Thuật ngữ Chuyên ngành Tổ Chức Sự kiện Chuyên nghiệp

A&B – Bản tóm tắt về phòng nghỉ và bữa sáng, chuyên được sử dụng tại nhiều điểm họp
Đăng ký trước – Đặt chỗ trước khi sự kiện được tổ chức.
Agency – Một tổ chức hay công ty cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của một công ty hoặc tổ chức khác
Agenda – Lịch trình những thứ cần làm. Vd: Event Agenda là chương trình kịch bản
Alacarte – Thuật ngữ tiếng Pháp, Alacarte hay còn được gọi là À la carte, dùng để chỉ bữa ăn mà khách order món lẻ dựa trên thực đơn có sẵn tại nhà hàng. Tùy vào sở thích và số lượng người trên bàn ăn mà khách có thể yêu cầu nhân viên làm món có khẩu phần phù hợp.
Chỉ đạo nghệ thuật – Chỉ đạo nghệ thuật làm việc chặt chẽ với các điều phối viên xây dựng, để giám sát khía cạnh thẩm mỹ và thiết kế chi tiết của cảnh quay khi chúng được thực hiện.
Người tham dự – Người tham dự sự kiện
Audio Conferencing – Trong hội nghị này, thứ 3 bên ngoài phòng hội thảo có thể tham gia dự án thông qua đường dây điện thoại analog.Giao tiếp trong hội nghị này có thể là 1 chiều hoặc tương tác.
Audio Visual Aids – Phụ kiện nghe nhìn, ví dụ phim, projector, loa, flip chart….
Thính phòng – Diễn đàn khán phòng
Hệ thống AV (Audio Visual System) – Hệ thống âm thanh, ánh sáng.
B2B – Doanh nghiệp đối với doanh nghiệp
B2C – Doanh nghiệp đến người tiêu dùng
Back Curtain – Che cánh gà và sau sân khấu
Hậu trường – Hậu trường, sân khấu
Huy hiệu: Huy hiệu, phù hiệu, thẻ
Baffle – Vách ngăn
Thứ tự sự kiện tiệc (BEO) – Tạm hiểu là 1 bản tóm tắt liệt kê chi tiết các đồ vật chuẩn bị cho sự kiện ví dụ thiết lập phòng thế giới, đồ ăn uống ra sao
Phòng tiệc – là một căn phòng được thiết kế bố trí xây dựng phục vụ cho mục đích bày biện, chuẩn bị và phục vụ cho một bữa tiệc (thường là tiệc mặn) để phục vụ cho một buổi chiêu đãi trọng thể, liên hoan nhân một sự kiện xã hội hoặc một dịp nào đó.
Băng keo điện đen – Băng keo đen dây điện
Tóm tắt – Bản tóm tắt yêu cầu của khách hàng
Máy tạo bong bóng – Máy thổi bóng xà phòng
Triết lý ngân sách – Chính tài khoản tính toán
Cash Bar – Nơi khách phải trả tiền để mua đồ uống, nước có tính phí
Caterer – 1 cá nhân hay công ty được cho thuê để cung cấp dịch vụ thực hiện cho 1 sự kiện. Thường là được đào tạo từ các khách sạn (sử dụng trong các sự kiện có liên quan đến ẩm thực).
Celebrity (gọi tắt là Celeb) – Người nổi tiếng, khách mời nổi tiếng
Central Console – Âm thanh điều khiển Trung tâm, ánh sáng
Classroom Style – Sắp xếp bàn ghế theo kiểu học
Khách hàng – Khách hàng trả tiền cho sản phẩm / dịch vụ
Hoa hồng – Tiền hoa hồng
Bồi thường – các khoản thanh toán bồi thường được thực hiện sau một cuộc thương thảo không thành công
Phiên đồng thời – Các phiên (phần) khác nhau diễn ra đồng thời, trong sự kiện ví dụ như nhiều hoạt động, nhiều chủ đề khác nhau cùng diễn ra 1 lúc
Conference Center – Địa điểm hoặc không gian thiết kế chỉ dành cho các buổi họp kinh doanh, hội thảo hoặc thuyết trình.
Conference Pack – Thông tin buổi họp, hội thảo. Có thể bao gồm: bản đồ, lịch trình, kịch bản sự kiện, liên lạc thông tin… Thường là tài liệu được phát ngay trước buổi họp, hội thảo.
Pháo hoa giấy – Máy bắn kim tuyến
Kế hoạch dự phòng – Kế hoạch phòng bị cho các tình huống có thể xảy ra
Kế hoạch dự phòng – Kế hoạch sơ đồ có thể thay thế kế hoạch ban đầu nếu không mong đợi có thay đổi gì đó.
