Kinh nghiệm tổ chức lễ khởi công, động thổ năm 2023

Lễ khởi công, động thổ được tổ chức khi bắt đầu xây dựng một công trình. Đây là một nghi thức tín ngưỡng quan trọng và không thể thiếu trong quan niệm của người Á Đông. Buổi lễ khởi công, động thổ mở đầu cho việc kinh doanh của chủ đầu tư, vì vậy tổ chức buổi lễ khởi công, động thổ thành công sẽ giúp bạn có niềm tin với quá trình đầu tư kinh doanh của công trình. Dưới đây là một số kinh nghiệm tổ chức lễ khởi công, động thổ mà RedEvent muốn chia sẻ với các bạn.

Mục lục:

1 Các thủ tục liên quan tới pháp luật và tâm linh trước khởi công, động thổ
2 Các công việc trong tổ chức khởi công, động thổ
- 2.1 Phần cứng
- 2.2 Phần mềm
3 ĐỒNG HÀNH CÙNG REDEVENT – AN TÂM VỮNG BƯỚC

Các thủ tục liên quan tới pháp luật và tâm linh trước khởi công, động thổ

Trước khi thực hiện lễ khởi công bạn nên kiểm tra rõ những điều kiện khởi công mà pháp luật quy định tránh trường hợp bạn không hiểu rõ và không xin phép trước khi khởi công dễ mắc phải những rắc rối về pháp lý, mất uy tín và có thể thất bại ngay tại buổi lễ khởi công.
Đối với quan niệm người Á Đông thường những công việc lớn, quan trọng hoặc bắt đầu một việc gì đó sẽ chọn một ngày tốt để làm giúp mang lại nhiều điều may mắn, thuận lợi. Bởi vậy, khi tổ chức khởi công, động thổ bạn nên chọn một ngày có dự báo thời tiết tốt, tổ chức vào cuối tuần để khách mời có thể tham gia đầy đủ. Ngày tổ chức không nên trùng với ngày lễ tết. Đặc biệt là những ngày theo quan niệm kinh doanh là những ngày “xấu”.
Sau khi hoàn thành các thủ tục pháp lý và chọn được ngày tốt, bạn nên thực hiện thông báo với cơ quan chức năng về việc khởi công để có sự xác nhận, đồng ý của cơ quan chức năng đảm bảo buổi lễ khởi công được diễn ra nghiêm túc, chính đáng, đúng pháp luật và thành công tốt đẹp.

Các công việc trong tổ chức khởi công, động thổ

2 mảng công việc mà bạn phải thực hiện trong lễ khởi công, động thổ đó là: phần cứng và phần mềm
Phần cứng: Trang thiết bị, dụng cụ tổ chức sự kiện….
Phần mềm: Nội dung chương trình, con người, cách thức tổ chức

Phần cứng

Đây là một phần rất quan trọng, góp phần đến 60% cấu thành nên sự kiện. Các thiết bị như quầy kệ, lều bạt, bàn ghế, máy móc… cũng như công tác chuẩn bị mặt bằng, dụng cụ hậu cần…

Vì vậy các bạn nên chọn những thiết bị tổ chức sự kiện từ các nhà cung cấp uy tín, chuyên nghiệp bao gồm cả việc lắp đặt, vận hành các thiết bị đó. Đội ngũ thi công có lành nghề và có kinh nghiệm. Đối với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ có phương án cho những tình huống bất ngờ như mưa hoặc gió lớn dẫn đến nhà bạt bị méo hoặc tốc mái, phải được xử lý nhanh và đảm bảo an toàn. Các thiết bị phải mới đảm bảo sự trang trọng và thẩm mỹ cho sự kiện của bạn.

Bạn cũng cần chú trọng đến công tác xử lý mặt bằng trước khi tổ chức sự kiện. Các lễ khởi công, động thổ thường tổ chức ở nơi công trình sắp hoặc đang xây dựng nên chắc chắn mặt bằng sẽ không được hoàn hảo như khi tổ chức ở những nơi đã có sẵn tiện nghi. Bạn phải xem xét kỹ mặt bằng địa điểm tổ chức sự kiện, nếu địa điểm tổ chức còn gập gềnh, ngập nước hay bị nún, bạn cần sắp xếp san lấp , rải đá dăm…hoặc trải pallet đảm bảo khu vực tổ chức bằng phẳng.

