Trong tình hình diễn biến phức tạp của dịch bệnh, gần như tất cả các sự kiện trên thế giới đều phải tạm hoãn lại hoặc tìm một hướng tổ chức mới. Virtual event là giải pháp đã “cứu cánh” vô vàn sự kiện quốc tế trước thách thức này. Để có thể tổ chức một sự kiện trực tuyến hoàn hảo, doanh nghiệp cần hiểu rõ về hình thức tổ chức sự kiện này, bao gồm các loại virtual event, format một sự kiện, những lưu ý khi tổ chức,…

Virtual event là gì?

Virtual Event (sự kiện thực tế ảo), nói một cách ngắn gọn, là bất kỳ những sự kiện hay cuộc gặp gỡ nào được tổ chức diễn ra trên nền tảng trực tuyến thay vì một địa điểm trong thực tế với quy mô số người tham dự có thể không hề bị giới hạn.

Virtual Event là sự kết hợp giữa nhiều nguồn hình thức dữ liệu/nguồn hình ảnh/video…, bao gồm hai hình thức: một là kết hợp giữa ghi hình phát live, xen kẽ các nguồn tư liệu có sẵn trên các nền tảng truyền thông xã hội (Live 70%, Recorded 30%), hai là ghi hình biên tập và phát lại dưới hình thức live (Recorded 100%).

Tổ chức sự kiện online trực tuyến đã được áp dụng bởi nhiều nhãn hàng lớn trên khắp thế giới như Sony, Nuffic Neso… Hiện nay ở Việt Nam cũng có nhiều doanh nghiệp đã tổ chức sự kiện trực tuyến nhằm gia tăng số lượng người xem như Honda, Heniken…

Lợi ích của tổ chức sự kiện trực tuyến

Trước thực tế khó khăn của dịch bệnh Covid-19, các doanh nghiệp và đơn vị nếu không muốn các hoạt động kinh doanh bị đình trệ thì cần ngay lập tức chuẩn bị cho những chuyển đổi số, linh hoạt trong việc tìm kiếm giải pháp nhằm hạn chế tiếp xúc trực tiếp nơi công cộng, hạn chế tập trung đông người.

Và giải pháp không thể tốt hơn chính là Virtual Event, với ưu điểm tương tác trực tiếp với số lượng lớn người xem trong thời gian ngắn, nhanh chóng, có tiềm năng đem lại những phản hồi trực tiếp từ tệp khách hàng của doanh nghiệp mà trước đây khó có thể tiếp cận và thu thập được thông tin.

Theo đó, tổ chức sự kiện ảo còn mang lại nhiều ưu điểm sau:

• Tăng độ tương tác: Tương tác trực tiếp với số lượng lớn người xem trong thời gian ngắn. Thu thập được phản hồi và thông tin của nhiều khách hàng ngay tại thời điểm diễn ra sự kiện.
• Nhanh chóng, tiết kiệm: Vì không cần phải tổ chức sự kiện offline nên doanh nghiệp có thể cắt giảm được các chi phí liên quan như địa điểm tổ chức, sân khấu, âm thanh, ánh sáng…
• Mở rộng đối tượng khách hàng: Với mạng lưới thông tin mang tính toàn cầu, doanh nghiệp dễ dàng tổ chức virtual event và tiếp cận được tệp khách hàng tiềm năng lớn. Đây là cơ hội để doanh nghiệp truyền thông và giới thiệu về các sản phẩm, dịch vụ của mình.

Có những sự kiện trực tuyến (virtual event) nào? 

Rất nhiều dạng sự kiện trực tiếp có thể được tổ chức thành sự kiện trực tuyến. Mỗi sự kiện sẽ phục vụ các mục tiêu, mục đích riêng của doanh nghiệp và mang tính chất như sự kiện được tổ chức trực tiếp. Doanh nghiệp có thể tham khảo một số  loại virtual event phổ biến sau:

1. Hội thảo trực tuyến (webinar)

Hội thảo trực tuyến webinar là buổi hội thảo có chủ đề được tổ chức trực tuyến, người tham dự có thể theo dõi qua laptop, mobile ở bất cứ đâu thông qua đường truyền internet. Một doanh nghiệp có thể tổ chức webinar để đào tạo nhân viên, hội thảo chuyên đề, ra mắt sản phẩm hay bán hàng.

