Sự kiện âm nhạc “Anh trai vượt ngàn chông gai” ngày 15/06 tại Hà Nội là một bài học thực tế sinh động về ứng phó thời tiết cực đoan trong tổ chức sự kiện ngoài trời. Cùng Red Event nhìn lại những tình huống phát sinh và giải pháp cần có để đảm bảo an toàn, cảm xúc và hiệu quả chương trình.

Một đêm nhiều cảm xúc và chông gai

Tối 15/06, concert “Anh trai vượt ngàn chông gai” đã diễn ra tại Hà Nội trong điều kiện thời tiết vô cùng khắc nghiệt. Cơn mưa lớn kèm gió giật xuất hiện ngay trước giờ diễn khiến toàn bộ khán đài và hệ thống sân khấu đối diện với thử thách nghiêm trọng. Chưa dừng lại ở đó, giữa chương trình còn xảy ra sự cố mất điện gần 30 phút, khiến cả khu vực tổ chức – bao gồm hàng chục nghìn khán giả – chìm trong bóng tối.

Dù vậy, chương trình vẫn tiếp tục sau khi khắc phục bước đầu các sự cố, tạo nên một đêm nhạc “vượt chông gai” đúng nghĩa cả về cảm xúc lẫn vận hành. Câu chuyện đằng sau concert này đã mở ra những bài học quý giá cho cộng đồng làm sự kiện – đặc biệt là với các chương trình ngoài trời.

Những rủi ro thường trực khi tổ chức sự kiện ngoài trời gặp thời tiết xấu

Việc tổ chức các sự kiện lớn ngoài trời luôn tiềm ẩn rủi ro, đặc biệt trong mùa mưa bão. Trong trường hợp như concert ATVNCG, có thể nhìn rõ ba nhóm rủi ro chính mà bất kỳ Ban tổ chức (BTC) nào cũng cần lường trước.

Thứ nhất là rủi ro an toàn

Hệ thống sân khấu, giàn khung, âm thanh – ánh sáng vốn có cấu trúc kim loại, rất dễ trở thành điểm thu sét nếu không có hệ thống chống sét đảm bảo. Mặt sàn trơn trượt do mưa lớn cũng khiến nguy cơ té ngã, chen lấn trú mưa gia tăng, đặc biệt trong khu vực khán giả đông. Ngoài ra, dây dẫn điện ẩm ướt có thể gây chập cháy, nguy cơ điện giật cho cả khán giả lẫn nhân sự vận hành.

Thứ hai là rủi ro kỹ thuật

Các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình LED đều rất dễ bị ảnh hưởng bởi độ ẩm và nước mưa. Trong đêm 15/06, đã ghi nhận một số tiết mục bị mất tiếng, mất hình do thiết bị hỏng. Đáng chú ý nhất là sự cố mất điện trên diện rộng – theo thông tin bên lề, máy phát điện chính đã gặp trục trặc và phải mất gần 30 phút để chuyển sang nguồn điện dự phòng.

Thứ ba là rủi ro về tâm lý người tham dự

Với những chương trình có tính biểu tượng và được chờ đợi suốt nhiều tháng, việc xảy ra sự cố hoặc gián đoạn khiến người tham dự dễ rơi vào trạng thái hoang mang, thất vọng. Một bộ phận khán giả có thể quay lưng, tạo hiệu ứng tiêu cực trên mạng xã hội nếu không được thông tin và trấn an kịp thời.

Vì sao chương trình vẫn tiếp tục diễn ra trong điều kiện thời tiết xấu?

Nhiều ý kiến trên mạng xã hội đặt câu hỏi: “Tại sao không huỷ hoặc hoãn chương trình ngay khi thời tiết chuyển biến xấu?” Câu trả lời nằm ở sự cân nhắc kỹ lưỡng giữa lý trí và cảm xúc của BTC.

Về tài chính, một sự kiện quy mô lớn như ATVNCG có thể tiêu tốn hàng chục tỷ đồng chi phí: từ thuê sân khấu, nghệ sĩ, kỹ thuật, bảo hiểm, truyền thông, đến chi phí vận hành. Nếu hủy ngang giữa chương trình mà không có chỉ đạo từ cơ quan chức năng (ví dụ: cảnh báo thiên tai), BTC có thể phải chịu thiệt hại nặng nề và thậm chí phải hoàn tiền cho khán giả. Thêm vào đó là những hệ lụy liên quan đến lịch trình nghệ sĩ, hợp đồng tài trợ, giấy phép tổ chức và truyền thông hậu kỳ.

