Quy trình tổ chức sự kiện như thế nào là câu hỏi còn băn khoăn của rất nhiều đơn vị tổ chức.

Ngày nay, việc tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị đặc biệt là trong PR. Theo báo cáo nghiên cứu thị trường của FTA, các hoạt động dịch vụ hỗ trợ phát triển thương hiệu được sử dụng thường xuyên nhất ở Việt Nam là: quảng cáo và tổ chức sự kiện (sử dụng ngang bằng); tiếp theo là PR; nghiên cứu thị trường và e-marketing.

Có rất nhiều loại sự kiện khác nhau, mỗi loại sự kiện lại có những mục đích, vai trò khác nhau trong chiến lược chung của công ty. Tuy nhiên, đối với bất kì loại hình sự kiện nào muốn thành công vẫn phải tuân theo một quy trình tổ chức sự kiện và những cách thức tổ chức sự kiện nhất định:

Nắm bắt suy nghĩ khách hàng

Trước khi bắt đầu vào một kế hoạch tổ chức sự kiện, ta phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất. Yêu cầu này do chủ đầu tư, các khách hàng đưa ra. Các yêu cầu này được thể hiện trong một bản brief, căn cứ vào bản brief này ta sẽ xác định được rõ ràng mình cần phải làm gì, các bước tổ chức sự kiện ra làm sao. Để thực hiện bản brief, bạn phải trả lời được các câu hỏi sau:

• Loại hình sự kiện sẽ tổ chức (họp báo, giới thiệu sản phẩm, talkshow, …)
• Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì?
• Khách tham dự là những ai?
• Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?
• Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?
• Ngân sách là bao nhiêu?
• Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có điểm đặc biệt gì?

Lên ý tưởng

Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự  kiện phải tập hợp một nhóm người để tiến hành brainstorm ý tưởng các bước tổ chức sự kiện. Lưu ý khi thực hiện cần nắm rõ yêu cầu của bản brief, đồng thời hiểu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức event. Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện trên proposal, là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

Thiết kế

• Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý tưởng. Các vấn đề bao gồm:
• Địa điểm tổ chức.
• Thời gian tổ chức chương trình và thời gian diễn ra chương trình.
• Chủ đề (theme/concept) của chương trình.
• Thiết kế hình ảnh cho chương trình.
• Chương trình chi tiết, gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao.

Lên kế hoạch tổ chức

Đây là lúc quy trình tổ chức sự kiện được cụ thể hóa chi tiết nhất trước khi tiến hành thực thi. Công ty sự kiện cần quan tâm đến các vấn đề như:

• Ngân sách.
• Nguồn nhân lực thực hiện.
• Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.
• Vận chuyển như thế nào.
• Phân tích rủi ro có thể xảy ra.
• Tiến hành thực hiện

Một sự kiện thường mất 2 tuần để thực hiện. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc các bên liên quan. Một số công ty tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thuê ngoài (outsourcing) một số hoạt động và cử bộ phận giám sát hoạt động…Lưu ý cần trao đổi với khách hàng thường xuyên để đạt được sự chấp thuận từ phía khách hàng, đồng thời luôn kiểm soát chặt chẽ nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra.

Kết thúc sự kiện

Các bước tổ chức sự kiện, luôn theo dõi chặt chẽ khi sự kiện diễn ra. Điều chỉnh khi phát sinh vấn đề.

Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…
Họp rút kinh nghiệm: Sau khi event kết thúc, trong công ty tổ chức sự kiện mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Hãy chuẩn bị cho sự thành công của chương trình  của bạn bằng cách kết nối ngay với chúng tôi, không có gì hơn một lời cảm kết hoàn thành tốt sứ mạng được quý khách hàng tin tưởng và trao gửi. RedEvent luôn sẵn sàng đội ngũ nhân sự lên ý tưởng, thiết kế, chuẩn bị, bố trí và thi công cho mọi sự kiện của quý khách hàng. Hãy liên hệ ngay với RedEvent để chắc chắn là bạn có một giải pháp hiệu quả và hợp lý cho công ty mình.

Mọi chi tiết xin liên hệ :

RED EVENT JOINT STOCK COMPANY.

Địa chỉ: T&T Riverview – 440 Vĩnh Hưng – Hoàng Mai – Hà Nội

Chi nhánh : A06 Lê Thị Riêng phường Thới An quận 12, TP HCM

Email: admin@redevent.com.vn

Hotline: 0943 68 3333