Corkage – Lệ phí khi bạn muốn sử dụng rượu riêng của mình tại nhà hàng, khách sạn
Gian hàng ở góc – Gian hàng ở góc, có ít nhất 2 mặt trở lên
Crew – group
Kiểm soát đám đông – Cung cấp bản hướng dẫn cho người tham gia hướng dẫn họ di chuyển có các lệnh tắc nghẽn
Cue – Tín hiệu để nhắc trước cho người biểu diễn, ca sĩ hoặc nhân viên kỹ thuật âm thanh, ánh sáng
Bọc ghế – Vải phủ ghế
Điều lệ – Thường sử dụng với những sự kiện liên quan đến máy bay, chuyến tàu. Cho thuê hoặc cung cấp.
Check In – Kiểm tra khách đến tham dự
Kiểm tra danh sách – Danh sách các hạng mục, đầu việc cần thực hiện trong chương trình
Trả phòng – Khi khách ra về
Chevron – Cách sắp xếp bàn ghế trong phòng tổ chức theo hình chữ V
DB&B – Bữa tối, nhà nghỉ chỉ phục vụ bữa sáng
Deadline – Time
Delegate – Đại biểu, khách hàng VIP
Die cut – Bế (cắt theo dao)
Đạo diễn – Đạo diễn là người chịu trách nhiệm chỉ đạo quá trình thực hiện một sự kiện.
Điện hoa giấy: pháo sáng (dùng trên sân khấu, không phải pháo bông)
Móc điện – đi dây điện
Ổ cắm điện – Power socket
Emcee ( MC ) – người dẫn chương trình
Kế hoạch hành động khẩn cấp : Kế hoạch hành động khẩn cấp, hay kế hoạch đối phó rủi ro, chỉ ra những gì cần làm khi có những rủi ro như cháy, ngộ độc thực phẩm, bị đánh bom…
Chương trình sự kiện – là một hình thức marketing nhằm quảng bá sản phẩm, dịch vụ và đưa đơn vị tiếp cận gần hơn với khách hàng. Giúp các đơn vị kinh doanh nâng cao nâng số bán hàng và mang đến những tác động hiệu quả đến doanh thu.
Điều phối viên sự kiện – là người quản lý tất cả các khía cạnh của sự kiện từ tính toán và chuẩn bị kinh phí cho sự kiện, lựa chọn địa điểm tổ chức thích hợp, sắp xếp lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong sự kiện cho đến lựa chọn thiết bị âm thanh ánh sáng, các phương tiện giải trí, lựa chọn nhà cung cấp thiết…
Event Executive – những nhân viên tổ chức sự kiện – những người luôn xuất hiện và đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi sự kiện. Họ được ví như là người nghệ sĩ và dùng sự sáng tạo, cẩn thận, tỉ mỉ của bản thân để tạo nên những sự kiện hoàn hảo nhất.
Event Manager – là người quản lí cao nhất, đại diện cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện.
Event planner – là người lên kế hoạch và quản lý tiến độ cho toàn bộ sự kiện, trong một vài sự kiện thì event planner còn được xem như người quản lý dự án (project manager).
Event Supervisor – là thuật ngữ dùng để chỉ vị trí người giám sát, giám sát các hoạt động trong tổ chức sự kiện. Người giám sát sẽ thuộc quyền quản lý trực tiếp và sẽ là người chịu trách nhiệm chính khi người trưởng bộ phận vắng mặt.
Địa điểm tổ chức sự kiện – Nơi diễn ra sự kiện
Triển lãm – là việc tổ chức trưng bày vật phẩm, tranh ảnh hoặc hàng hoá tập trung trong một thời gian và tại một địa điểm nhất định…
F&B (Food & Beverage) – Đồ ăn, thức uống
Feedback – Thông tin phản hồi (thường là của khách hàng)
Phiên bản cuối cùng – Bản chốt cuối
Đèn flash – là 1 trong các loại đèn sân khấu phổ biến, thường được sử dụng trong các quán cà phê, bar hay karaoke. Đèn Flash chính là 1 dạng của đèn Led. Ngoài việc được sử dụng để trang trí sân khấu, nó cũng được dùng trong các phim trường và studio để tạo ra những bức ảnh, thước phim đẹp và chuyên nghiệp.
Flip chart – Cái chân đế để những tờ giấy khổ A2 lên, có thể lật được như lịch treo tường, dùng cho thuyết trình.
