Lễ ra mắt sản phẩm mới (Launching Event) là một sự kiện quan trọng được tổ chức để giới thiệu, quảng bá, gây ấn tượng về sản phẩm và thu hút sự quan tâm của khách hàng cùng các đối tác tiềm năng. Đây là một phần quan trọng trong chiến lược của mọi doanh nghiệp, và đôi khi có thể xem như một trong các yếu tố cần thiết quyết định sự tồn tại của các doanh nghiệp mới, đặc biệt là các công ty khởi nghiệp.

CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC LỄ RA MẮT SẢN PHẨM PHỔ BIẾN

Các loại hình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm tuy có sự khác nhau đôi chút về cách thức tổ chức nhưng đều có mục tiêu chung là tạo cơ hội để sản phẩm mới tiếp cận một lượng lớn khách hàng và đối tác, tạo sự chú ý và thúc đẩy sự quan tâm của họ. Một số hình thức phổ biến nhất vẫn được đông đảo các doanh nghiệp áp dụng thời điểm hiện nay như: 

1. Họp báo ra mắt sản phẩm: Đây là sự kiện truyền thông truyền thống để thông báo sản phẩm mới với sự tham gia của các phóng viên và truyền thông. Nó giúp tạo sự chú ý từ báo chí và là cơ hội để trình bày thông tin cụ thể về sản phẩm.
2. Sự kiện ra mắt qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, tọa đàm: Các sự kiện này thường sẽ dành cho những sản phẩm dịch vụ ở các lĩnh vực cụ thể như: công nghệ, giáo dục, bảo hiểm, làm đẹp,…Những hình thức này giúp tạo ra môi trường tương tác, thúc đẩy sự hiểu biết, và cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm đến với những người quan tâm. 
3. Triển lãm trưng bày sản phẩm: Triển lãm, hội chợ là nơi sản phẩm mới được trưng bày trước một lượng lớn khách hàng và đối tác trong một không gian triển lãm, tạo cơ hội thúc đẩy doanh thu và tăng khả năng tiếp cận trực tiếp đến với công chúng.
4. Roadshow – Công chiếu sản phẩm lưu động: Roadshow: Bằng cách di chuyển đến các địa điểm cụ thể bằng các phương tiện giao thông như xe buýt, xe máy, xe đạp, xe taxi,… roadshow có thể tối ưu hóa tiếp cận địa phương và đối tượng mục tiêu tại từng vùng, Roadshow có thể tiếp cận nhiều thị trường và đối tượng khách hàng khác nhau, qua đó tạo sự chú ý và quảng cáo rộng rãi cho sản phẩm.  
5. Phát mẫu miễn phí dùng thử sản phẩm: Hình thức này cho phép khách hàng thử sản phẩm trước khi mua giúp họ trải nghiệm sản phẩm trực tiếp, thúc đẩy mua sắm cho doanh nghiệp và tạo sự kết nối với khách hàng. 

Mỗi loại hình tổ chức có ưu điểm và mục tiêu riêng, và sự lựa chọn phụ thuộc vào mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp.

TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC TỔ CHỨC LỄ RA MẮT SẢN PHẨM

Giới thiệu sản phẩm mới: Lễ ra mắt sản phẩm là cách thức tốt nhất để đưa một dòng sản phẩm mới đến gần hơn với công chúng. Doanh nghiệp có cơ hội giới thiệu sản phẩm đến khách hàng tiềm năng, đồng thời cung cấp các thông tin về tính năng và lợi ích của nó, và tạo cơ hội cho người tiêu dùng hiểu rõ hơn về sản phẩm.

Thúc đẩy doanh số bán hàng: Lễ ra mắt sản phẩm thường kèm theo các chương trình ưu đãi khuyến mãi dành cho dòng sản phẩm mới, các dòng sản phẩm với các tính năng mới nhất sẽ được trưng bày và ra mắt khách hàng ngay tại sự kiện. Điều này cũng giúp thúc đẩy tốt doanh số bán hàng trực tiếp ngay tại sự kiện, bên cạnh đó cũng thúc đẩy doanh số bán hàng dài hạn.