Các hội thảo trực tuyến có thể diễn ra trong thời gian ngắn, hoặc kéo dài nhiều ngày như các sự kiện hội thảo trực tiếp có quy mô lớn. Với các hội thảo lớn như vậy, doanh nghiệp có thể điều chỉnh, phân chia nội dung tương tác sao cho phù hợp nhất với người tham dự của mình.

2. Trade show trực tuyến (virtual trade show)

Trade show trực tuyến được thiết kế để doanh nghiệp có thể trưng bày, ra mắt sản phẩm trực tuyến. Thường thì sự kiện trade show trực tuyến sẽ có chi phí tổ chức ít hơn trade show bình thường khá nhiều, trong khi vẫn đảm bảo người xem có thể tìm thấy những sản phẩm mới và thích hợp cho mình.

3. Workshop trực tuyến (virtual workshop)

Các workshop trực tuyến thường được tổ chức để mang lại kiến thức cho người tham gia về một chủ đề cụ thể. Cũng như workshop bình thường, các workshop trực tuyến cũng tạo điều kiện cho người tham gia có cơ hội tương tác và giao tiếp với những chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức. Workshop trực tuyến có thể giúp doanh nghiệp nâng cao thương hiệu và sự trung thành của khách hàng.

4. Sự kiện thúc đẩy doanh số trực tuyến (virtual sale kickoffs)

Một sự kiện thúc đẩy doanh số trực tuyến (SKO) là sự kiện trên mạng diễn ra thường niên. Cả bộ phận bán hàng, cùng với một vài nhà điều hành cấp cao hơn sẽ họp lại với nhau để nói về cách hoạt động, chia sẻ một số thông tin mới về sản phẩm, và đặt mục tiêu mới. Sự kiện này thường được doanh nghiệp sử dụng để nâng cao tinh thần làm việc và xác định hướng đi cho năm mới. Trong tình hình dịch bệnh gây khó khăn nghiêm trọng, đây là sự kiện được nhiều doanh nghiệp trên thế giới sử dụng để giữ vững tinh thần cho nhân viên và đảm bảo tiến độ công việc.

5. Các sự kiện biểu diễn, sự kiện âm nhạc trực tuyến (online concert)

Tưởng như trải nghiệm cảm giác hò reo cổ vũ cho một ban nhạc, hay một ca sĩ qua màn hình Internet là một ý tưởng vô lý, nhưng ngày càng có nhiều ban nhạc, nghệ sĩ quốc tế quyết định tổ chức online concert. Một ví dụ nổi bật có thể kể đến là concert của nhóm nhạc Hàn Quốc Blackpink diễn ra tháng 1 vừa rồi. Sự kiện được tổ chức trên nền tảng xã hội Youtube và đem lại doanh thu khổng lồ cho công ty giải trí cũng như thành công cho nhóm nhạc. Không gì có thể đánh bại cảm giác cùng đứng trong một đám đông để xem các tiết mục biểu diễn nhưng bù lại, các nghệ sĩ có thể xây dựng các sân khấu, các tiết mục hoành tráng, “mãn nhãn” một cách dễ dàng hơn với online concert.

Cách tổ chức virtual event – sự kiện trực tuyến như thế nào

Để tổ chức được sự kiện trực tuyến một cách dễ dàng và hiệu quả, doanh nghiệp cần có những kế hoạch thật kỹ lưỡng và bài bản.

• Lập các mục tiêu chính của sự kiện
• Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện trực tuyến
• Đội ngũ tổ chức virtual event chuyên nghiệp

Trên đây là tất cả những điều cơ bản mà doanh nghiệp cần biết về sự kiện trực tuyến virtual event. RedEvent hy vọng  rằng bạn có thể tham khảo bài viết và cân nhắc loại hình sự kiện thích hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

Nếu có kế hoạch tổ chức các sự kiện như lễ khai trương, roadshow, hội thảo, hội nghị, … bạn có thể liên hệ với RedEvent. RedEvent là một đơn vị dẫn đầu trong dịch vụ tổ chức sự kiện tại Việt Nam với hơn 10 năm kinh nghiệm làm việc cùng các đối tác lớn. Liên hệ với RedEvent ngay để nhận được sự tư vấn Nhanh chóng – Nhiệt tình – Chuyên nghiệp nhất.

Chi tiết liên hệ :

REDEVENT JOINT STOCK COMPANY

Địa chỉ: T&T Riverview – 440 Vĩnh Hưng – Hoàng Mai – Hà Nội

Chi nhánh: A06 Lê Thị Riêng phường Thới An quận 12, TP HCM

☎️☎️☎️ 0943 68 3333