Sơ đồ mặt bằng – Sơ đồ sắp xếp bàn ghế, đường đi, sân khấu
Follow light – Đèn theo dõi, đèn chiếu công suất lớn tập trung, sử dụng cho sân khấu
Follow spotlight – Điều khiển polo đèn bằng tay tập trung chiếu theo vật thể cần chiếu
Theo dõi – Các hoạt động xuất hiện sau sự kiện, phân biệt với Đánh giá nghĩa là rút kinh nghiệm, đánh giá sau sự kiện.
Foyer – Cái sảnh
Chiếu màn hình trước – Chiếu trước, sử dụng máy chiếu đặt trước màn hình và chiếu thẳng lên màn hình
Gala dinner – Tiệc liên hoan, ăn uống buổi tối
Máy phát điện – là thiết bị biến đổi cơ năng thành điện năng thông thường sử dụng nguyên lý cảm ứng điện từ.
Gooseneck – Giá đỡ trên cái biểu tượng để đặt mic, có thể điều chỉnh ngắn ý
Cổng chào – Cổng chào thường được đặt trước chương trình sự kiện. Màu sắc hình ảnh phù hợp với chương trình sự kiện, thương hiệu của nhà tổ chức. Theo đó, trên cổng chào còn có thể có thêm ngày diễn ra sự kiện để khách hàng dễ dàng nắm thông tin.
Đặt phòng theo nhóm – Đặt chỗ, đặt phòng cho 1 người nhóm
Khách – Khách tham dự sự kiện.
Guiding board – Hướng dẫn bảng (chỉ đến sự kiện tổ chức)
Bàn Trưởng – Bàn VIP
Herringbone Style – Cách sắp xếp bàn ghế theo kiểu xương cá.
Chi phí ẩn – Chi phí ngầm
Hollow Square Style – Cách sắp xếp bàn ghế hình vuông, với ghế bên ngoài, trống bên trong (Hay sử dụng hội nghị)
Khách mời danh dự – VIP phát biểu tại sự kiện, nhưng không phải người tham dự
Sự kiện trong nhà – Sự kiện được tổ chức trong nhà
Chi phí gián tiếp – Chi phí gián tiếp hay còn gọi là chi phí chung
Industrial marquee – Nhà bạt công nghiệp
In-kind – Việc đóng góp hàng hóa, vật chất không liên quan đến tiền, ví dụ tài trợ in -kind
Bên trong gian hàng hoặc Gian hàng nội tuyến – Khoảng không gian dành để trưng bày trong 1 gian hàng
Cài đặt – Founting set
Invoice – Hóa đơn
Island booth: Gian hàng có nhiều hơn 4 mặt
K
Key Momen t – Khoảnh khắc chính chương trình
Lanyard – Tai nghe ở cổ, dùng để treo cái huy hiệu (thẻ)
Micrô cài áo – Micro loại cài áo
Laser Pointer – Bút laser, thường được sử dụng trong hội thảo, hội nghị cho công việc thuyết trình.
Mic Lav (mic lavalier, mic hay mặt dây chuyền, mic đeo cổ, mic cài ve áo) Mic ko dây tí hon đeo ở cổ hoặc áo cổ lọ
LCD – Màn hình tinh thể lỏng
Lectern – Bục phát biểu
Giảng đường / bục giảng – Bục để tài liệu phát trên sân khấu
LED – Đèn led dạng hình, đèn led… sử dụng rất ít điện, có thể thay đổi màu sắc hoặc hiển thị hình ảnh.
Trách nhiệm – Trách nhiệm pháp lý, liên quan đến các bên thiệt hại hoặc thương vong trong 1 sự kiện.
Bóng đèn – Bóng đèn tròn
Tượng sống – Nhân tượng (tượng do người thật hóa trang thành)
Logistics – Những công việc cần thực hiện để đảm bảo hiệu quả quản lý các sản phẩm dng5, thông tin và con người trong tổ chức sự kiện.
Lost and found place – Nơi nhận đồ bị mất
Tiếp thị / Công khai Quản lý – Quản lý Tiếp thị / Quảng bá sự kiện
Marquee – Nhà bạt lớn, hộp đèn chạy
Marshalling yard – Nơi xe tải có thể vào và chờ trước khi chuyển hàng vào khu vực triển lãm
Masking drapes – Vải dùng để phủ lên kho chứa và những khu vực không muốn mọi người nhìn vào
MC – Chương trình người dẫn chương trình
Master Plan – Kế hoạch tổng thể sự kiện.