Sắp xếp các vị trí tổ chức và hậu cần phù hợp: Bạn lên kế hoạch sắp xếp vị trí đỗ xe, vị trí đón tiếp khách, vị trí diễn ra nghi lễ và vị trí ngồi khách mời…Hướng ngồi khách mời đảm bảo có thể quan sát dễ dàng sân khấu và chỗ thực hiện nghi thức, đồng thời phải lựa hướng mặt trời và hướng gió vàoo thời gian diễn ra buổi lễ.

Nếu chương trình có đãi tiệc, bạn cần bố trí bàn ghế sao cho có thể thay đổi linh động. Chẳng hạn khi làm lễ thì bàn ghế bố trí dạng rạp hát, sau khi dẫn khách đi tham quan nhà xưởng trở về thì bàn ghế chuyển sang dạng bàn tròn dự tiệc. Bạn cũng có thể dựng một nhà dàn đãi tiệc ngay bên cạnh nhà làm lễ để quan khách rời sang. Bạn cũng có thể lựa chọn dựng thêm một rạp sử dụng máy lạnh với rèm được bọc kín. Ở những địa điểm xa xôi, nhớ chuẩn bị máy phát điện dự phòng và nhà vệ sinh di động.

Nhiều chủ đầu tư coi có mưa trong lễ khởi công, động thổ… là một điềm lành đem lại nhiều may mắn, tiền bạc cho họ bởi vậy nhiều người chọn làm sự kiện vào mùa mưa để có được điềm lành này, tuy nhiên người tổ chức sẽ vất vả hơn khi phải xoay sở tổ chức sự kiện dưới mưa. Bởi vậy các thiết bị cần phải được chuẩn bị thật chu đáo để tránh bị mưa bão ảnh hưởng đến công tác tổ chức.

Phần mềm

Có 3 vấn đề quan trọng mà người tổ chức cần lưu ý là: Kịch bản chương trình, con người và cách thức tổ chức.
Các nghi thức điểm nhấn thường được sử dụng trong khởi công, động thổ với sự tham gia của các khách mời danh dự là: Nghi thức xúc đất, bấm còi báo hiệu lệnh khởi công. Một nguyên tắc mà người trong nghề thường truyền tai nhau ví dụ khi thực hiện các nghi thức thì các khách VIP được mời lên thường với số lượng 5, 6, 8, 10 hoặc 12 người ta sẽ không mời số lượng người là 4 hoặc 7.

Bố trí thời gian hợp lý, nhất là đối với các địa điểm tổ chức xa trung tâm. Nên tập trung khách tại các xe đưa đón, đón khác tới địa điểm tổ chức. Dự trù thời gian di chuyển, có thể tính tới các sự cố xảy ra khi di chuyển như tắc đường để sắp xếp thời gian hợp lý. Một số quan khách có thể đến sớm và họ phải chờ đợi một thời gian dài trước sự kiện, vì vậy bạn cũng nên bố trí nhà chờ, nơi đón tiếp và hướng dẫn quan khách, cũng nên có tea break phục vụ những quan khách này.

Về tâm linh, trong lễ khởi công có thể mời thầy địa lý làm các nghi thức liên quan đến tâm linh. Thông thường đơn vị tổ chức sự kiện sẽ mua sắm cho nghi lễ thờ cúng này, thường bao gồm heo quay, muối, gạo, trái cây…

Về con người, nhìn chung nên có một đội ngũ nhân sự thành thạo với việc tổ chức các sự kiện khởi công, động thổ. Đơn vị tổ chức sự kiện lo về phần cứng nhiều hơn, đối với đơn vị thuê tổ chức chịu trách nhiệm về danh sách khách mời, xác nhận sự có mặt của khách mời, hỗ trợ đón khách và nhận diện khách tham dự…

Với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức lễ khởi công – động thổ, đón nguyên thủ quốc gia qua nhiều nhiệm kì, Redevent luôn khẳng định vị thế là hàng đầu với sự chuyên nghiệp, bài bản trong tất cả các khâu triển khai và xử lý huống, mang lại trải nghiệm dịch vụ tốt nhất đối với từng khách hàng cho hàng trăm dự án lớn nhỏ trên toàn quốc,
Đến với RedEvent là đến với những dịch vụ được cam kết chất lượng từ những con người tận tâm nhất.