Tổ chức sự kiện là một hoạt động quan trọng đối với các doanh nghiệp nhằm xây dựng thương hiệu, tăng cường mối quan hệ với đối tác và khách hàng, cũng như quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ. Tuy nhiên, nếu không được quản lý cẩn thận, ngân sách sự kiện có thể nhanh chóng vượt quá dự kiến. Bài viết dưới đây của Red Event sẽ cung cấp 1 số phương pháp giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí hiệu quả khi tổ chức sự kiện.

Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp

Việc lựa chọn đúng agency tổ chức sự kiện là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc kiểm soát chi phí. Trước khi tiếp cận một đơn vị tổ chức, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của sự kiện. Bạn cần trả lời các câu hỏi như: Mục tiêu chính của sự kiện là gì? Đối tượng khách mời là ai? Quy mô sự kiện ra sao? Sự kiện diễn ra tại đâu? Thời gian tổ chức như thế nào? 

Khi đã có các thông tin cơ bản trên, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ triển khai lập kế hoạch chi tiết và liệt kê các hạng mục và  yêu cầu cụ thể. Doanh nghiệp nên kết hợp với 1 agency tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để họ phát triển ý tưởng phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp, từ đó giảm thiểu khả năng vượt ngân sách. Khi hợp tác với 1 đơn vị uy tín bạn sẽ giải quyết được một số vấn đề nhất định.

Kiểm soát hệ thống nhà thầu

Một yếu tố quan trọng nữa là kiểm soát hệ thống nhà thầu, bao gồm đơn vị cung cấp thiết bị, nhà cung cấp dịch vụ, và các nhà thầu phụ. Một agency tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ có sẵn một danh sách đối tác đáng tin cậy với chi phí hợp lý, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và thương lượng.

Chuyên gia quản lý vận hành event có kinh nghiệm

Một agency sự kiện chuyên nghiệp thường có đội ngũ chuyên gia có kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch, giám sát, và quản lý các hạng mục khác nhau trong sự kiện. Điều này đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện được vận hành trơn tru và đúng tiến độ. Với sự hỗ trợ từ các chuyên gia, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tránh được các rủi ro chi phí tiềm ẩn do thiếu kinh nghiệm tổ chức. 

Tận dụng lao động thời vụ 

Đối với những sự kiện không yêu cầu đội ngũ nhân sự cố định, việc thuê lao động thời vụ có thể giúp tiết kiệm chi phí đáng kể. Lao động thời vụ có thể hỗ trợ trong các công việc như lễ tân, phát quà, hướng dẫn khách mời, hay giám sát sự kiện. Bằng cách tận dụng lực lượng lao động này, doanh nghiệp có thể cắt giảm chi phí thuê nhân sự chính thức nhưng vẫn đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ.

Tổ chức sự kiện vào các thời điểm nào để tiết kiệm chi phí?

Tổ chức sự kiện vào các thời điểm hợp lý có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí. Điều này bao gồm lựa chọn các ngày trong tuần, tránh các mùa cao điểm và tận dụng các chương trình ưu đãi từ các đơn vị cung cấp dịch vụ.

Tổ chức vào các ngày trong tuần

Thay vì tổ chức sự kiện vào cuối tuần, khi chi phí thuê địa điểm và dịch vụ cao hơn, doanh nghiệp nên cân nhắc tổ chức vào các ngày trong tuần. Nhiều địa điểm và nhà cung cấp dịch vụ thường có giá ưu đãi cho những ngày ít khách hàng hơn. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí thuê mà còn dễ dàng hơn trong việc đặt lịch với các nhà cung cấp và dịch vụ liên quan.

Tận dụng các chương trình ưu đãi

Nhiều đơn vị tổ chức sự kiện và nhà cung cấp dịch vụ thường có các chương trình khuyến mãi hoặc ưu đãi trong những giai đoạn nhất định trong năm. Việc nắm bắt những thông tin này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí. Ví dụ, một số công ty cung cấp thiết bị âm thanh, ánh sáng hoặc dịch vụ quay phim, chụp ảnh thường có các gói dịch vụ trọn gói giá ưu đãi cho các doanh nghiệp đặt hàng trước hoặc tổ chức trong các giai đoạn thấp điểm.

Xác định rõ mục đích kế hoạch 

Để tránh việc lãng phí ngân sách, điều quan trọng là phải xác định rõ mục đích của sự kiện ngay từ đầu. Khi bạn có một brief chi tiết, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ dễ dàng lên kế hoạch và ý tưởng sát với yêu cầu của doanh nghiệp. Điều này giúp tránh những chi phí phát sinh không đáng có do việc điều chỉnh ý tưởng hoặc thay đổi kế hoạch giữa chừng.

Một brief rõ ràng không chỉ giúp agency hiểu rõ mong muốn của doanh nghiệp mà còn giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác những gì cần và không cần cho sự kiện của mình. Từ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn.

Quản lý ngân sách

Việc quản lý ngân sách là yếu tố then chốt để sự kiện diễn ra thành công mà không vượt quá mức chi tiêu. Trước khi bắt đầu tổ chức, hãy lập ra một kế hoạch ngân sách chi tiết, phân bổ chi phí cho từng hạng mục như địa điểm, âm thanh, ánh sáng, nhân sự, quà tặng, và trang trí.

Một nguyên tắc quan trọng là luôn có khoản dự phòng khoảng 10-15% tổng ngân sách để đối phó với những chi phí bất ngờ. Đối với những hạng mục lớn như thuê địa điểm hoặc dịch vụ âm thanh, hãy so sánh giá từ nhiều nguồn khác nhau để đảm bảo bạn chọn được đối tác có giá hợp lý nhất.

Ngoài ra, khi làm việc với agency tổ chức sự kiện, hãy yêu cầu họ cung cấp bảng báo giá chi tiết và giải thích rõ từng hạng mục. Điều này giúp bạn tránh được những khoản chi tiêu không rõ ràng và có thể kiểm soát tài chính một cách hiệu quả.

Tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là việc cắt giảm các khoản chi tiêu mà còn là quản lý thông minh trong tất cả các khâu. Từ việc chọn agency, tận dụng thời gian và ưu đãi đến việc lập kế hoạch chi tiết và quản lý ngân sách cẩn thận, mỗi bước đều có thể giúp doanh nghiệp tổ chức một sự kiện thành công với chi phí hợp lý.

Redevent – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Việt Nam

Redevent tự hào là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam, với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Chúng tôi chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện từ nhỏ đến lớn, từ sự kiện doanh nghiệp đến các buổi lễ khai trương, hội thảo, và tiệc cuối năm.

Với đội ngũ chuyên gia sự kiện chuyên nghiệp, Redevent cam kết mang đến cho doanh nghiệp bạn những sự kiện ấn tượng và tiết kiệm chi phí. Chúng tôi luôn lắng nghe nhu cầu của khách hàng, xây dựng kế hoạch chi tiết và sáng tạo nhằm mang lại giá trị cao nhất. Bạn hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như khả năng quản lý ngân sách của Redevent, giúp sự kiện của bạn diễn ra thành công mà không lo về chi phí phát sinh.

Hotline: 0943.68.3333