Về mặt cảm xúc, nhiều khán giả đã bay từ nước ngoài hoặc các tỉnh xa về Hà Nội chỉ để tham dự concert. Tinh thần đồng hành, kiên nhẫn và sự cổ vũ trong thời khắc khó khăn chính là lý do quan trọng khiến BTC chọn tiếp tục chương trình – miễn là các yếu tố an toàn cơ bản được đảm bảo. Trong đêm diễn, chính nghệ sĩ và ekip đã góp phần “giữ nhiệt” bằng cách hát mộc, giao lưu gần gũi, tạo nên cảm xúc chân thành và sâu sắc.

Giải pháp ứng phó với thời tiết xấu – Bài học từ ATVNCG

Từ những gì đã xảy ra tại concert đêm 15/06, có thể rút ra một số nhóm giải pháp thiết thực và cần thiết trong việc tổ chức sự kiện ngoài trời, đặc biệt trong mùa mưa bão:

1. Chuẩn bị kỹ về hạ tầng an toàn

Cần kiểm tra và đảm bảo hệ thống chống sét cho toàn bộ khu vực sân khấu và khán đài. Máy phát điện dự phòng phải đủ công suất để vận hành các hệ thống thiết yếu. Toàn bộ dây điện, thiết bị cần đạt chuẩn chống nước (IP rating), được bố trí an toàn, không tiếp xúc mặt sàn ẩm ướt. Có CB chống giật ở từng cụm kỹ thuật và đội kỹ thuật túc trực 24/7.

2. Dự báo thời tiết và kế hoạch ứng phó linh hoạt

BTC cần theo dõi dự báo thời tiết theo giờ từ nhiều nguồn đáng tin cậy. Khi có dấu hiệu mưa lớn, nên chủ động thông báo cho khán giả từ sớm qua loa, màn hình LED hoặc mạng xã hội. Ngoài ra, cần có phương án sơ tán rõ ràng – cả sơ đồ chỉ dẫn lẫn thông tin truyền thông trong trường hợp thời tiết cực đoan vượt ngưỡng an toàn.

3. Giao tiếp hiệu quả với khán giả

Trong mọi sự cố, yếu tố “con người” là then chốt. BTC cần xuất hiện đúng lúc, không nên để nghệ sĩ một mình đối mặt với khán giả trong tình huống bất khả kháng. Một lời xin lỗi, một lời cảm ơn, hay đơn giản là một gương mặt đại diện BTC xuất hiện trước đám đông có thể làm dịu cơn sóng tâm lý, củng cố niềm tin nơi người tham dự.

4. Hỗ trợ vật dụng thiết yếu

Phát áo mưa, che bạt, bố trí khu vực trú mưa hoặc cung cấp túi nilon bọc điện thoại là những điều nhỏ nhưng giúp giữ chân và tạo thiện cảm cho khán giả. Sự thiếu sót trong khâu này có thể ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức.

Giữ người ở lại – điều quan trọng hơn cả thiết bị

Sự cố là điều không ai mong muốn, và dù đã có những trục trặc đáng tiếc trong concert ATVNCG, điều đọng lại vẫn là tinh thần đồng hành từ cả khán giả và nghệ sĩ. Không ít người bày tỏ sự cảm động khi thấy nghệ sĩ không ngại mưa gió để giữ kết nối, khi thấy khán giả bật đèn điện thoại tạo nên biển sáng ấm áp giữa bóng tối.

Nếu concert này để lại bài học gì sâu sắc cho ngành sự kiện, thì đó chính là: sự cố kỹ thuật có thể khắc phục, nhưng cảm xúc và lòng tin từ khán giả thì cần sự hiện diện, trách nhiệm và chân thành của con người – ngay khi mọi thứ không còn theo kế hoạch.

Red Event – Đồng hành cùng những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bền bỉ và sáng tạo.
Hãy cùng chia sẻ và học hỏi để mỗi chương trình đều là một trải nghiệm đáng nhớ, bất chấp mưa giông hay thử thách.