăng tính hấp dẫn.
• Biểu diễn nghệ thuật đặc biệt: Tùy theo yêu cầu chương trình, có thể đề xuất các tiết mục như múa lửa, trình diễn bartender, ảo thuật, violin, DJ hoặc trình diễn công nghệ (hologram, mapping, robot…).
• Người mẫu & PG: Trong các sự kiện ra mắt sản phẩm, triển lãm hoặc lễ trao giải, cần có đội ngũ người mẫu, PG chuyên nghiệp để hỗ trợ trình diễn sản phẩm, quảng bá thương hiệu.

Việc lựa chọn nhân sự biểu diễn cần đảm bảo phù hợp với concept chương trình, góp phần tạo nên không gian sự kiện ấn tượng và giàu cảm xúc.

Red Event – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp  

Một proposal sự kiện chuyên nghiệp không chỉ giúp khách hàng hình dung rõ ràng về kế hoạch tổ chức mà còn thể hiện sự sáng tạo, chỉn chu trong từng khâu chuẩn bị. Với đội ngũ ý tưởng mạnh mẽ, Red Event luôn mang đến những concept độc đáo, sáng tạo và bám sát xu hướng, giúp sự kiện trở nên ấn tượng và khác biệt.

Chúng tôi không chỉ tập trung vào thiết kế không gian, nhân sự biểu diễn mà còn đảm bảo mỗi chương trình đều truyền tải được thông điệp thương hiệu một cách tinh tế và chuyên nghiệp. Red Event – Nơi biến mọi ý tưởng thành hiện thực, mang đến những sự kiện bùng nổ và đáng nhớ!