5 sai lầm phổ biến khi doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện nội bộ

Trong nhiều doanh nghiệp, sự kiện nội bộ thường được xem là hoạt động “tự làm cho tiết kiệm chi phí”. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không ít chương trình kết thúc trong trạng thái… tròn vai nhưng thiếu dấu ấn.

Từ góc nhìn của một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, RedEvent nhận thấy phần lớn sự kiện nội bộ không thất bại vì thiếu ngân sách, mà vì sai ngay từ tư duy triển khai.

Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến nhất khi doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện nội bộ.

1. Không xác định rõ mục tiêu sự kiện

Nhiều chương trình được triển khai với mục tiêu rất chung chung như:
“gắn kết nhân sự”, “tạo không khí vui vẻ”, hoặc “tổng kết năm”.

Việc thiếu mục tiêu cụ thể khiến toàn bộ kịch bản rơi vào trạng thái dàn trải.

Không đo lường được hiệu quả.
Không có điểm nhấn cảm xúc.
Không truyền tải được thông điệp cốt lõi của doanh nghiệp.

Một sự kiện nội bộ hiệu quả luôn bắt đầu bằng câu hỏi:

Doanh nghiệp muốn nhân sự nhớ điều gì sau chương trình?

2. Xem nhẹ vai trò của concept tổng thể

Không ít doanh nghiệp tổ chức sự kiện theo cách “có gì làm nấy”.

Sân khấu làm trước.
Kịch bản viết sau.
Trang trí chọn theo cảm tính.

Hệ quả là chương trình thiếu mạch cảm xúc và không có bản sắc riêng.

Concept không chỉ là chủ đề trên backdrop.
Concept là sợi chỉ xuyên suốt toàn bộ trải nghiệm khách mời: từ không gian, nội dung, hình ảnh đến cảm xúc.

Khi thiếu concept, sự kiện trở thành tập hợp rời rạc của nhiều hạng mục.

3. Đội nội bộ kiêm nhiệm quá nhiều vai trò

HR lo nội dung.
Marketing phụ trách hình ảnh.
Hành chính xử lý hậu cần.

Mỗi bộ phận đều cố gắng. Nhưng không ai thực sự kiểm soát tổng thể chương trình.

Sự kiện vì thế dễ gặp tình trạng:

Kịch bản thiếu mạch lạc
Vận hành bị chồng chéo
Không có người chịu trách nhiệm cuối cùng

Tổ chức sự kiện là một bài toán tổng hợp. Nó cần người điều phối có kinh nghiệm thực chiến, không chỉ là sự nhiệt tình.

4. Tập trung hình thức, bỏ quên trải nghiệm người tham dự

Rất nhiều sự kiện nội bộ đầu tư mạnh cho sân khấu, màn hình LED, tiết mục biểu diễn.

Nhưng lại thiếu sự quan tâm đến hành trình của người tham dự.

Check-in có thuận tiện không?
Thời lượng chương trình có hợp lý không?
Khách ngồi có thoải mái không?
Khoảnh khắc cao trào nằm ở đâu?

Trải nghiệm không đến từ một tiết mục hoành tráng.
Trải nghiệm đến từ tổng thể cảm xúc được thiết kế có chủ đích.

5. Không có phương án dự phòng rủi ro

Mưa bất chợt.
Thiết bị trục trặc.
Nhân sự biểu diễn đến muộn.

Đây đều là những tình huống rất thường gặp trong sự kiện.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hoàn toàn bị động khi sự cố xảy ra. Không có kịch bản B. Không có phương án thay thế.

Một chương trình chuyên nghiệp luôn được xây dựng trên nguyên tắc: chuẩn bị cho cả tình huống xấu nhất.

Sự kiện nội bộ không chỉ là hoạt động phong trào

Với doanh nghiệp hiện đại, sự kiện nội bộ là công cụ truyền thông văn hóa, xây dựng tinh thần đội ngũ và củng cố bản sắc thương hiệu từ bên trong.

Tổ chức sự kiện không đơn thuần là sắp xếp một buổi họp mặt. Đó là quá trình thiết kế trải nghiệm, quản trị cảm xúc và truyền tải giá trị doanh nghiệp.