Những kiến thức cơ bản về tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện từ lâu đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị, nhằm góp phần quảng bá cho thương hiệu và sản phẩm, dịch vụ của một công ty thông  qua các sự kiện. Do đó mục đích của việc tổ chức sự kiện là tạo được sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp hay chính là chữ A (Attention) trong mô hình nổi tiếng AIDA, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng cũng chính là chữ I (Interest), và kết hợp cùng các phương thức khác để tạo ra mong muốn sở hữu, sử dụng sản phẩm, dịch vụ của khách hàng (Desire),  từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty thông qua việc mua hàng, ký kết hợp đồng (Action).

Tổ chức sự kiện còn là cơ hội vô cùng quý giá để doanh nghiệp có thể gặp gỡ, trao đổi và giao lưu học hỏi kinh nghiệm với đối tác và các công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau giúp thúc đẩy trao đổi thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ hợp tác cùng phát triển.

Vậy nghề tổ chức sự kiện là gì? Người tổ chức sự kiện phải làm những công việc nào?

Làm nghề tổ chức sự kiện giống như bạn đang ghép một bức tranh.  Bức tranh ấy chỉ thực sự hoàn thiện khi bạn ghép được tất cả các mảnh ghép đó theo đúng trật tự của nó. Sự thành công, uy tín và đẳng cấp của mỗi công ty khi tổ chức các sự kiện thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi sự kiện họ tổ chức. Ai cũng có thể được hướng dẫn để tổ chức được một sự kiện từ đầu đến cuối. Nhưng để tổ chức được một sự kiện hoàn hảo trọn vẹn thì đòi hỏi cả một sự tỉ mỉ, tận tâm và quy trình làm việc hết sức chuyên nghiệp

Các hoạt động tác nghiệp cơ bản của tổ chức sự kiện

Các hoạt động tác nghiệp cơ bản, các công việc trong tổ chức sự kiện có thể đề cập một cách cụ thể hơn, bao gồm:

1. Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện;
2. Hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện;
3. Chuẩn bị tổ chức sự kiện;
4. Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện;
5. Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện;
6. Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện;
7. Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện;
8. Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện;
9. Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện;
10. Xúc tiến và quảng bá sự kiện;
11. Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ sự kiện;
12. Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện;
13. Dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện;
14. Chăm sóc khách hàng;
15. Đảm bảo vệ sinh, an toàn, và an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện…

Các hoạt động tác nghiệp cơ bản nói trên vừa đan xen vừa nối tiếp nhau trong quá trình tổ chức một sự kiện cụ thể.

Mọi chi tiết xin liên hệ :

RED EVENT JOINT STOCK COMPANY.

Địa chỉ: T&T Riverview – 440 Vĩnh Hưng – Hoàng Mai – Hà Nội

Chi nhánh : A06 Lê Thị Riêng phường Thới An quận 12, TP HCM

Email: admin@redevent.com.vn

Hotline: 0943 68 3333