Move – in – Quy trình lên 1 triển lãm, chuyển – ra quy trình tháo dỡ
Networking – Hoạt động kết nối những người tham gia sự kiện.
Thẻ tên – Thẻ đeo có ghi tên
Không thể chuyển nhượng – Không chuyển đổi từ người này tên sang người khác tên. VD: Vé vào sự kiện mang tên người dùng đó sẽ không được sử dụng bởi người khác.
Tại chỗ – Sự kiện diễn ra tại chỗ
Đăng ký tại chỗ – Đăng ký ngay tại chỗ diễn ra sự kiện hoặc diễn ra sự kiện ngày, khác với đăng ký trước – Đăng ký trước
Open Bar – Nơi cung cấp đồ uống miễn phí
Out house or outdoor event – Sự kiện ngoài trời
Gian hàng bán đảo – Ghép hàng có ít nhất 2 gian với vách ngăn ở 3 mặt, có 1 mặt gắn với các gian hàng khác
Đặt thẻ – Dự trữ chỉ dẫn để ghi tên khách hàng tham dự, để trên bàn, thường có thẻ dạng
Hội nghị toàn thể – Phiên họp toàn thể
Power drop – Nơi đặt đầu của điện (để phục vụ cho công việc cung cấp điện đến các thiết bị cần thiết trong sự kiện)
Phích cắm / bộ chia nguồn – Ổ chia điện
PPM (Cuộc họp tiền sản xuất) – Là cuộc họp triển khai, công ty kế hoạch sản xuất bao gồm khách hàng, đại lý, nhà sản xuất và đạo diễn trước ngày sự kiện
Cuộc họp trước sự kiện – Họp trước chương trình
Press Kit hay Media Kit – Bộ tài liệu sử dụng trong các buổi họp báo dành cho các công ty, nhà báo, bao gồm các tài liệu như: thông báo báo chí, thông tin, thương hiệu….
Press Release or Media Release – Thông cáo báo chí
Print broker – Người chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến ấn bản
Máy chiếu – Trình chiếu thiết bị (máy chiếu)
Đề xuất – Nội dung, kế hoạch tổng thể về chương trình.
Yêu cầu về thể chất – Những liên kết yêu cầu đến kiến trúc, bài trí, nhiệt độ… để đáp ứng yêu cầu của 1 sự kiện.
Q
Q&A (Hỏi & Đáp) – Hỏi đáp
Bảng đọc – Bảng hoặc bảng điện tử liệt kê các sự kiện trong ngày tại địa điểm
Phòng sẵn sàng – Phòng để gỡ bỏ, nghỉ ngơi, kiểm tra âm thanh ánh sáng hoặc chuẩn bị trước và trong sự kiện
Chiếu sau – Chiếu sau máy
Chiếu màn hình phía sau – Chiếu sau, sử dụng máy chiếu đặt sau màn hình và chiếu phía sau màn hình, cách này để tránh chướng ngại vật lướt qua máy chiếu khi chiếu trước màn hình.
Red Wire Rào cản – Dùng để ngăn các khu vực, kết nối với nhau bằng các dây màu đỏ
Rehearsal – Duyệt tổng, chạy thử chương trình
Rider – Chi phí trả phí hoặc sự đáp ứng các yêu cầu cho nghệ sĩ bên ngoài hợp đồng, để họ tham gia diễn xuất trong sự kiện, bao gồm chi phí đi lại, ăn uống, yêu cầu về sân khấu…
Rigger or Rigging Specialist – Kỹ sư hoặc những người có chuyên môn về lắp ráp thiết bị trên cao
Rounds – Bàn tiệc, thường ngồi 8-10 người
Đèn soi – Đèn theo đảo
Script – Văn bản
Lịch trình – Tiến độ
Serpentine Tables – Bàn cong
Sitecheck – Khảo sát địa điểm
Tường cách âm – Tường cách âm thanh
Spot Light – Ánh sáng được sử dụng để chiếu sáng 1 người biểu diễn
Bục sân khấu – Sàn sân khấu – nơi diễn ra những phần quan trọng nhất của một sự kiện
Stagehand – Người làm việc ở trường hậu. VD: Setup đạo cụ biểu diễn, cảnh sân khấu.
Chế độ chờ – Mọi thứ đã sẵn sàng, đã vào vị trí
Staple gun – Máy dập kim, để bìa, ép kim
Streamer – Người phát trực tiếp
Đèn dải – Đèn huỳnh quang
Đèn nhấp nháy – Đèn cân bằng lửa (tia sáng như đèn cấp cứu)
Nhà cung cấp – Nhà cung cấp các hạng mục sự kiện