Xây dựng mối quan hệ với đối tác và khách hàng: Lễ ra mắt sản phẩm cung cấp cơ hội để xây dựng mối quan hệ mạng lưới trong ngành và tương tác trực tiếp với đối tác kinh doanh và khách hàng. Điều này có thể tạo nền tảng cho các liên kết kinh doanh và quan hệ khách hàng lâu dài.

Xây dựng hình ảnh cho thương hiệu sản phẩm: Lễ ra mắt sản phẩm  thể hiện giá trị, chất lượng và tính độc đáo của sản phẩm, điều này có thể củng cố lòng trung thành và tạo sự nhận biết về thương hiệu. Bên cạnh đó giúp xây dựng và tăng cường hình ảnh thương hiệu của sản phẩm và doanh nghiệp.

QUY TRÌNH TỔ CHỨC TRỌN GÓI MỘT LỄ RA MẮT SẢN PHẨM 

1. Trước sự kiện

• Xác định mục đích của sự kiện: nghiên cứu kĩ về sản phẩm, loại hình sản phẩm, đối tượng khách hàng, nhu cầu về sản phẩm trên thị trường, xác định điểm mạnh yếu, sự tương đồng và khác biệt giữa sản phẩm đối với đối thủ cạnh tranh.
• Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện 
• Lên danh sách các hạng mục cho chương trình 

Bước tiếp theo việc lên tất cả các hạng mục cho chương chương trình cần được triển khai ngay sau đó. Lên danh sách và số lượng cụ thể từng hạng mục như: nhà giàn, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, thiết bị, nhân sự… để từ đó cân đối ngân sách cũng như phân bổ công việc cho các bộ phận liên quan tiến hành triển khai sự kiện được kịp thời, chu đáo và thuận lợi nhất.

• Lên ý tưởng cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới
• Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 
• Lên kịch bản chi tiết cho chương trình: Thường một chương trình ra mắt sẽ phải trải qua những bước sau: Đón tiếp khách mời, Biểu diễn nghệ thuật, Giới thiệu quy trình sản xuất sản phẩm, Nghi thức ra mắt sản phẩm mới, Trải nghiệm sản phẩm, Kết thúc chương trình – tặng quà cho khách mời.

• Truyền thông trước sự kiện
• Chạy thử chương trình 

2. Trong sự kiện

Khi sự kiện chính thức bắt đầu mỗi bộ phận phải thực hiện đúng theo quy trình tổ chức sự kiện đã lên kế hoạch trước đó. Các bộ phận đứng đúng vị trí của mình đã được phân công để linh hoạt xử lý các tình huống có thể xảy ra, hỗ trợ nhau, phối hợp với nhau để không xảy ra sơ suất, ảnh hưởng đến tiến độ chung. Trưởng bộ phận điều phối và kiểm soát các nhân viên làm việc dựa trên phần việc đã chia trong quy trình tổ chức sự kiện. Mỗi phân đoạn đều phải được theo dõi, kiểm tra dựa trên checklist và timeline của chương trình. Một buổi lễ ra mắt sản phẩm sẽ có những hoạt động như sau:

• Đón khách: 

Khách mời đóng một vai trò quan trọng không thể thiếu trong buổi lễ giới thiệu ra mắt sản phẩm. Được coi là bước đầu gây ấn tượng, việc chào đón khách cần được lên kế hoạch một cách cẩn thận. Đội ngũ lễ tân sự kiện có nhiệm vụ chào hỏi và đón tiếp các khách mời một cách niềm nở, sau đó hướng dẫn họ vào đúng vị trí ngồi đã sắp xếp sẵn. Điều cần lưu ý là lựa chọn nhân sự có kinh nghiệm và chuyên nghiệp để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Sắp xếp các chỗ ngồi đặc biệt ghi số cho các khách mời quan trọng như các phóng viên, tổ chức truyền thông, hoặc đại diện báo chí và truyền hình để đảm bảo họ có điều kiện thuận lợi cho việc truyền truyền thông cho sự kiện.

• Mở đầu buổi lễ

Sau khi khách mời đã được sắp xếp vị trí ngồi đảm bảo việc tham dự được thoải mái nhất thì sự kiện sẽ được bắt đầu bằng một số tiết mục văn nghệ của các ca sĩ, nhóm nhảy kích thích bầu không khí sôi động hơn. Ưu tiên các tiết mục ấn tượng nhưng ngắn gọn và khuấy động được đám đông. 

