Thực trạng phát triển của ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam trong thời kỳ Covid 19
Ngành tổ chức sự kiện là một ngành dịch vụ có tác động rất lớn tới các hoạt động kinh tế – xã hội khác. Tại Việt Nam, ngành tổ chức sự kiện đang có sự chuyển biến khi các công ty tổ chức sự kiện xuất hiện ngày càng dày đặc, đặc biệt tại các thành phố lớn.
Hai năm trở lại đây, đại dịch Covid-19 đã buộc ngành tổ chức sự kiện phải đổi mới và ứng biến linh hoạt. Hành trình chuyển đổi này không phải là một chặng đua nước rút, mà là đường đua marathon bền bỉ ngay cả khi đại dịch kết thúc. Vậy, đâu là giải pháp tối ưu cho ngành sự kiện trên thế giới, và đâu là hướng đi phù hợp với Việt Nam?
Thực trạng ngành tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay
Nếu như trước đây ngành tổ chức sự kiện còn khá mờ nhạt tại Việt Nam, các tổ chức, doanh nghiệp còn chưa chú trọng quảng bá và phát triển văn hóa tổ chức thông qua hoạt động tổ chức sự kiện thì trong 5 năm gần đây, ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam đã có những khởi sắc hơn, khách hàng bắt đầu quan tâm tới lĩnh vực này hơn trong đời sống kinh tế – xã hội hiện đại .
Ở các nước phát triển, tổ chức sự kiện là một ngành dịch vụ chuyên nghiệp, bài bản với những đội ngũ đông đảo có khả năng cung cấp tốt cho nhu cầu của mọi sự kiện. Nhưng ở Việt Nam, tiềm lực còn non yếu là một trong những lí do khiến ngành tổ chức sự kiện khó được tiếp cận và phát triển.
Tuy nhiên, đến hiện tại, ngành tổ chức sự kiện Việt Nam đã có sự biến chuyển tích cực, sự thay đổi trong hình thức hoạt động và khả năng cung cấp đã đạt được mức tốt hơn rất nhiều, từ đó góp phần vào sự phát triển của các hoạt động kinh tế – xã hội khác.
Bên cạnh đó, do sự phát triển của nền kinh tế, đặc biệt là khoa học kỹ thuật – công nghệ ngày càng phát triển, phổ biến và chuyên dụng đã tác động tới nhận thức của doanh nghiệp về nâng tầm giá trị sự kiện cho công ty của mình. Các hoạt động sự kiện ngày càng đòi hỏi cao hơn về chất lượng, sự sáng tạo và quy mô.
Sự kiện gồm những loại hình nào?
Các sự kiện, có thể là một bữa tiệc nhỏ hoặc một hoạt động quảng bá rầm rộ thường đóng vai trò kết nối con người và cộng đồng. Một sự kiện có thể được mô tả như là hoạt động được tổ chức công khai nhằm mục đích kỷ niệm, giáo dục, Marketing hoặc đoàn tụ. Sự kiện thường được phân loại thành thông qua những tiêu chí cơ bản theo qui mô, loại hình và bối cảnh.
Thông thường, sự kiện bao gồm bốn nhóm chính là riêng tư (Private), doanh nghiệp (Corporate), từ thiện (Charity), kinh doanh vé bán (Ticket Business), được phân định theo tính mục đích.
Tổ chức Sự kiện – Con gà đẻ trứng vàng của thời đại
Năm 2017, ngành tổ chức sự kiện đã tạo ra gần 26 triệu việc làm và đóng góp 1,5 nghìn tỷ USD vào GDP toàn cầu, tương đương giá trị với một nền kinh tế lớn thứ 13 trên thế giới, vượt cả Úc, Mexico và Ả Rập Xê Út. Tại Singapore, hình thức du lịch kết hợp gặp gỡ, khen thưởng, hội nghị và triển lãm (MICE) đã tạo ra hơn 34.000 việc làm trực tiếp và gián tiếp với giá trị lên đến 3,8 triệu đôla Singapore, đạt gần 1% trong tổng GDP của quốc gia.
Theo thống kê năm 2019, chỉ tính riêng thị phần của ngành sự kiện tại TP.HCM đã gần đạt ngưỡng 2.000 tỷ đồng. Vào mùa cao điểm về du lịch, phần này được dàn trải cho các nhà hàng khách sạn cao cấp đến trung cấp, các trung tâm yến tiệc, hội nghị,… Đặc biệt là dịp cuối năm, bên cạnh các hình thức tổ chức sự kiện nội bộ công ty, marketing, sự kiện riêng tư thì các sự kiện lớn như concert, countdown , exhibition cũng được đẩy mạnh, và con số này dự kiến sẽ còn tăng trưởng mạnh mẽ.
