Tổ chức bất kì một sự kiện ra mắt nào cũng cần vạch ra một quy trình chuẩn và bài bản để tạo được tiếng vang lớn và tạo cơ hội cho doanh nghiệp tối ưu khả năng tăng doanh thu và đẩy mạnh truyền thông cho hình ảnh sản phẩm. Chính vì vậy, các chuyên gia của Red sẽ chia sẻ về các bước triển khai quá trình tổ chức cũng như tầm quan trọng của sự kiện ra mắt sản phẩm mới qua bài viết dưới đây.

Các bước tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm 

Về cơ bản một sự kiện mở bán cũng được tổ chức không quá phức tạp, sẽ diễn ra thành công nếu thực hiện đúng theo quy trình 8 bước sau đây:

Bước 1: Tìm hiểu thông tin sản phẩm

Bước đầu tiên cũng là bước quan trọng khởi đầu quyết định sự thông suốt của sự kiện ra mắt sản phẩm. Nhà tổ chức sự kiện cần tìm hiểu kỹ các thông tin về sản phẩm dịch vụ mới được ra mắt vào sự kiện để xác định chính xác concept, thông điệp cần truyền tải đến với đúng tệp khách hàng mục tiêu.

Bước 2: Lựa chọn địa điểm tổ chức

Thông thường một sự kiện ra mắt sẽ được tổ tổ chức ngay tại điểm bán sản phẩm đó, tuy nhiên tùy theo quy mô của sự kiện cũng như loại hình sản phẩm dịch vụ mà các nhà tổ chức có thể lựa chọn những địa điểm phù hợp nhiều tiện ích hơn. Địa điểm cần đảm bảo có đủ sức chứa, tiện nghi, và thuận lợi cho các khách mời tham dự. Một số địa điểm thường được lựa chọn có thể kể đến như: khách sạn, trung tâm hội nghị hay các trung tâm tổ chức sự kiện,…

Bước 3: Xác định thời gian triển khai

Thời gian là một trong những yếu tố không thể nhầm lẫn khi quyết định tổ chức sự kiện. Cần xác định rõ ngày giờ tổ chức từ sớm để yên tâm chuẩn bị các khâu sau đó của sự kiện. Ngoài ra cần cân nhắc thêm các yếu tố như lịch làm việc của khách mời, vấn đề về thời tiết, mùa màng, và các sự kiện khác có nguy cơ cạnh tranh cùng thời điểm.

Bước 4: Đề xuất ý tưởng tổ chức

Ý tưởng sự kiện là chìa khóa giúp hình ảnh thương hiệu  tạo sự đột phá trong tâm trí công chúng. Đội ngũ ý tưởng nên dành nhiều thời gian để nghiên cứu phát triển các ý tưởng sáng tạo, hấp dẫn để tạo nên sự kiện đặc biệt và thu hút sự quan tâm của các khách mời. Bên cạnh đó đưa ra các lựa chọn phong cách, chủ đề, và kế hoạch cho các hoạt động độc đáo, đi theo đúng bộ nhận diện thương hiệu để đồng bộ và làm nổi bật sự kiện.

Bước 5: Lên kế hoạch tổ chức

Có thể nói đây là bước chủ chốt quyết định đến sự thành hay bại của sự kiện. Ngay sau khi chốt thời gian, không gian, và phác thảo xong ý tưởng thực hiện, đội ngũ nhân sự chương trình cần xác định ngay các công việc cụ thể cần thực hiện, phân công nhân sự, và lên timeline chi tiết cho từng hạng mục công việc. Việc chuẩn bị vật phẩm, trình diễn, âm thanh, ánh sáng, và các dịch vụ khác cần thiết cũng phải được lên kế hoạch chi tiết và cẩn thận. 

Bước 6: Truyền thông sự kiện

Trong bước này, người tổ chức sự kiện phải tạo chiến lược truyền thông để quảng bá sự kiện và thu hút đối tượng khách hàng. Việc sử dụng các kênh truyền thông thích hợp như website, mạng xã hội, email và quảng cáo truyền thông sẽ giúp thông báo về sự kiện và thu hút sự quan tâm của đông đảo người tham gia.

Bước 7: Thực hiện sự kiện

Ở bước này quan trọng nhất sẽ là đi theo đúng kế hoạch đề ra ở bước 5, chuẩn bị, phân công công việc và tổ chức các hoạt động, biểu diễn, trao quà, ăn uống theo như ý tưởng đã đưa ra trước đó. Bước này đòi hỏi một đội ngũ chạy sự kiện nhanh nhạy, linh động, nhiệt tình, thì mới đảm bảo được mọi thứ diễn ra suôn sẻ, có thể hỗ trợ khách tham dự và giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện.

Bước 8: Đánh giá và phản hồi

Cuối cùng sẽ là bước đánh giá kết quả của sự kiện dựa trên các tiêu chí đã đề ra trước đó. Cần thu thập phản hồi từ khách hàng và người tham dự để cải thiện các sự kiện tiếp theo được tổ chức tốt hơn.

Các lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm

 

1. Ý tưởng, chủ đề chương trình

Ngoài việc ý tưởng chủ đạo của chương trình sẽ phải được truyền tải xuyên suốt từ đầu cho đến cuối chương trình: ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới, quảng bá thương hiệu, qua cách trang trí, thiết kế, bố cục, màu sắc,…còn cần lưu ý những chi tiết nhỏ như ánh sáng, âm thanh hỗ trợ cũng cần hài hòa phù hợp với concept để trở thành một sự kiện đồng bộ. 

2. Nhân sự chương trình

Bất kì một sai sót nhỏ nào cũng gây ảnh hưởng xấu đến khách hàng. Do đó, để tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, thương hiệu thành công,  doanh nghiệp nên lựa chọn đội ngũ nhân sự chương trình chuyên nghiệp, có kinh nghiệm và kỹ năng tốt.

3. Các tiết mục nghệ thuật trong buổi lễ ra mắt sản phẩm mới

Chương trình chia làm các phần khác nhau nên lựa chọn đan xen các bài phát biểu là những tiết mục văn nghệ, nghệ thuật phục vụ khách mời. Các tiết mục thay đổi không khí chương trình, giúp khách mời cảm thấy không bị nhàm và có những phút giây thư giãn.

Các loại hình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm phổ biến nhất hiện nay 

Một số loại hình sự kiện ra mắt sản phẩm mới mang lại hiệu quả cao phải kể đến như: 

• Họp báo ra mắt sản phẩm
• Event Launching
• Chương trình Road Show
• Sự kiện Activation

Redevent – Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu

Redevent là một trong những cái tên có tiếng trong ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam, chuyên cung cấp hệ thống thiết bị sự kiện và tổ chức sự kiện trọn gói toàn quốc. Nổi bật với thế mạnh trong các sự kiện khai trương, khách thành, động thổ hay lễ kỷ niệm, thời gian gần đây Redevent còn liên tục hợp tác với các tổ chức văn hóa tham gia vào các sự kiện văn hóa nghệ thuật lớn trên địa bàn cả nước.

Trong gần 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện Redevent không ngừng sáng tạo, đổi mới và nâng cao chất lượng dịch vụ. Với đội ngũ ekip dày dặn kinh nghiệm trong quản lý, triển khai, tổ chức sự kiện, chúng tôi sẽ luôn đồng hành và tận tâm với khách hàng trong từng sự kiện từ lớn đến nhỏ.

Liên hệ ngay Hotline 0943 68 3333 của Redevent để nhận được tư vấn sớm và hoàn toàn miễn phí ngay hôm nay!