• Khai mạc buổi lễ

Buổi lễ chính thức được khai mạc sau khi phần văn nghệ mở màn của sự kiện vừa kết thúc. Lúc này MC sẽ xuất hiện và gửi lời chào trân trọng nhất đến các khách mời tham dự cũng như tuyên bố lý do tổ chức sự kiện.

Một lưu ý về việc lựa chọn MC là nên lựa chọn các MC có kinh nghiệm dẫn dắt các loại sự kiện tương tự và xử lý tình huống sân khấu tốt chuyên nghiệp trong cách làm việc, có thái độ nhiệt tình hết mình trong toàn bộ buổi lễ. Tránh sử dụng MC nghiệp dư dễ gây ra sự cố bất ngờ, không đáng có.

• Bài phát biểu của đại diện công ty

Những bài phát biểu ý nghĩa đến từ đại diện công ty hay đại diện các nhãn hàng là cơ hội để đánh giá tổng quát về quá trình sản xuất và hoàn thiện sản phẩm của công ty. Đồng thời, nó cũng nhấn mạnh vai trò của lãnh đạo và đội ngũ sáng tạo của doanh nghiệp. Với những loại hình tổ chức lễ ra mắt sản phẩm với quy mô lớn như một buổi hội thảo, hoàn toàn có thể kết hợp hình thức trình chiếu slide thông qua các thiết bị điện tử như màn LED, máy chiếu để các khách mời có cái nhìn trực quan và đánh giá trực tiếp về chất lượng sản phẩm của công ty một cách chính xác nhất.

• Giao lưu cùng đại diện công ty

Sau bài phát biểu của đại diện công ty và giới thiệu về sản phẩm, phần giao lưu được coi là một phần không thể thiếu của buổi lễ ra mắt sản phẩm. Trong phần này, khách hàng, khách mời, hoặc đối tác sẽ có cơ hội gặp gỡ trực tiếp với đại diện của công ty, từ đó tạo sự kết nối và tương tác giữa công ty và khách hàng, đối tác.

• Trải nghiệm sản phẩm mới

Tại buổi lễ, MC sẽ mời mọi khách hàng tiến đến sản phẩm để tự mình trải nghiệm. Trải nghiệm thực tế giúp họ hiểu rõ và có cái nhìn chính xác về sản phẩm mới của công ty. Điều quan trọng là việc này không chỉ tạo sự kết nối giữa khách hàng và sản phẩm mà còn có tác động tích cực lên doanh số bán hàng ngay trong ngày ra mắt. Nó cũng tạo ra một hiệu ứng lan tỏa tích cực đến công chúng, giúp sản phẩm mới có sự phủ sóng tốt hơn. Ngoài ra, đây cũng là cơ hội để lắng nghe ý kiến đóng góp và phản hồi từ khách hàng, giúp công ty kịp thời hoàn thiện và điều chỉnh sản phẩm.

• Chương trình biểu diễn nghệ thuật

Các chương trình đố vui có quà, bốc thăm trúng thưởng hấp dẫn hay trò chơi may mắn cùng khách hàng cũng thu hút được các khách mời tham dự. Bạn cũng có thể cân nhắc việc bổ sung thêm phần giao lưu với khách hàng, khách mời. Song song với đó là các tiết mục văn nghệ, biểu diễn nghệ thuật để khuấy động không khí chương trình. Các tiết mục biểu diễn của các ca sĩ, nhóm nhảy chuyên nghiệp không chỉ gây hứng thú cho khách hàng, khách mời mà còn giúp thu hút sự chú ý của công chúng tham gia chương trình.

Ngoài ra, ban tổ chức cũng có thể kết hợp thêm một bữa tiệc nhỏ trong khi diễn ra chương trình văn nghệ để buổi lễ hấp dẫn hơn

• Gửi lời cảm ơn và bế mạc buổi lễ

Cuối buổi lễ, MC gửi lời cảm ơn tới các khách hàng, khách mời đã đến tham dự buổi lễ giới thiệu sản phẩm mới của công ty.

MC có thể mời đại diện khách hàng lên phát biểu cảm xúc về buổi lễ và trao phần quà kỉ niệm.

Sau đó, MC phát biểu kết thúc chương trình và PG, lễ tân tiễn khách hàng, khách mời bằng những lời cảm ơn chân thành nhất.