Ngành sự kiện oằn mình xoay sở giữa đại dịch Covid-19
Thế nhưng, sự xuất hiện bất thình lình của đại dịch Covid-19 đã làm đảo lộn tất cả. Và ngành tổ chức sự kiện không nằm ngoài nhóm ngành chịu tác động nặng nề nhất.
Theo thống kê, trong 4973 sự kiện được lên kế hoạch tổ chức vào năm 2020, có 53% sự kiện phải hoãn ngày tổ chức, 40% chương trình buộc phải hủy bỏ và 16% chuyển đổi theo hình thức webinar (hội thảo trực tuyến) hoặc các hình thức tương tự.
Năm 2020, ngành du lịch và khách sạn thế giới đã bị tổn thất nặng nề lên đến 935 tỷ USD, và tổ chức sự kiện kinh doanh nằm trong số những ngành chịu tác động nặng nề nhất. Sự bùng phát của dịch bệnh chính là “hồi chuông cảnh tỉnh” cho ngành công nghiệp vốn phụ thuộc vào tương tác trực tiếp, cần phải tái định hình và nâng cấp.
Đại dịch đã gây ra sự trì hoãn không đáng có và kéo theo sau là những hệ quả nghiêm trọng cho ngành sự kiện.
Hướng đi nào cho ngành tổ chức sự kiện hậu đại dịch?
Trong bối cảnh ngành tổ chức sự kiện đang từng bước phục hồi sau đại dịch Covid-19, Sách trắng “Hình dung lại ngành tổ chức sự kiện kinh doanh trong và sau Covid-19” nhấn mạnh những tín hiệu tăng trưởng tích cực tại khu vực châu Á – Thái Bình Dương.
Theo “Báo cáo về sự phục hồi toàn cầu” do UFI, Explori và Nhóm Các nhà tổ chức sự kiện độc lập thực hiện, ngành triển lãm châu Á dự kiến sẽ tăng trưởng mạnh về lượng khách và đơn vị tổ chức. Sự kiện trực tuyến và hybrid cũng phổ biến hơn ở khu vực này, với số người tham dự gấp đôi so với các nơi khác. Số lượng sự kiện được lên kế hoạch cũng đã phục hồi về mức tương đương năm 2019.
Báo cáo cũng chỉ ra ba yếu tố then chốt giúp ngành tổ chức sự kiện thích ứng và phát triển sau đại dịch: mô hình kinh doanh, trải nghiệm người tham dự, và nguồn nhân lực – kỹ năng. Những yếu tố này đã được nhiều chuyên gia hàng đầu áp dụng hiệu quả với tư duy đổi mới và mô hình linh hoạt.
Bài học kinh nghiệm cho ngành sự kiện Việt Nam
Tuy trước mắt bị đại dịch Covid-19 tác động mạnh mẽ, nhưng đây cũng chính là cơ hội để ngành sự kiện Việt Nam nói chung và các Event Agency trong nước nói riêng định hình lại cuộc chơi và tung ra những nước cờ hiệu quả, không chỉ “sống chung với lũ”, mà còn có thể bắt kịp với nền sự kiện trên thế giới.
Dưới đây là một số giải pháp hữu hiệu dành cho các Event Agency đang chật vật với việc “đóng băng hoạt động” kéo dài:
- Sử dụng kế hoạch giảm lương, cắt giảm nhân sự, chuyển đổi văn phòng… là những bước cần thiết, giúp giữ lại hệ thống cốt lõi của Event Agency
- Thời điểm vàng để nâng cao năng lực của bản thân trong nghề, thúc đẩy các hoạt động phát huy năng lực công ty, tập trung xây dựng hình ảnh thương hiệu, đẩy mạnh chăm sóc khách hàng,…
- Tạo ra các mối “liên kết ngành” nhằm đưa đến nhiều giá trị cho doanh nghiệp/ nhãn hàng
RedEvent cũng đang chuyển mình nhanh chóng để phù hợp với thời đại công nghệ số hóa. Nhiều hình thức tổ chức mới kết hợp cùng nền tảng công nghệ tích hợp bắt đầu phát triển mạnh mẽ hơn.
Trong số đó, sự kiện trực tuyến chính là sự lựa chọn hàng đầu.
(1). https://congthuong.vn/tuong-lai-nganh-to-chuc-su-kien-kinh-doanh-hau-covid-19-162317.html
(2). https://vma.org.vn/anh-huong-cua-dai-dich-covid19-den-event-industry-tai-vietnam/
(4). https://cand.com.vn/van-hoa/Mo-khoa-giai-phap-vuot-bao-nganh-su-kien-hau-COVID-19-i568146/
