Để tổ chức một buổi hội thảo thành công, người làm event cần phải có sự chuẩn bị và lên kế hoạch chi tiết nhất có thể. Thường kết cấu một buổi hội nghị, hội thảo thường đơn giản. Có phần phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới (nếu có), trao đổi, thảo luận, cùng các tiết mục phụ như văn nghệ giải trí, trò chơi, bốc thăm trúng thưởng

Chuẩn bị chủ đề cho hội nghị, hội thảo

Chủ đề cũng coi như linh hồn của hội nghị hội thảo, chủ đề quyết định mục đích tổ chức của người tổ chức và mục đích tham dự của người tham dự. Ví dụ chủ đề của một buổi hội thảo dành cho người sắp khởi nghiệp có thể là “Kỹ năng lập quan hệ trong kinh doanh”, một buổi hội thảo dành cho các nhà phân phối có thể là “tri ân khách hàng”, hoặc kỷ niệm thành lập công ty…

Làm việc với diễn giả, người phát ngôn, khách mời của hội thảo

Ban tổ chức bàn bạc với khách mời về nội dung buổi nói chuyện, thời gian nói chuyện. Nhiều nhà tổ chức tỏ ra lúng túng khi xử lý việc này, họ đành để diễn giả chủ động, dẫn đến việc diễn giả nói sau có ít thời gian trò chuyện hơn, hoặc buổi hội thảo kéo dài quá thời gian nghỉ trưa. Có những chương trình diễn giả không kiểm soát được thời gian của mình, họ có thể nói nhiều hơn dự định hoặc do có quá nhiều câu hỏi đặt ra và họ muốn giải quyết cho hết tại buổi hội thảo.

Thông tin về diễn giả rất quan trọng trong các buổi hội thảo, huấn luyện, chuyên đề… liên quan đến việc diễn thuyết, tập huấn… vì uy tín của họ quyết định sự hấp dẫn của Event đó. Bởi vậy bạn nên công bố rõ tên, chức danh của diễn giả.

Tìm kiếm địa điểm phù hợp cho hội thảo

Địa điểm phù hợp cũng góp phần không nhỏ vào thành công của một buổi hội nghị, hội thảo. Chẳng hạn như một hội thảo lớn cần tổ chức ở các trung tâm hội nghị hay khách sạn, một buổi workshop nhỏ mang không khí thân mật có thể làm tại quán café. Bạn không nên chọn địa điểm rộng quá nhiều so với số lượng khách mời vì như vậy sẽ làm không khí loãng, bạn cũng không nên chọn địa điểm quá hẹp so với số lượng khách mời lớn vì như vậy sẽ làm cho không khí ngột ngạt và có thể mọi người sẽ bỏ về giữa chừng.

Đồng thời bạn cũng cần kiểm tra tiện ích mà chủ địa điểm cung cấp ví dụ có những phần nào được miễn phí, phần nào tính phí để bạn có thể lên trù bị kinh phí phù hợp. Hãy dự trù cho tất cả các vật dụng cần thiết tại event để đảm bảo việc tổ chức diễn ra chu đáo nhất.

Truyền thông cho hội nghị hội thảo

Những hội thảo, lớp học thu phí hay mở cửa tự do, bạn cần dành nhiều thời gian cho công tác tuyên truyền nếu không muốn sự kiện chỉ có vài người tham dự.

Một số kênh truyền thông cho sự kiện như: Email, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội… Đối với các hội thảo có tính phí tham dự cao, bạn cần các hình thức truyền thông mang tính “tấn công” nhiều hơn như gọi điện thoại trực tiếp mời tham dự.

Đối với một số sự kiện mà đối tượng tham dự tương đối cao cấp như giám đốc, chủ doanh nghiệp rất có thể bạn phải bố trí nhân viên gọi điện mời tham dự, bạn không thể chỉ gửi email và họ sẽ liên hệ với bạn để đăng ký tham dự.

Một yếu tố nữa là bạn cần cân nhắc thời gian truyền thông phù hợp, nếu truyền thông quá cận ngày tổ chức thì người tham sự có thể không sắp xếp được công việc, nhưng nếu truyền thông quá sớm người tham dự lại thất thời gian còn xa nên chủ quan không đăng ký, sau đó họ quên không đăng ký nữa.

Danh sách khách hàng tham dự tiền năng là một công cụ quan trọng để bạn chào bán hội thảo của mình, bạn có thể mua lại dữ liệu khách hàng từ các công ty quảng cáo, truyền thông, website giới thiệu việc làm …Tùy vào hình thức tuyên truyền, bằng email hoặc số điện thoại để bạn quyết định danh sách tuyên truyền phù hợp cho mình.

Redevent – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Việt Nam

Redevent tự hào là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam, với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Chúng tôi chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện từ nhỏ đến lớn, từ sự kiện doanh nghiệp đến các buổi lễ khai trương, hội thảo, và tiệc cuối năm.

Với đội ngũ chuyên gia sự kiện chuyên nghiệp, Redevent chắc chắn sẽ mang đến cho doanh nghiệp bạn những sự kiện ấn tượng và tiết kiệm chi phí. Chúng tôi luôn lắng nghe nhu cầu của khách hàng, xây dựng kế hoạch chi tiết và sáng tạo nhằm mang lại giá trị cao nhất. Bạn hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như khả năng quản lý ngân sách của Redevent, giúp sự kiện của bạn diễn ra thành công mà không lo về chi phí phát sinh.

Bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp và uy tín? Hãy liên hệ ngay với Red Event để được tư vấn và hỗ trợ từ A-Z cho sự kiện của bạn. Chúng tôi cam kết mang đến cho bạn lễ khai trương thành công và ấn tượng nhất, giúp thương hiệu của bạn tỏa sáng ngay từ những bước đầu tiên!