Trên đây là một kịch bản thông thường cho một buổi lễ giới thiệu sản phẩm mới từ Sự kiện Á Châu. Kịch bản được đánh giá là phù hợp với đa số buổi lễ nhưng khá đơn giản. Tuy nhiên, nếu bạn muốn một kịch bản chi tiết, ấn tượng và đặc biệt hơn thì hãy liên hệ ngay tới Sự kiện Á Châu để được tư vấn miễn phí.

3. Sau sự kiện

• Đánh giá các hoạt hoạt động 

Sau sự kiện, thu thập phản hồi từ khách mời và nhân viên tổ chức. Điều này giúp bạn đánh giá hiệu suất và xem xét những điểm mạnh và yếu để cải thiện cho lần sau.

• Truyền thông sau sự kiện 

Xem xét dữ liệu và số liệu từ sự kiện để đánh giá mức độ thành công. Xem xét những gì đã hoạt động và những gì cần cải thiện.

• Theo dõi tương tác sau sự kiện

Tiếp tục tương tác với khách hàng sau sự kiện để duy trì sự quan tâm và xây dựng mối quan hệ lâu dài.

• Tổng kết và báo cáo 

Tổng hợp kết quả và viết báo cáo tổng kết sự kiện. Đánh giá xem liệu bạn đã đạt được mục tiêu ban đầu hay chưa.

Quy trình này giúp bạn tổ chức một lễ ra mắt sản phẩm hiệu quả và đảm bảo rằng sự kiện này đóng góp vào thành công của sản phẩm của bạn.

CÁC HẠNG MỤC CẦN CÓ ĐỂ TỔ TỔ CHỨC TRỌN GÓI LỄ RA MẮT SẢN PHẨM

Khi tổ chức một sự kiện lễ ra mắt sản phẩm, có một số hạng mục cần thiết để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và ấn tượng. Dưới đây là các hạng mục quan trọng:

1. ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC LỄ RA MẮT SẢN PHẨM

Nếu doanh nghiệp không lựa chọn tổ chức trực tiếp tại địa điểm của doanh nghiệp thì cần thuê một số địa điểm phù hợp chuyên cho thuê tổ chức lễ ra mắt sản phẩm hay các sự kiện có tính chất tương tự. Lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô và mục tiêu sự kiện, đảm bảo rằng không gian này có đủ các tiện ích như: sân khấu, khu vực ghế ngồi, khu vực trưng bày sản phẩm,  khu vực tiệc và các hoạt động khác.

2. HỆ THỐNG ÂM THANH ÁNH SÁNG TỔ CHỨC LỄ RA MẮT SẢN PHẨM

Nếu hệ thống âm thanh không sẵn có tại địa điểm cho thuê sự kiện thì cần chuẩn bị các thiết bị âm thanh, ánh sáng tiên tiến và chất lượng. Bên cạnh đó cần xác định cấu hình âm thanh và ánh sáng phù hợp với không gian và mục tiêu sự kiện từ đó tận tận dụng các thiết bị thuê một cách tốt nhất.

3. BÀN GHẾ VÀ PHỤ KIỆN TỔ CHỨC LỄ RA MẮT SẢN PHẨM

Chuẩn bị số lượng bàn ghế và phụ kiện cho khách mời và diễn giả đầy đủ và có chất lượng tốt. Đảm bảo rằng không gian này được sử dụng một cách thoải mái nhất và được trang trí sang trọng theo đúng chủ đề của sự kiện.

4. TRANG TRÍ BACKDROP, PHOTO BOOTH TỔ CHỨC LỄ RA MẮT SẢN PHẨM

Tổ chức lễ ra mắt mắt sản phẩm không thể thiếu khu vực sân khấu để MC và diễn giả thực hiện các nghi thức giới thiệu và thuyết trình về dòng sản phẩm mới. Ở khu vực này sẽ được dựng backdrop bằng các chất liệu khác nhau và trang trí các chi tiết một cách trang trọng theo yêu cầu. Riêng về backdrop sân khấu sẽ có 4 dạng backdrop như sau:

Dạng 1: Backdrop chữ nhật chất liệu bạt hiflex căng khung sắt 

Dạng 2: Backdrop tròn in ấn căng khung và trang trí bóng bay quanh vèn 

Dạng 3: In pp đề can bồi formex có ưu điểm đẹp sắc nét chụp ảnh không lóa 

Dạng 4: Màn hình led

Phía bên ngoài khu vực đón khách các loại photo booth để chụp chụp ảnh, banner, standee, khung ảnh để truyền truyền thông cũng được dựng lên giúp sự kiện trở nên sang trọng và trọn vẹn hơn. 

