Để tổ chức sự kiện được thành công các nhà tổ chức chuyên nghiệp sẽ có những cách thức tổ chức khác nhau. Nhưng vẫn sẽ có một quy trình tổ chức sự kiện chung có thể áp dụng được cho mọi chương trình. Sau đây là quy trình 5 bước rút gọn nhất giúp những newbie trong ngành có thể áp dụng vào quá trình trình tổ chức sự kiện của mình một cách tốt nhất.

Tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện là một hoạt động hoặc tình huống đặc biệt và quan trọng diễn ra tại một thời điểm và địa điểm cụ thể. Sự kiện có thể là bất kỳ sự việc nào mang tính chất độc đáo, gây chú ý, và tạo ra ảnh hưởng lớn đối với một nhóm người hoặc cộng đồng.

Tổ chức sự kiện là quá trình lập kế hoạch, lên ý tưởng, triển khai và quản lý một sự kiện để đáp ứng mục tiêu cụ thể. Sự kiện có thể là bất kỳ hoạt động nào có tính chất công khai hoặc riêng tư. Từ các buổi họp nhỏ, hội thảo, đám cưới, khai trương cửa hàng, triển lãm, hội chợ đến các sự kiện lớn như lễ hội, concert, hội nghị quốc tế, và nhiều loại sự kiện khác.

Quy trình 5 bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Bước 1: Nhận Brief (thông tin và yêu cầu) từ khách hàng

Thông qua bước nhận Brief hay RFP (Request for proposal) từ khách hàng (đối với Event Agency), Account Event nhận được những thông tin cơ bản sau: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với Event…. Từ đó sẽ định hướng được các công việc tiếp theo trong quá trình tổ chức sự kiện.

Bước 2: Viết Proposal (Bản kế hoạch chi tiết)

• Hình thành Concept và Theme ( Phong cách chủ đạo và chủ đề)

Concept là ý tưởng chủ đạo và Theme là chủ đề của một sự kiện. Bước hình thành concept cho sự kiện rất quan trọng bởi chỉ khi xác định được concept, người làm sự kiện mới phát triển được theme của sự kiện. Gồm những hiệu ứng về phần nhìn, thiết kế sử dụng trong chương trình. Hay việc trang trí, hoạt động của sự kiện sao cho phù hợp với concept đã định ra.

Để có được Concept và Theme, người ta phải dựa trên các thông tin về Đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng, và mục tiêu truyền thông của sự kiện. Quá trình cùng nhau ngồi phát triển các ý tưởng về Concept và Theme người ta gọi là Brainstorm.

• Viết Proposal hoàn chỉnh

Từ Concept và Theme Event, người lập kế hoạch sẽ đưa ra được nhiều Idea sáng tạo và phù hợp với sự kiện. Tiếp theo sau đó là bước viết Proposal hoàn chỉnh thường sẽ gồm các phần như: Phương án thiết kế, Nội dung chương trình, Đề xuất nhân sự và Kế hoạch truyền thông (tùy sự kiện yêu cầu)

Một Proposal được đánh giá cao phải thể hiện được tính khả thi và logic của từng phần nội dung trình bày. Cách thức truyền tải cần rõ ràng, dễ hiểu không lan man khiến KH khó hình dung. Các hạng mục thiết kế 2D, 3D và nội dung chương trình cần có sự sáng tạo, khác biệt, đầy đủ và theo sát chủ đề. 

• Báo giá 

Một phần không thể thiếu trong kế hoạch nữa là Báo giá sẽ được gửi riêng cho KH sau khi hoàn thiện Proposal.

Bước 3: Thuyết trình kế hoạch (Tùy yêu cầu của từng KH sẽ có bước này hoặc không)

Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho Sự kiện, bạn bắt đầu cho bước Gặp khách hàng để Present (thuyết trình) kế hoạch của mình. Thông qua việc thuyết trình, bạn phải truyền tải cho người nghe được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao.

Một số khách hàng sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy được cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện mang lại cho họ. Nếu Sự kiện mà bạn thuyết trình đáp ứng được mong đợi của họ, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí bạn sẽ có cơ hội thắng thầu.