5. THIẾT BỊ TRÌNH CHIẾU TỔ CHỨC LỄ RA MẮT SẢN PHẨM:

Sử dụng màn hình led, TV màn hình lớn, hoặc máy chiếu để trình chiếu hình ảnh và thông tin sản phẩm. Đảm bảo rằng các thiết bị này hoạt động tốt và hiển thị rõ ràng.

6. TIỆC TRÀ TEABREAK, FINGER FOOD, TIỆC MẶN, BUFFET VÀ SET MENU TRONG LỄ RA MẮT SẢN PHẨM

Thông thường các sự kiện ra mắt sản phẩm cũng sẽ có phần tiệc trà để khách mời có thể điểm tâm nhẹ nhàng trong sự kiện. Tiệc trà teabreak sang trọng kết hợp cùng tiệc mặn với những món ăn được lựa chọn kỹ lưỡng từ các nhà hàng uy tín.

7. NHÂN SỰ CẦN CÓ TRONG BUỔI TỔ CHỨC LỄ RA MẮT SẢN PHẨM

Đội ngũ nhân sự đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong những sự kiện này. Tuỳ vào quy mô sự kiện mà số lượng nhân sự sự kiện khác nhau. Nhưng cơ bản thì bao gồm những nhóm nhân sự như: 

• Nhân sự biểu diễn như MC, ca sĩ,…
• Nhân sự PGs, helper, an ninh
• Nhân sự chạy chương chương trình gồm: nhân sự điều phối tổng, nhân sự chạy âm thanh ánh sáng, nhân sự care nhân sự và các vị trí khác nếu cần thiết
• Nhân sự thi công
• Nhân sự quay chụp  

8. THIẾT BỊ KHÁC TRONG TỔ CHỨC LỄ RA MẮT SẢN PHẨM

Điều này có thể bao gồm các thiết bị kỹ thuật khác nhau như máy quay, máy chụp ảnh, và các thiết bị khác cần thiết cho việc ghi lại và quay phim sự kiện. Những hạng mục này đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức một sự kiện lễ ra mắt sản phẩm thành công và đáp ứng mục tiêu của bạn.

LÝ DO NÊN LỰA CHỌN CÔNG TY CHUYÊN NGHIỆP TỔ CHỨC LỄ RA MẮT SẢN PHẨM

Có thể thấy rằng việc tổ chức một sự kiện ra mắt cần chuẩn bị rất nhiều hạng mục khác nhau và cần một kế hoạch chi tiết bài bản thực sự không hề đơn giản khi thực hiện với những doanh nghiệp không chuyên. Nếu doanh nghiệp tự tổ chức những sự kiện lớn như vậy có thể các vấn đề về thời gian, chi phí, quy cách sẽ không được kiểm soát chặt chẽ.

Vậy nên với những lí do trên việc thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là rất cần thiết. Một công ty chuyên tổ chức sự kiện sẽ:

• Sở hữu hệ thống âm thanh ánh sáng hiện đại sẽ tối ưu được thời gian; ngân sách dành cho doanh nghiệp.
• Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt huyết luôn đưa ra các ý tưởng sáng tạo.
• Tư vấn tận tình về các khâu, tác phong làm việc nhanh chóng, chuyên nghiệp. 
• Nhận được nhiều ưu đãi, giảm giá khi thuê dịch vụ trọn gói.

Redevent – với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện, cùng tinh thần không ngừng sáng tạo, đổi mới và nâng cao chất lượng dịch vụ, kết hợp với đó là đội ngũ ekip dày dặn kinh nghiệm trong quản lý, triển khai, tổ chức sự kiện, chúng tôi sẽ luôn đồng hành và tận tâm với khách hàng trong từng sự kiện từ lớn đến nhỏ.

Liên hệ ngay Hotline 0943 68 3333 của Redevent để nhận được tư vấn sớm và hoàn toàn miễn phí ngay hôm nay!