Bước 4: Tổ chức triển khai (Execution)

Sau khi hoàn thành các bước trên nhân sự nhanh chóng chuyển sang quá trình trình tổ chức triển khai. Bắt đầu bằng việc chuẩn bị đội ngũ nhân sự và phân công công việc cho từng Team ứng với nhiệm vụ được giao. Lên checklist, tiến độ (schedule) kèm deadline cụ thể… thật chi tiết đồng thời  giám sát, đôn đốc và kết nối công việc của từng bộ phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt.

• Trước sự kiện (Pre-Event)

Trước sự kiện (Pre-Event) sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành. Từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp đặt (set-up). Ngoài ra còn truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời khách, phương tiện đi lại, (nếu có), tổng duyệt (rehearsal)… và bạn sẽ phải thật chu đáo và nghiêm túc để hoàn thành.

• Trong sự kiện (At-Event)

Trong sự kiện (At-Event), với vai trò trưởng dự án, bạn sẽ là đầu não chỉ huy mọi hoạt động. Một người chỉ huy tốt sẽ biết cách vận hành guồng máy của mình suôn sẻ, đem lại một Event làm hài lòng người tham dự lẫn Công ty/Khách hàng.

• Sau sự kiện (Post-Event)

Mọi việc như vậy chưa phải đã kết thúc mà có cả núi công việc cần giải quyết ngay sau Event (Post-Event): Ngay tại hiện trường, chúng ta sẽ phải thu dọn, bàn giao địa điểm, trả lại các thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp, và cùng Event team ăn mừng một bữa lớn sau khi sự kiện kết thúc.

Sau đó sẽ tiến hành truyền thông sau sự kiện theo yêu cầu của khách hàng nếu cần thiết.

Bước 5: Đánh giá, tổng kết và báo cáo (Evaluation and Report)

Sau sự kiện dưới đây là một số công việc cần làm để báo cáo tổng kết cho khách hàng và quyết toán với công ty:

1. Quyết toán chi phí và các hạng mục phát sinh thêm hoặc giảm bớt. 
2. Tính tiền lương thưởng phạt cho các nhân sự tham gia chương trình.
3. Tổng kết lại những thành tựu đạt được và những công việc chưa hoàn thành đồng thời đo lường hiệu quả của chương trình, bao gồm số lượng và phản ứng của người tham dự và phản hồi từ khách hàng.,…
4. Đánh giá công tác quảng cáo và truyền thông như hiệu quả về banner, tờ rơi, booking báo chí PR, truyền thông mạng xã hội,….
5. Đính kèm hình ảnh, các liên kết và tài liệu báo cáo liên quan.
6. Ngoài ra, nhóm Event cần tổ chức cuộc họp tổng kết và rút kinh nghiệm ngay sau sự kiện. Điều này rất quan trọng để cải thiện chất lượng các sự kiện tiếp theo. Việc tổ chức cuộc họp này càng sớm càng tốt.

Như vậy trên đây là các bước để một sự kiện bất kì được hoàn thành, hãy đồng hành cùng RedEvent trong những chặng đường sắp tới để chờ đón các sự kiện thêm bùng nổ nhé! Lý thuyết thì là vậy nhưng khi thực tế có biết bao điều phát sinh khiến DN phải đau đầu! 

Redevent – Đơn vị tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu

Redevent là một trong những cái tên có tiếng trong ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam, chuyên cung cấp hệ thống thiết bị sự kiện và tổ chức sự kiện trọn gói toàn quốc. Nổi bật với thế mạnh trong các sự kiện khai trương, ra mắt sản phẩm, khách thành, động thổ hay lễ kỷ niệm, thời gian gần đây Redevent còn liên tục hợp tác với các tổ chức văn hóa tham gia vào các sự kiện văn hóa nghệ thuật lớn trên địa bàn cả nước.

Trong gần 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện Redevent không ngừng sáng tạo, đổi mới và nâng cao chất lượng dịch vụ. Với một đội ngũ ekip dày dặn kinh nghiệm trong quản lý nghệ thuật, công nghệ chúng tôi sẽ luôn đồng hành và tận tâm với khách hàng trong từng sự kiện từ lớn đến nhỏ.

Liên hệ ngay Hotline 0943 68 3333 của Redevent để nhận được tư vấn sớm và hoàn toàn miễn phí ngay hôm nay!